 拓展阅读一： 文书的历史演进 一、文书的产生与秦汉时期的文书 （一）文书的产生 文书作为处理事务的一种工具，在我国产生很早。根据《尚书·序》中记载：“古有伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”如果说“书契”是指文字的话，那么“文籍生焉”当可看作是文书的产生，但当时的“文籍”已无从可考，有根据可考的则是我国殷商时期的甲骨文。从1898年起，考古工作者在河南安阳小屯殷墟遗址等地陆续出土了大量刻有文字的甲骨，到目前为止，数量已逾十万片，这就是在中国文化史上占据重要地位的“甲骨文”。甲骨文的出土揭开了文书的谜底，说明文书至少产生于我国殷商时期。 文书是反映客观事务的组成篇章的书面语言，是社会信息传播与社会发展的工具。从出土的甲骨文来看，它反映了当时人们的社会生活——占卜活动，反映了商王朝的许多重大活动，其中相当部分的卜占、卜辞记载的是奴隶主的文告，而又以战事卜辞为主。从文字形式来看，甲骨卜辞的内容已有：前辞，记某年某月某日及占卜人的姓名；命辞，记占卜何事；占辞，即卜占的结果；验辞，即应验的情况。由此可见，甲骨文已具备一定的结构和格式，是连缀成篇的语言文字，它发挥着信息传播的作用，促进着社会的发展。 商周时代盛行在青铜器上铸刻文字，形成了与甲骨文并称的“钟鼎文”。钟鼎文大多记载的是国家的制度法令、统治者的文德武功，也有贵族之间的商务活动内容，大多属于公文的范畴。 公文是一种国家现象，是国家管理活动的产物，是国家机关处理社会事务的结果，同时也是人类社会文明的重要标志。正如斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中指出：“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书。”[1]这说明，公文的产生，至少要具备三个条件：一是生产力的发展；二是文字的出现；三是国家的产生。 同时，公文的产生同当时掌握有文字知识的巫史之官分不开。巫是从事占卜活动的神职人员，史，则记言记事。巫史之官，是“祭主赞词者”，古代记天事、神事、人事，都是巫史之官。没有文字以前，大抵凭口耳传诵来完成这类工作，等有了文字之后，他们当然就用文字了。鲁迅先生在《汉文字史纲要》中亦指出：“连属文字，亦谓之文。而其兴盛，盖亦由巫史乎。巫以记神事，更进，则史以记人事也，然尚以上告天；翻阅今之《易》与《书》，间能得其仿佛。至于上古实状，则荒漠不可考。” （二）先秦时期的文书 人类社会不断向前发展，作为国家管理活动的公文，也有一个不断演进与发展的过程。 《尚书》是我国最早的一部记言体的文章总集，所收录的文章多数是公文，所以我们通常也将它称为最早的公文汇编。上至虞舜时代，下迄春秋的秦穆公，全书分典、谟、训、诰、誓、命、令、贡、教等公文种类，记载着政绩，告贺、教诫、进谏、受命、誓众等内容。这些初具规模的古代公文，对后世公文的形成和发展，有很大的影响。 典，法也。“典”用于记述典章制度。先秦的法律公文称典，所以《尚书》有《尧典》、《舜典》。《周礼》：“大宰掌建邦之六典”。 谟，为臣下谋议之词，是议政的策论。《尚书》有《皋陶谟》，后世公文无此名称。 训，是进行教诲，凡君主教训其民或以上戒下的言词为训。训，见于《尚书》盘庚篇，后世公文无此名称，唯国民党时期以令发布有所训饬的言词称为训令。 诰，即告知性的公文，但古代告上称告，告下称诰。诰，始见于《尚书·汤诰》，秦废不用。汉唐时偶然用之，宋臣下授官多用诰，后世诰敕并用，到民国废除。 誓，古代告诫将士的言辞，一般用于军旅。《尚书·甘誓序》：“启与有扈氏战于甘之野，作《甘誓》。”秦汉将帅誓师时，有时用之。 命，古者王言谓之命。命始于《尚书·尧典》之命官。秦改命为制，命之名遂废。直到国民党时期，1942年国民党政府公布新的公文程式条例，开始出现命令公文文种。新中国成立以后，仍延续了命令这个公文文种。 令，始见于《尚书·冏（jiong）命篇》：“发号施令”。秦孝公下令国中，出现令。秦时，王后、太子言称令。汉时，诸侯王言亦称令。民国以后，出现大总统令、院令、部令、委任令、训令、指令等。 贡，是献功之意，是表彰功绩的公文。《尚书》有《禹贡》篇。秦以后不用。 教，始见于《尚书·尧典》: “敬服五教”。韦昭《国语》注：“五教，谓父义、母慈、兄友、弟恭、子孝”。秦制，王后言曰教。汉时，诸侯言曰教。隋制，公侯封郡县者言曰教。民国元年大总统令有教令，1927年8月废除。 春秋战国时期，是我国历史上的大变革时期。由于生产力的发展，引起了生产关系和社会制度的一系列变革，个人之间，社会集团之间、国家之间往来频繁密切，公文种类也就多了起来。《文心雕龙》：“三代政暇，文翰颇疏，春秋聘繁，书介弥盛。”这时期随着语言文字的广泛应用，各种公文已开始流行。特别是社会动荡，诸侯国纷纷崛起，称雄霸世，盛极一时。为称霸需要，养“土”之风于“合纵连横”比比皆是，其政治、外交、军事、谋略公文层出不穷。除《尚书》所列举的文书以外，这时的 檄书、移书、盟书、上书、玺书、判书，以及诉讼文书、会计文书、奴籍文书等大量涌现。书信使用也较为频繁，如范蠡遗文种书、子产谏范宣子书，以及乐毅报燕王书、范雎献秦昭王书等。从奴隶社会到秦统一，秦国以前的春秋战国时期，可以称之为公文的发端时期。北齐颜之推在《颜氏家训·文章》中说，：“夫文章者，源出五经：诏、命、策、檄、生于《书》者也;序、述、论议，生于《易》者也，……书、奏、箴、铭、生于《春秋》者也。”这种文章渊源论虽失偏颇，但也说明后代公文的确受到先秦的影响。 ##########NextPage########## 檄书，为军事公文。《释文》：“檄，军书也。”凡征伐时、或号召士兵、颁布军纪，或表明出征的目的、揭露对方的罪行等，都可用檄书。《史记》载张仪以檄告楚相。檄书到民国后废除，代之于讨伐令。 移书，这是春秋战国时，各国官吏或国与国之间的公务书信来往公文。汉以后成为管理或机关之间的一种平行公文，一直用到清朝。 盟书，为各国诸侯盟会时使用的公文，即诸侯盟会时订立的各种共同遵守的决定。 上书，是臣民用来陈述自己的政治见解或主张的公文，在战国时代及以后曾被大量使用。《文心雕龙》：“降及七国，未变古式，言事于主，皆称上书。”秦改书为奏，但仍使用，如李斯《谏逐客书》。汉以后用法扩大，臣民上书，与奏并行。到民国以后，人民对于总统言事，亦称上书，但不作为正式公文。第一次国内革命战争时期、第二次国内革命战争时期，中国共产党所使用的公文又告同胞书、报告书。以后不用，但杂体文仍有决心书、倡议书等。 玺书，“玺”，印也。玺书为用印之书，国君或卿大夫印封的文书称玺书。《左传》：“使公冶问玺书，追而与之。”秦代以后，唯皇帝可用，亦成为诏敕文书的别名。 判书，为判决的文书。《周礼》：“凡有责者，有判书以治则听。” （三）秦汉时期的文书 秦汉时期是公文的确立时期。秦兼并六国，统一天下。《史记秦始皇本记》；“以法度衡石丈尺，车同轨，书同文。”秦以统一的天下代替了割据的局面，度量衡以及车的型号尺寸都统一了，作为官方的公文，其体式更要统一起来。夏商时期有“命”，周代又出现了“令”。秦始皇听取李斯的建议，改“命为制，令为诏”，天子自称为“朕”。同时，秦始皇藐视祖制，自认为德超“三皇”，功盖“五帝”，始称“皇帝”，并提出了公文的“抬头”制度，即公文遇有“皇帝”等称呼时，必须顶格书写。这些措施，开了官方公文体式规范之先河。汉承秦制，并有了进一步发展，具体表现在体式上，在秦时制书、诏书的基础上，命令文书增加了策书、诫书等。 制书，用于皇帝颁发重大制度，也用于告诫，晓谕或谴责大臣。制书有一定的体式，首称“制诏某某官”，末曰“某年某月某时下”。 诏书，皇帝用于颁发一般规章制度，也用于批复臣下秦议以及诏告天下等。皇帝即位或去世，须诏告天下，也用诏书。 制书，是汉代皇帝用于封赠，罢黜诸侯王以及三公的公文，其名称是因文书写于相连的两编竹简上而得名。命封的策书用两尺或一尺的竹简；罢免的策书用一尺的木简。 诫书又名“诫赦”，主要用于皇帝对新任的刺史、太守或镇边驻军军官的训诫，后对京外各官诰谕也用诫书。 很显然，以上四种公文只有皇帝使用，群臣上书又有了章、奏、表、议四种文体。这些文体名称，相沿至清，均于民国成立后废除。同时已有疏、露布、牒等。 章，用于大臣受封赠后对皇帝的谢恩，后汉也用于对皇帝庆贺和谏议。章之首称“稽首上书谢恩陈事”，末为赞美之词。 奏用于批评、建议及对某官进行弹劾，其用途较广，凡陈政事、献典仪、上急变、劾衍谬，均可使用。奏文之首一般称“臣昧死言”，末云“稽首以闻”。 表，用于陈述下情，以后凡论谏、劝请、陈乞、进献、推荐、慰安、讼理等皆用表。表文之首称“臣某言”，末称“臣某诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”。 议，又称驳议，用于讨论政事，大臣对某些重大政事有不同意见可以向皇帝陈述，如李斯又《罢封建议》。议首称“谋官臣某对…”或“谋官臣某议以为如是”。 用于上行、平行、下行的文体还有疏、状、露布、移、檄、教、牒等等。正如刘师培在《中国古代文学史》中指出的那样：“文章各体，在东汉而大备”。各种名篇颇多，如东方朔的《上书自荐》、贾谊的《陈政事疏》、晁错的《论贵栗疏》、赵允国的《上屯田便宜十二事奏》等。 疏，用于下情上达，同奏相类似，故以称奏疏。唐、宋均有，民国以后废除。 状，用于向上级说明事实的公文。状，种类繁多，唐及五代称牒状，以后称诉状，用于法律文书。 露布，汉初，臣民上书于君主，不封口称露布。汉末以檄文为露布；北魏时，打胜仗上书奏捷的公文为露布；唐因之，其式首称“尚书兵部”，末称“谨差某官某奉露布以上”。 牒，为平行的信札，有通知某事之意，但各朝用法差异较大，民国废除，但外交公文仍有用的，如“通牒”。通牒，表示以强硬的态度限定时间和行为的通知。文革期间，“红卫兵”常使用“通牒”文种，以荒谬的举动向有关老干部发出通知。 二、魏晋南北朝至清代的文书 （一）魏晋南北朝时期的文书 魏晋南北朝时期，战争纷繁，政权更迭，公文基本上承袭秦汉之制，同时也增加了一些种类，如“令”和“符”，“启”和“笺”，“牒”和“刺”等。 “令”，本始于战国，秦改“令”为“诏”，南北朝时期的后周恢复“令”，主要用于皇帝出巡及皇太子所颁发的文书。中央对诸侯王颁发的公文称“令”；而对非直属下级机关称“符”。 “启”本是开的意思，因为魏国文末尾常用“谨启”字样，所以这些文书用“启”称呼，实质同奏、表。例如“竹林七贤”的山涛在晋任吏部尚书时有《举崔谅、陈淮可行吏部即启》。 ##########NextPage########## “笺”是大臣给皇后、皇太子的文书，因为这些文书，必须经过门下省和尚书省转达，所以又称“关”“牒”，用于下级官僚对上级官僚。“刺”用于平行公文的往来。 魏晋时民间文书较为发达，直得一提的是各种“墓志”、“祭文”盛行。 “墓志”，是指埋在墓中的记有死者姓名家世和生平事迹的文书，如果在志文之后附有韵语为之“铭”，又可以称为“墓志铭”。墓志起源于西汉时期，魏晋盛行。同时，各种祭文、碑文也很多，陶渊明就曾作“自祭文”。 六朝时有“文”、“笔”之分，最根本的区别在于“文”是抒情的，“笔”是应用的，所以那个时代凡是有色彩的、对仗、音节之美的作品，无论其为诗、赋、骈文，都可归之于“文”。但因为整个文坛是以被骈偶、声律、用典等为特征的宫体文学风气所支配的，“笔”也就染上了“文”风，文书中常带有雕绘藻锦之气，“骈四俪六，特公文耳”。同时，《文心雕龙》认为，文书是“艺文之末品，政事之先务”，文人轻视文书写作，社会上也形成重文章轻笔札的风气，以致能撰写文书的人才难得。《魏书·王肃传》注说：“是时朝堂公卿以下八百余人，其能操笔者未有十人，多皆相从饱食而退。” 小知识：古代通关文牒[2] 四国通关文牒 ××× 年 月 日光临古纳西王国、玉龙 第三国、东方女儿国、香巴拉王国，凭此关牒，诸关 口一律准予通行。 纳西王国（印） 玉龙第三国（印） 东方女儿国（印）香巴拉王国（印） （二）唐宋时期的文书 唐宋是我国封建社会最繁盛的时代，不仅封建经济持续上升，而且文化也高度发展，文物风采、礼仪典章、灿然必备。表现在公文上，更是名目繁多，仅官方公文下行文书有：制、赦、册、令、符、批；上行文书有：表、状、骈、启、辞、牒；平行文书有：关、移、刺。另有告身、德音、堂帖、辞、榜等。唐太宗擅写公文，他写的诏书醇雅可诵。开元的姚崇、宋璟，大历的陆贽、令孤楚，元和的韩愈、柳宗元，都是以擅长公文写作著称。陆贽不是文学家，但他写的制诰、奏议一类公文，对后世影响很大。以至杜甫、白居易、刘禹锡等文人学士，都不乏大量的公务文章。宋代官用公文在汉唐制度的基础上，又创设了诰命、御札、敕榜、公牒、呈状、申状、答子、咨报等文体，比前代更加细致。特别是由于宋代一批散文大师如欧阳修、王安石、苏东坡等人的影响，使一直被“四六骈文”统治的公文写作领域发生了变化，不重用典，说理晓畅，浅显易懂。 批，唐代君主对臣工的奏疏允准与否用批，后上级官员对下级官员的审批亦用批，或称批答。宋以后一直沿用，今用批示、批复。 告身，唐代奏授判补之官，皆给以符，称为告身，以后又称告辞。 德音，此源于《诗经》：“秩秩德音，德音莫违。”指有德之言，用以为相互称颂之语。唐宋在诏敕之外又加德音，专用于皇帝加惠官员，以后又称恩诏。 堂帖，专用于中书省指挥事宜的下行公文称堂帖。宋初因之，后即废。 辞，《说文》：辞，讼也。诉讼文书称辞；同时唐代对一般百姓上送的文书不管是否诉讼亦称辞。 榜，木牌也。对于悬挂告示的公文称榜。 诰命，宋代对文武官员迁升、加秩等封增，用诰命。明代，三年考绩用诰进行褒美。洪武二十六年，对一品至五品官员均授以诰命。 御札，宋代开始以扎为公文名称，凡皇帝重要诏令用御扎。 敕榜，皇帝诏令的公布，称敕榜。 ##########NextPage########## 公牒，宋六部相移的平行文称公牒。 呈状，宋元之后以呈状作为上行公文名称，相当现今的请示、报告。民国时改为呈，中华人民共和国以后废除，而使用请示、报告。 申状，宋元时，各部对尚书省行文用申状；明代，下级对上级，直至六部，都用申状。 答子,用于下级机关对上有所陈请，要求答复时所用。元以后中书省下行文用答，民国以后废除。 咨报，宋代，唯学士院用之，后各机关往还文书皆用咨，民国是仍然使用。 （三）元明清时期文书 元、明、清时代是公文的稳定时期。元代的公文基本上沿用了宋代文书种类，但由于元代统治者汉文素质差，公文滥用的现象较为严重。诏书多用俗语，常因语句不通和文字俗僻而难以看懂。元代有一个公文名称是牌面，用于使臣经过驿站，驿官及差官凭此公文获得马匹或所骑马匹的给养。明清公文沿唐宋体制，但也有许多变化，出现了一些新的公文种类。明清时期，公务繁琐，加之八股文盛行，迂儒入仕，将陈词滥调、呆滞死板的八股调带到公文写作中来，以至公文为游戏文章，成为一种风气。 明代新的公文主要有：敕命、下帖、告示、勘合、照会、题本、揭帖、咨呈、牒呈、参评等。 敕命，明洪武二十六年，授六品至七品官员，用敕命。 下帖，明代，知州下行公文用下帖，清费不用。 告示，明制，上级官府以事告下曰示，官府对众百姓的宣示，张贴于道路的称为告示。清代沿用，民国成立，改为布告。 勘合，明制，边戍调遣用勘合，加盖骑缝半印，凭此公文校勘对合。清代延用，但用于官员奉差出京。 照会，明代开始，以照会为公文名称，用于不相隶属的官府之间，同时用于对地方绅士和外国公使、领事，办理交涉事项等。民国以后，唯国际外交公文用照会。 题本，题本始于明永乐二十二年，各司部门有急切机务，不好面陈的用题本。清沿用，光绪末年改为奏本。 揭帖，明代，内阁中凡有密奏及奉谕对答者，皆称为揭帖。并规定字体要大，以文渊阁印缄封进御。清初沿用，后废除。 咨呈，明代，为六部对五军都督府行文、各处承宣布政司对六部行文用咨呈。清沿用。 牒呈，明代，应天府对都司布政司、各府对按察司、按察司对布政司等用牒呈；清沿用。 参评，为长官告诫属吏的言辞称参评，相当于春秋时的教。 清代公文基本同于明代，内阁颁下的诏令公文有制、诏、诰、敕、谕、旨等。臣民具疏上达朝廷有奏本、东宫为启本，不便面奏的用题本。各衙门之间行文有照会、咨呈、答复、呈状、平关、牒呈、平牒等。同时还有密奏用的揭帖以及制对，露布等。清代新的公文种类有谕、札、牌、详、揭、禀、折、帖等。 谕，谕者，告晓也。清代，凡晓谕中外及京官自侍郎以上，外官自知府总兵以上的罢免、升迁与调补等事宜，皆以谕行文。皇帝主动降旨的称谕或上谕，因奏请而降旨的称旨或谕旨。 札、牌，上级官府对下级官府行文用扎。各部对道府以下、府对州、州对县行文用牌。 详，下级官员对上级官员报告有关事宜时用祥。 揭，上级官员对所属官吏纠参时用揭。其程式首语为：“为特揭某事不职。有谋官某人等等”。 禀，古者受命曰禀。清代下级官府对上级官府，群众对官府陈述事件时用禀。民国时曾经延用，后废除。 折，折叠的意思。清代凡下级对上级有所陈请时用折，对皇帝的称奏折。 帖，长官对属吏有所训示时用帖。皇帝的训示称谕帖。 三、辛亥革命以后的文书变革 辛亥革命以后至现代是公文的重点变革时期。这种变革突出表现在：一方面，公文表达上发生了重大变化，白话文逐步取代文言文成为公文章的主要特征；另一方面，是应用的体裁发生了重大变化，许多封建时代所使用的公文名目被废止，如历代使用的制、诏、诰、敕、戒以及章、表、奏、议等均被废止。 ##########NextPage########## （一）南京临时政府及国民党时期的文书 1912年初，南京临时政府颁布第一个公文程式条例，将公文名称确定为令、咨、呈、示、状五种，文体较为简要。1912年11月，北洋军阀政府在南京临时政府所定条例的基础上，经过补充和修改，公布了新的公文程式条例，将公文名称定为七种。其名称有：令、布告、状、咨、公函、呈、批。1927年至1928年期间，国民党政先后颁布了三个公文程式条例。1927年8月第一次颁布的条例确定了十种公文名称，有：令、通告、训令、指令、任命状、呈、咨、咨呈、公函、批答。第二次次主要是废除了咨和咨呈，改呈为状，同时恢复了布告和批的旧称。1928年11月，国民党政府因无缘成立，体制变动，又公布了公文程式。公文名称确定为九种，有：令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批。 令，公布法令，任免官吏及有所指挥时用之。 训令，上级机关对于所属下级机关有所谕饬或差委时用之。 指令，上级机关对于所属下级机关，因呈请而有所指示时用之。 布告，对于公众宣布事实或有所劝诫时用之。 任命状，下级机关对于上级机关，或人民对于公署，有所陈请时用之。 咨，同级机关公文往复时用之。 公函，不相隶属的机关公文往复时用之。 批，各机关对于人民陈请事项，分别批驳时用之。 1911年到解放前夕，历届旧政权进行过多次公文改革，总的改革方向是由繁趋简，由多趋少。国民党政府内政部颁布的《暂行公文革新办法》中说：“公文往来，有如晤对，无论上行、平行、下行，均以真挚明显为要。凡艰涩语句，孤僻典故，及虚伪誉词，应一律免用。”这种要求公文浅近通俗的观点，与前历代公文相比，无疑是一种革新。但由于其政权性质的根本腐败，公文的革新毕竟是有其局限的。 小知识： 当过秘书的名人们 毛泽东：党的一大间做大会秘书，1923年为重中央秘书。 周恩来：长期主持和领导秘书、机要和保密工作。 瞿秋白：起草了中国共产党第一份秘书工作的文件《文件处置办法》。 邓小平：早年在上海担任党中央秘书长，领导秘书工作。 邓颖超：曾任苏区中央局第一任机要科长，到陕北后又担任中央秘 书长，领导秘书工作。 （二）中国共产党成立后及中华人民共和国的文书 中国共产党成立后，中国共产党及其所领导的革命政权，在各个不同的历史阶段，使用了不同于封建王朝和国民党政府的各种公文种类和名称。 建党初期和第一次国内革命战争时期，中国共产党和党所领导下的工会、农会组织使用的公文主要有：宣言、告同胞书以及布告、通告、呼吁书、通电、通令、函、信等。 第二次国内革命战争时期，当时苏维埃机关在公文的使用上主要有：命令、指令、决定、报告书、信、电。 抗日战争时期，边区政府成立不久，就把改革旧公文，创建新公文程式的问题提到日程上来，并列为当时机关工作的一项迫切任务，1938年4月，晋察冀行政委员委员会发出了《改革公文程式的理论与实际》的指示信，规定了新的公文名称。主要有：指示信、复函、令、报告、请示。1942年1月，陕甘宁边区政府又颁发了《陕甘宁边区新公文程式》，将公文规定为主要的公文和辅助的公文两大类，主要的公文有：命令、布告、批复、公函、呈文5种；辅助的公文有：指示信、报告、快邮代电、签条、通知5种。 新中国成立以后，公文发生了质的变化，公文制度不断完善，新的简明扼要的公文文体，不断涌现，反映了人们的团结向上、生活幸福以及经济发展的客观要求。就行政公文（狭义）而言，历经1951年、1957年、1981年、1987年、1993年、2000年的六次修订，各种公文体裁形式和使用日趋规范和完善。各类专用文书如司法文书、公证文书、经济文书、科技等根据需要也逐步形成和完善起来。各类新颖的反映人们时代精神面貌的和社会主义人际关系的杂体公文也应运而生，诸如决心书、倡议书、感谢信、贺信、请柬、题词等，公文真正成为反映广大人民群众处理日常事务和社会主义人际关系的新兴信息传播和促进社会发展的工具，同时也真正为广大人民群众所使用。 1951年9月，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，将公文种类名称规定为7类12种，具体是：（1）报告、签报（2）命令（3）指示（4）批复（5）通报、通知（6）布告、公告、通告（7）公函、便函。 ##########NextPage########## 1957年10月，《国务院秘书厅关于对公文名称和提示问题的几点意见（稿）》，对原规定的公文种类名称进行了调整，调整后仍为7类12种，具体是：（1）命令、令（2）指示（3）报告、请示（4）批复、批示（5）通知、通报（6）布告、通告（7）函。 正值中国共产党1978年十一届三中全会召开不久，在我国处于改革开放的新时期，为适应改革开放的需要，1981年2月，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，将公文的种类名称规定为9类15种，具体是： （1）命令、令、指令（2）决定、决议（3）指示（4）布告、公告、通告（5）通知（6）通报（7）报告、请示（8）批复（9）函。 1987年2月，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，经过几年的时间，对公文种类名称有一次进行了调整和修改，将“命令”和“令”合为一个名称，另增加了会议纪要，成为10类15种。 1993年11月，重新修订和发布了《国家行政机关公文处理办法》，新修订的公文种类为12类13种。取消了“布告”、“决议”、“指令”三个公文文种，增加了“议案”，并对有关公文文种的适用范围作了修改，如“指令”，使用较少，故取消。“决议”一般为法定性的会议所使用的文种，行政机关使用较少，且内容同决定往往难以区别，去掉决议，使用决定，使之使用更加合理。“布告”与“通告”在适用范围上相互重复，难以区别，且“布告”行政机关使用较少，取消布告，合并使用通告，更加有利于开展工作。“议案”的增加，解决了政府机关同权力机关的行文问题，是十分必要的。 2000年8月，国务院以行政法规的形式再次发布了《国家行政机关公文处理办法》，新的行政法规在对公文种类作了个别调整以后，公文种类法定为13种，具体是：（1）命令(令) （2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要。 这次调整，主要是取消了“指示”，增加了“意见”这个文种。指示，现在使用很少，其功能往往用“通知”取代，因而将其取消；“意见”，实践中使用较多，因而根据习惯进行增加和规范，具有重要意义。 党的机关以及人大、军事机关等公文，也相应进行过多次改革和规范，不断地适应着我国对外开放和实行市场经济发展的需要。 （三）现代文书的发展趋势 文书是随着人类社会实践活动的需要而产生的，同时也会随着人类社会的发展而发展变化。现代社会，科学技术突飞猛进，文书也呈现着不断发展变化的趋势。这种趋势主要表现在三个方面 1、文书种类不断增加和扩大化 社会发生了变化，对文书的需要也就发生了变化，因此大量新的文书种类不断涌现。目前新增的法定性公文种类就有议案、意见、会议纪要等，其他新使用的有公示、述职报告等。 新的文书种类的形成有一个约定俗成的过程，在大量使用的基础上，需要进行规范，因此对新的文书种类的研究十分必要，同时也要求使用者明确其使用的规律，以准确使用，更好地发挥它的作用。 刘勰在《文心雕龙·时序》中指出：“文变染乎世情，兴废系乎时序。”文体的变化反映了时代的变化，不可固守旧的模式、旧的文体形式，要大胆创造和使用新的文体形式，以便符合时代的要求。 2、文书内容不断更新化 文书是反映客观实际的，因而文书的内容具有越来越多的时代性的特点。目前的世界是经济激烈竞争和科学技术飞速发展的时代，文书大量地渗透着经济和科学技术的内容。环绕着世界性的大市场经济，现在出现了许多在国内国际上流行的通用性经济文体，如新型的章程、合约、进出口单证、资产评估书、专利申请书、商贸信函、商贸公告、抵押文书等等。这些都无不渗透着经济的内容。文书的经济职能越来越突出，科技内容越来越突出。 3、文书的使用呈现透明化 公文虽然具有很强的政治性、机密性，但随着社会行政管理逐步由政治行政向管理行政转变，由管理行政向服务行政发展和要求政务的透明、公开，公文的使用越来越呈现出透明化的趋势。WTO组织的一条重要原则就是公开、透明。电子技术、网络技术的广泛应用，也为公文的透明化提供了必要的条件。目前，我国各级政府都建立有自己的网站，定期和不定期的向群众公布有关政策法规，使公文真正的恢复和实现自己“姓公”的功能和作用。当然，这里要处理好公文的公开、透明与国家机密公文安全的关系，但总的来讲，公文的使用，特别是管理性、公务性的公文必然走向透明化。 4、文书使用范围和格式规范的国际化 由于国际市场的形成，国际间的交往不断扩大，特别是随着我国WTO组织的加入，使中国成为世界的一部分，不仅政府，而且各种企业、人员越来越多地同世界各国进行交际往来，这样，在国家、区域、集团、个人之间都需要有彼此约束，共同信守的文件和规定，需要有世界通用的公文模式标准。公文的作用范围从国内走向了国际、范围越来越大，同时，也就要求公文的格式规范走向国际化。中国在考虑国内公文格式的同时，更需要考虑国际通行的格式标准，中国的公文规范，需要同国际接轨，体现国际化的要求。近年来，EDI电子数据交换技术正迅猛发展，席卷全球。它可以通过计算机网络，将各行各业的信息处理系统联接起来，使整个贸易过程的事务处理完全自动化。这种完全自动化的贸易已被人称之为“无纸贸易”。这种“无纸贸易”的进行，更需要电子公文的格式规范化，否则就无法开展贸易活动。 5、文书语言表述多语化 经济全球化的发展趋势，使得公文语言的表述也向着多语化的方向发展。传统的公文用的是汉语文言文，现代公文往往要求在采用汉语白话文的同时，要采用英文书写，或者采用更多地国际的语言文字。我国目前就要求在车站、码头和所有公共场所其标记、警示等必须采用汉语和英语双语书写。在香港、台湾地区，广告、信函、产品展销、介绍等公文采用中英文形式已经相当普遍。随着对外开放的扩大，我国大量的外贸企业、合资企业的文件同样采取了多语的形式。目前大量的企业贸易文件，个人的出国文件、信函文件等公文，等采用了多语的形式。这种多语化的形式是现实的需要，也是历史的必然和现代公文的一个显著特点。 6、文书的书写载体和书写技术正发生重大的变化 传统的公文书写载体只能是纸张，但随着现代媒体的出现，电视公文、电脑公文随处可见，而且有进益步扩大化的趋势，大量的各级政府、各机关、单位网站的形成，使这类公文大量涌现，使用的频率越来越高。我们必须尽快研究和把握这类公文的规律，更好地使用这类公文，发挥其应有的效能。与此同时，公文的书写技术越来越朝着现代化的方向发展。多功能全自动化的复印机、缩微机、图文传真机、电脑、电子信函、电子邮件、电子信箱、话音有件等，电脑写作成为一种主流。在日本大多数人已经不用笔写信件，以致于日本政府要规定专门的用笔和纸张写信的写信日，“强迫”人们恢复笔和纸张的功能。 总之，文书正在发生着重大的变化，研究和把握这种变化趋势，对于更好地发挥文书的应用具有重大的意义。 拓展阅读二： 文书写作（上） 学习目标： 1、掌握写作、文书写作的基本概念，熟悉文书写作的性质与特点、意义与方法。 2、掌握各种文书的使用范围及特点。掌握各种文中的格式要求。 3、掌握决定与决议、通告与公告的区别。 4、会写作决定、批复、意见、通知、通告、公告等公文。 ##########NextPage########## 文书写作 文书写作概述 命令性、决断性、指示性文书 公布性、执照 性文书 图1 知识框架 处世之道，必先做人，然后做文、做事。 看似寻常最奇崛，成如容易却艰辛。 纸上得来总觉浅，绝知此事要躬行。 文书写作是文书形成的主要环节，其质量的好坏，直接影响文书的效率。在文书形成的基础上，本章主要介绍文书各种文体的具体写作方法和要求。 第一节 文书写作概述 一、写作与文书写作的含义 （一）写作的含义 写作是什么？不同的人对写作有不同的理解。社会学家认为它是一种社会现象；政治学家认为它属于为经济基础服务的上层建筑；人类学家认为它是人与人之间的信息交流；教育学家认为它是人才能力培养的重要方面；哲学家认为它是一种精神生产；美学家认为它是真实的主观和客观的符号化；文学家认为它是自我精神生命的延伸。也有人理解说，写作是语言的书面表达；还有人说，写作是文字符号的精选和巧用，等等。所有这些阐述和理解，不仅仅反映了对写作的态度和多层次的研究，而且反映了社会生产中写作活动的重要性。 那么究竟什么是写作呢？我们可以概括为：写作是一种从事智能性、生产性、社会性的文字、文章的撰写工作的统称。 这个定义主要说明了:两点： ##########NextPage########## 第一，写作是一种文字和文章的撰写，它有别于其他的社会活动，离开了文字，就不成其为写作。写作离不开对语言文字知识的掌握，同时，它所形成的结果只能是文章。 第二，写作是一种智能性、生产性、社会性的行为活动。智能性，说明它是一种艰苦的脑力劳动，思维的积极活动将会贯穿于写作的全过程。生产性，说明它是一种自觉的精神生产，其产品就是文章。社会性，说明它是一种复杂的传播行为，是社会所需要的一种传播手段。正确认识写作的智能性、生产性、社会性，是我们研究写作能力形成规律的依据，是探求文章体裁、写作技法的基础，也是我们把握信息传播效应的方向。 （二）文书写作的含义 文书写作是指为处理公务，在社会公共事务和国家管理实践中的写作活动。 文书写作是一种公务性、管理性很强的写作活动和写作形式，它自身作为一种实践活动，又直接服务和作用于社会的物质生产和精神生产，作用于社会的管理活动和公务事项的处理，是一种十分重要的写作活动。 二、文书写作的性质与特点 （一） 文书写作的性质 1、文书写作成果的现实执行性 文书形成的规律告诉人们，文书的写作总是要说明机关、单位内一定的事实，反映一定的现象，解决一定的问题，达到实际应用的目的。具体地说，就是文书必须完成客观现实所反映和规定的任务。这就决定了文书写作的成果形式——公文，具有一种现实的执行性，这是区别于其他文章和文字材料写作的内在依据。 现实执行性要求文书写作者要遵循及时性的原则。特别是在当今信息传播速度加快、人们生活节奏加速的情况下，文书的写作必须尽快地反映新情况、介绍新经验、处理新问题、解决新困难、预测新趋势，充分发挥文书的效用。同时，要求文书写作者要有更高的政策理论水平，思维敏捷，善于捕捉新问题、洞察新情况，以强烈的事业心和责任感搞好文书的写作。 2、 文书写作行为的受命性 对于文书写作的具体写作者来说，其写作行为是受命于具体的机关与组织，受命于机关与组织的领导，也就是说，它不是个人的行为，而是根据机关与组织以及其代表人领导的意图进行写作，要代表机关与组织进行讲话，是受命而作。 由于受命性，也就带来了写作者的被动性，这就需要写作者在被动中寻求写作的主动，发挥其能动作用。例如，在写作目标与写作动力不一致时，要用理智、意志去培养写作动机，不可应付差事，不能单纯从兴趣出发，要充分认识文书写作的重要性、必要性、工作需要性。要建立文书写作的强烈的事业心和责任感，保持一种“要我写，我就高高兴兴写，而且尽力写好”的良好心态。要置身于特定的公务活动领域中，熟悉所要反映的人和事，熟悉社会动态，同群众同呼吸、共命运，充分调动起写作的兴趣。 当然，受命性也不是说写作者完全不能发挥主动性，而是写作者的思想要能体现和符合组织的意图。否则，也就失去了研究文书写作的意义，特别是对于写作者个体的意义。 3、 文书写作主体的群体性 写作本是一种个体行为、个体行动，文责自负，但文书写作是一种集体行为，从写作任务的接受到构思、拟稿、修改、定稿等，需要写作者、有关领导、群众、以及秘书部门等许多人的共同参与。无论是集体讨论、分头执笔、共同修改反复研磨的重要文书，还是领导交拟、个人起草的简短文书，都是群体思维的结果、集体智慧的结晶。重要文书需要集体讨论，简单文书也要经过秘书部门的核稿、领导人的签发才能形成，决不是撰写者的“一锤定音”。同时，文书成果反映的也是集体的成果，“版权”、“著作权”属于写作者所在的机关、单位，写作者个人是无法署名的，因此，文书写作主体的群体性是一个很重要的特性。 群体性要求文书的撰写者要充分认识和处理好个人与群体、个人与领导的关系。要摆正位置，乐于奉献，甘当无名英雄。要在群体中、在文书对国家管理和社会公务事项处理的效能中实现自己的价值。同时，写作者个人的智慧和写作能力，要与他人协调配合，要虚心听取各方面的意见，要服从集体和领导的决定，不可我行我素，固执己见。 3、文书写作内容的政治性、机密性、知识性 文书是具体实施领导和管理，处理问题和商洽业务，开展工作的一种工具，其内容应体现党和国家的各项路线、方针和政策。党和国家机关所具有的强烈的政治性，必然给文书打上深深的政治性的烙印。文书的政治性从根本性上说是国家政权的性质、政党和国家机关的阶级性在文书上的具体体现。当然，也不是所有的文书内容都具有政治性，有些公文内容仅仅体现处理公务的事务性。 由于文书具有的政治性，决定了有些文书的某些内容具有机密性，这就提出了写作这类文书的保密性问题，这是文书写作者不能不注意的问题。 文书是一种记录和传播信息的书面文字材料，它必然给人们带来一定的信息。这种信息是经过写作者头脑吸收、选择、处理而组合成的一种系统化了的信息，也就是知识。因此，知识性也是文书写作的属性之一。知识性要求写作者要尽可能以较少的语言文字载体，传播更多、更丰富、更有价值的信息。 （二）文书写作的特点 历来的文章学家都主张写作必须合体。合体就是说语言的运用要合乎文章的体裁形式，要处理好文章体裁与语言的关系，处理得好就是“得体”、处理得不好就叫做“不得体”。“合体”的“体”字，在这里有两个意思：一是指社会的地位（即我们平时说某人“办事得体、说话得体”），另一个意思是指文章的体裁。 社会的地位是作者在社会关系中的位置和文章在社会语言环境中的位置。它一方面指作者的位置，另一方面指读者对象。这是由语言作为社会交际工具的性质所决定的。文章体裁是指文章的用途不同，体例形式就不同，写作就有不同的要求，要“量体裁衣”。明代徐师曾在《文体明辨·序》中说：“文章之有体裁，犹宫室之有制度，器皿之有法式也。”体裁不同，语言表达方式也就完全两样。因此，除了把握文书写作的性质以外，还必须把握它的特点。 ##########NextPage########## 1、文书写作目的的应用性 应用性是文书写作区别于其他文章写作的特点。文章的写作最早也是为了应用，正如鲁迅先生在《且介亭杂文·门外文谈》中就指出：“人类是在未有文字之前，就有了创作，可惜没有人记下。我们的祖先练出复杂的声音来，假如那时大家抬木头，都觉得吃力了，却想不到发表，其中一个叫道‘杭育杭育’，那么，这就是创作，大家也要佩服、应用的。”以后随着人类社会文明的出现，文章写作向着两个方向发展，除了应用以外，还需要满足人们的某种精神需求，于是具有“文采”的文章也就出现，当然这种具有文艺性的文章不能说不具“应用”功能，但就其实用性而言却是不同的，文艺性的文体，可给人以审美愉悦之感，可以用来陶冶人们的情性，一般说不能直接用于应用，而文书是直接处理和解决生产、学习、工作、生活中的各种事务和实际问题。 文书写作的应用性主要表现在它直接为管理国家和治理社会服务，目的是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策、发布法律、行政法规和规章、施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验等。同时，在发展生产和经济的实践中，传播知识，推广技术，总结经验，介绍方法，改进管理，提高效益；在科学研究中，反映成果，交流信息，推动科学的发展；在日常生活领域，建立单位之间的联系、委托办事，互通信息，增强团结，促进协作，建立社会主义的良好人际关系等。应用是文书写作的目的价值所在，生命所在。 2、文书写作对象的针对性 文书写作的目的是为了应用，而应用离不开具体的对象、离不开具体的单位与人员。因此，文书写作，必须明确对象，以便有针对性的行文，如这个文书是写给何单位、何部门、是给谁看的。对象不同，社会地位关系也就不同，所用文书的名称和语言表达也就不同。例如，阅读对象是下级机关，就可以使用指示、通知等文书名称；如果是上级机关则只能使用请示、报告等名称；平级机关则只能使用函行文。同时不同的对象，不同的名称，其语言口气就会不同，针对下级机关的命令性文书，其表达严肃，具有不可抗拒的权威性；针对上级机关的请示、报告等则表达恳切、具有请求性；针对平级机关的函，则表达平易，具有协商性。 明确写作对象，还包括具体的目的性、针对性，如写作一份文书究竟要解决什么问题，有何目的？是为贯彻执行？是沟通信息？是应酬？是应对？是商量？是请托？是允许？是拒绝？文书的写作总要根据一定的目的，总要针对一定的问题，总要有解决和处理有关事务的需要，没有需要，文书写作也就没有意义。 因此，文书的写作，首先要明确对象，没有对象也就无所谓应用，没有对象也就无从表达，无的放矢也没有必要。 4、文书写作表现形式的程式性 文书写作的表现形式同一般的文章写作不同，而是具有一定的程式性。所谓程式，就是规程样式。文书的程式具有特定的体例格式，写作中必须遵循这些体例格式。 不同的文书有不同的格式要求，不能混淆，即所谓“合体”。文书的格式是长期以来人们根据语言的应用规律，根据社会的发展和处理文书的需要，在社会实践中逐步形成的，同时经权威机关以行政法规的形式加以确定。这些格式体现了公文的不同功能，反映着不同的主客体关系，一旦形成和确定，就具有行文的规范性，这种规范性为文书的普遍通行奠定了基础。 文艺性文章当然也要讲“合体”，但总的来讲不具规范性，“文无定法”是其普遍规律。王夫之在《名诗评选》中就曾说过：“不为章法谋，乃成章法”。因为文艺性文章不是“应用”，而是“欣赏”，这就要形象丰满、多姿多彩、生动感人，讲求“格外好”。而文书由于是重实用，格式性、规范性才能使之普遍通行，容易掌握，方便利用，提高应用效果，只能讲求“格内好”。特别是国家法定性文书，具有法定的规范格式，必须遵循这些规范的格式要求。 5、文书语言文字应用的简约性 文书一般要求简约，不枝不蔓，要以最简洁的文字，表达较为丰富的内容，有些文书要求“一文一事”，内容单一，以方便处理和贯彻执行。 简约性还表现在文书往往有一定的句法用语，也就是说在长期的写作实践中，形成了一套相对稳定的习惯用语，如下列的习惯用语： 经办用语：经、业经、已经、将、现将、责成、试行、办理、贯彻执行、研究执行、参照执行、切实执行、酌情、酌办、酌定等等。 开端用语：根据、据、按照、遵照、依照、为了、关于、由于、随着、随查、奉、兹等等。 综合用语：为此、据此、对此、鉴于、鉴此、有鉴于此、综上所述等等。 祈请用语：请、希、望、盼、拟请、恳请、切请、提请、报请、希望、切望等。 承启用语：为此……根据，……特作如下通知（决定、规定）；为此，特提出以下意见；为了……拟采取以下措施，等待。 批转用语：批示、审批、阅、批转、转发、发布等。 表态用语：应、应该、应以、应予、应即、同意、不同意、批准、遵照执行、拟应、拟同意、原则上同意（批转）等。 征询用语：当否、妥否、可否、是否有当、是否同意、是否可行、如无不同意见、如无不妥等。 祈复用语：请批示、请批复、请核示、请指示、请复、请速复等。 引叙用语：前接、近接、现接、收悉、收妥等。 ##########NextPage########## 结束用语：为要、为荷、为感、为谢、特此通知、此致、此复、此据等。 文书在语言上的特点除了简约性之外，还有诸如准确性、质朴性、平等性、典雅性、委婉性、礼貌性、适切性等，这些都是文书写作中应注意掌握的。 三、学习文书写作的意义与方法 （一）学习文书写作的意义 文书写作这一概念，可以从两个方面来理解：一是指文书的撰写，二是指对文书写作规律的研究和对文书写法技巧的掌握。就后一种理解来说，文书写作可以称之为文书写作研究。它研究的对象是文书，任务是总结文书写作的经验，研究文书写作的规律和技法要求。现代社会，由于文书具有越来越重要的作用，学习和研究文书，掌握文书写作的规律和技法，学会文书的写作，就成为一种必然。 徐望之先生在他的《公牍通论》一书中指出：“处世之道，必先能做人，然后能做事。若做官，以治公牍”。由于公牍（公务文书）是推行政务的工具，因而在古代作为朝廷的官员，一般都要学会公牍文章的写作，并称为治牍，奏疏公牍是任职者的必备技能。写作公牍文章颇具名声的、为后世所推崇的如汉代的贾谊、唐代的陆贽、宋代的苏轼，其他象白居易、杜甫、元镇等都有大量的公牍文章。唐以前，凡做官的大都能治案牍，唐宋以后，当官找人代笔盛行。这主要是科举考试大多以诗赋、词章见长为官，这样对实际应用的公牍缺少研究，“不暇研求有用之学”，一旦当官，借助幕僚，以致到清代幕业盛行，但幕僚不能一切都代替，很多公牍文章仍需当官者亲自撰写。 今天，我们要从事管理工作，更离不开文书的写作。文书是管理的工具，是国家行政机关实施管理的一种最主要的方法。文书是机关的喉舌，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。如果没有文书写作的知识，不会撰写文书，就无法开展工作。从事机关管理工作，不仅要学会写作文书，同时必须保证文书的质量。一份高质量的文书，在内容上，要符合客观实际，能够认真地体现党和国家的有关方针政策，如实地反映工作情况和业务活动，有针对性地及时地提出问题，恰当妥善地解决问题。同时，在文字表达上还要简明通顺，确切得体，说理透彻，叙事清楚。这样的文书，才能发挥应有的效用，这就必需掌握文书写作的技巧，提高文书写作的能力。 对行政管理机关来说，更要多培养一些“笔杆子”。在未来的信息社会里，要求越来越多的人要学会文书的写作。列宁在《宁肯少些，但要好些》一文中指出：凡被录用到政府机关的职员，必须通过国家机关行政管理、公文处理知识的考试。毛泽东同志亦曾说过：一个革命干部必须能看会写。特别是现代社会，人人都更需要文书的读写技巧。正如美国著名的未来学家约翰·比特在他那风行全球的《大趋势——改变我们生活的十个新方法》一书中指出的，在工业社会向信息社会过渡中，有五件“最重要”的事情应该记住，而其中之一件就是：我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能。这里所说的读写技能，主要是应用文，特别是文书的写作技巧。美国许多大专院校，特别是一些名牌大学，如哈佛大学、普林斯顿工学院等，都把文书的写作列为必修课，不及格者不能毕业。因为没有此项能力，就难以应付日常工作的需要。我国教育家叶圣陶先生曾很有见地的指出：“大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可”。 有一些人看不起文书的写作，认为文书是“简易通俗的文字”，文书写作是“简易的技术性课程”，似乎此道并无多少学问，只是学学画画的“雕虫小技”而已，其实这是一种错误的认识。文书，“看似寻常最奇崛，成如容易却艰辛。”文书写作，不仅需要高超的写作技巧，同时还必须具备很高的理论水平和政策水平；必须对日益发展的社会实际生活，对人民群众的愿望、情绪和要求有深刻的了解；必须具备广博的知识（包括社会科学知识和自然科学知识）；必须掌握文书写作的特殊规律和技法要求、撰写方法。还要学习汉语语法修辞，形式逻辑，标点符号用法等，提高文字表达能力，以较少的文字传达更多的有价值的信息。 现代信息社会对文书的写作提出了更新、更高的要求，这就是： （1）传达信息的准确性。传达信息不能失真，失真就会造成工作的失误。实际工作中往往会出现言不达意的情况，这主要是语言文字表达能力的问题，需要认真学习，锻炼提高。 （2）传达信息的时效性。文书本身就具有时效性的特点，信息社会对时效更为重视，从信息的发出到反馈应是尽可能短的时间。这就需要熟练掌握文书写作的技巧，能及时撰写出所需要的文书。 （3）传达信息度量的高密性。这就是说，要用尽可能少的信息承载体（文字）提供尽可能多的而有用的信息。对于文书来说，在某种意义上评价的标准应是提供有用信息的多少。 总之，文书写作并非易事，正如徐望之先生所言：“公文之中有品、有学、有识、有文”，“非学识兼者不能胜任。”学习文书写作，掌握文书的写作规律和技巧，具有重要的意义。 （二）学习文书写作的方法 学习文书写作，应从两个方面下功夫：一是认真学习、理解、掌握文书写作的基本理论和基本知识；二是刻苦训练。 1、认真学习 认真学习，就要做到以下五点： 首先要有正确的学习态度。所谓正确的学习态度，就是说，不要把文书写作看得非常简单，认为没有什么可学，甚至不屑一顾，这是片面的。文书不论是在内容上还是形式上，都有其特殊要求，有它自己的写作规律。只有端正态度、认真学习，才能掌握其写作规律，才能写作好文书。 二是要把握文书写作的基本原理和规律。文书写作有它的写作原理，有它的写作技法，通过学习，认真掌握。掌握了这些基本原理，懂得了为什么，才能知道如何去写。把握了规律，才能遵循规律，符合客观实际。 三是要认真地熟悉和掌握各种不同的文体，每一种文体，又都有它不同的写作要求，要学会“辨体”，仔细研究各种文体的相同点和不同点，把握各种文体的特殊规律和要求，熟悉各种文体的写作。 四是熟悉文书的写作过程，掌握公文主题的确立、材料的选用、结构的安排、语言的表达等，确立文书写作的基本功。 五是掌握文书的基本格式和要求,文书写作不是一日之功，但最起码的要求是格式正确，语句通顺，事项清楚明白。 ##########NextPage########## 2、刻苦训练 古人说：“纸上得来总觉浅。绝知此事要躬行。”学习文书写作必须多写多练。 首先是提高自己的文字表达能力，正如古人所说：“工欲善其事，必先利其器”。基础打不好，东抄、西抄、“临时抱佛脚”是文书写作的大忌。 其次是多读、多看、多思、多辨。文书种类繁多，有些具有很强的模仿性，多读、多看才能做到熟能生巧。在读、看的过程中要进行思考、要学会比较和辨别，在比较和辨别中把握“异中之同和同中之异”。用比较的方法研读文书，主要是对其特点、形态、作用、写法进行比较，同时，注意写作背景和环境情况，从而揭示基本规律和方法。 第三是多练，即实际地撰写，撰写文书是综合能力的运用，只有多练，反复体会，才能悟意明理，识技师法。另外，修改练习也是一个重要环节。俗话说：“经世文章改中得”。古今中外凡经世杰作，都是在修改上下过苦功夫的。文书也是一样，只有勤练习，多修改，才能不断提高自己的文书写作水平。 文书写作时的忌讳 总是等到上级提出要求的时候才开始着手收集材料。 喜欢用过多的成语或感情色彩浓厚的词句。 喜欢用过多的专业术语来炫耀。 数字的用法不符合要求。语言文字存在歧义。 滥用简称。 目的不明，对象不清。 第二节 命令性、决断性、指示性文书的写作 命令性文书主要是“命令（令）”这个公文文种，1993年之前命令和令是两个文种，同时有“指令”这个文种，1993年11月《国家行政机关公文处理办法》将命令和令合为一个公文文种，即命令也称令；同时“考虑到近年来在国家行政机关的行文中，指令基本上已不再使用”，[3]故取消了这个文种。决断性文书主要是“决定”和“决议”这两个文种。决议主要用于法定性的会议，国家行政机关使用较少，因此1993年国家行政机关的公文种类也取消了这个文种，党的机关、人大机关仍然使用。指示性文书主要包括“指示”、“意见”、“批复”。考虑国家行政机关使用指示较少，一般用指示性的通知取代，因此，2000年10月《国家行政机关公文处理办法》取消了指示这个文种，同时，增加了意见，意见亦具有指示的性质。 命令（令） 一、命令的适用范围、特点和种类 （一）命令的适用范围 命令是一个古老的文种，夏商时期就有“命”，周代又出现了“令”。《尚书》载“王言惟作命”，“发号施令，罔有不藏”。秦始皇时，改“命为制，令为诏”。在封建社会，命和令常用于封建帝王赐命臣下职位、爵禄，发布诏令或文告。在今天，命令（令）是一个文种，只是在使用习惯上有些情况使用命令，有些情况使用令。 命令（令）适用于“依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。 命令的发布机关是有严格规定的。国务院依照有关法律公布行政法规；国务院及其各部门；省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及其部门、县级以上（含县级）人民政府宣布施行重大行政措施等才能使用这一文种。人大机关、军事机关也可发布命令。 （二）命令（令）的特点 1、强制性。命令（令）是一种极其严肃、庄重、具有强制性、指挥性的公文。它强烈地、集中地体现了国家机关及其执行机关的指挥意志，对受文单位具有极强的约束力和指挥性。命令（令）一经发布，在它的有效范围内，受文者必须立即无条件地按照命令的要求执行，任何人不得违反，也不得作任何更改或变通性的处理。所谓“令行禁止”就是这个道理。 2、权威性。命令（令）的发布机关具有很高的权威性，根据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》规定，有权发布命令（令）的机关和领导人包括全国人民代表大会常务委员会委员长和全国人大常委会，国家主席，国务院和国务院总理，中央各部委及其正职部长、主任，县级与县级以上地方各级人民代表大会、人民政府以及在特殊情况下由县级以上人民政府授予指挥权力的机构。其他机关不能发布命令（令）。党的各级领导机关一般不单独使用“命令（令）”这一文种。 ##########NextPage########## 3、严肃性。命令（令）的内容限于对行政法规与规章的发布以及对重大实践或重要问题、事项的指挥与处理。在采取重大强制性行政措施时，一般只在特别重大以及特殊和紧急（如战争、戒严、抢险、救灾、特赦）情况下使用，工作中的一般事项不能使用命令（令）来发布。 由于命令具有强制性、权威性、严肃性的特点，有些机关还专门制定了发布命令的具体办法，以防止随意性和“令出多门”。例如国家教委的具体办法： 国家教育委员会行政法规、规章发布办法 1989年3月17日 为改进行政法规、规章发布工作，提高行政法规、规章的权威性、严肃性和时效性，使行政法规、规章能够及时为社会和公众知晓，便于国家机关、社会团体、企业事业单位及全体公民执行和遵守，现就国家教育委员会依照授权和职权发布行政法规、规章的办法规下： 一、经国务院批准，授权国家教育委员会发布的行政法规，由委主任签署发布令。二、国家教育委员会根据法律、行政法规的规定，在职权范围内发布的规章，由委主任签署发布令。三、行政法规、规章发布令包括批准机关和发布机关、序号、行政法规或者规章的名称，通过或者批准日期、生效日期和签署人等项内容。四、国家教育委员会发布行政法规、规章的具体工作，由委政策法规司负责。五、经国家教育委员会主任签署发布的行政法规、规章，《国家教育委员会政报》、《中国教育报》应全文刊登。国家教育委员会办公厅印发少量文本，供有关部门和单位存档备查。六、本办法自一九八九年四月一日起施行。 （三）命令（令）的种类 命令（令）在使用时也可称之为“令”。根据其不同的内容和作用，命令（令）主要有以下几种： （1）发布令。它是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布重要行政法规和规章的文件。在令之后，往往附上具体的法律、法规的文件，即所谓“令出法随”。 （2）行政令。是用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行政领导与指挥职能的文件。如《国务院关于在我国同意实行法定计量单位的命令》；《中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》。 （3）嘉奖令。它用于嘉奖有功的有关单位或人员。 二、命令（令）的写作与要求 （一）命令（令）的格式和基本结构 1、命令(令)的格式 命令（令）的正本一般不使用＂××××文件＂的版头，而是使用“发令机关（或法定领导人职务）＋文种”的专用版头形式，如“中华人民共和国主席令”、“××省人民政府令”等版头。 命令（令）一般单独编发文号，在其版头下方表明“第×号”。此文号一般为年内机关命令发布情况的顺序号；也可在机关主要领导人任期内统一编大流水号，任期届满换届后另编新号。有些机关发令极少，也可同其他公文一样统一编发文号。 2、命令（令）的基本结构 （1）标题。标题有两种形式： ①两项式标题。即命令（令）专用标题。由“发文机关（或领导人职务）＋令“组成。若已将这类标题列为专用版头（公文名称）的，版头（公文名称）与标题则合二为一了。 ②公文式标题。由“发文机关＋事由＋文种”组成，如《国务院、中央军委关于授予胡笑云、吴承志武警少将军衔的命令》。 （2）主送机关。主送机关也有两种形式： ①多数命令（令）如公布令、行政令等，因是“号令天下，全体周知”，可不必在正文前标明主送机关。确有必要时，可在抄送机关的首行标注“主送”或“分送”机关。 ②少数命令（令）如任免令、嘉奖令等，可在正文前写明主送机关。 （3）正文。除少数行政令、嘉奖令外，命令（令）篇幅一般都比较短。视其内容多少，可分别采用篇段合一式、多段式或者分条式的结构。不同类型的命令（令），其正文写法有所不同。 （4）落款。落款可署发文机关名称，或者发令机关领导人职务及姓名。若是以机关领导人名义发出的命令，则署领导人职务及姓名。署名之后写上成文日期。文尾同其他文件相同。 （二）各类命令的写法与要求 1、发布令 这是用于依照有关法律规定公布行政法规和规章的命令。 公布令正文内容单一，篇幅简短，多为篇段合一式。它一般由发布对象、发布根据、发布决定和执行要求等部分组成。发布对象指发布的行政法规或规章的名称。发布根据指经什么会议何时通过或者什么机关批准；有的还简要说明发令缘由。发布决定即公布或批准的决定，一般用“现予发布（公布）”、“现予发布施行”等语；如果通过、发布日期与施行日期不一致的行政法规或行政规章，可将“现予发布施行”改为“现予发布，自××××年×月起施行”。执行要求一般指生效实施的日期；有的可简要说明发布的法规或规章的解释权、修改权等；有的写明同时废止的旧法规或规章的名称，或说明“过去颁布的有关规定，与本规定有抵触的，以本规定为准”等。 式样： ##########NextPage########## 武汉市人民政府令 &n |
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