 不积跬步无以至千里，不积小流无以成江海 所谓秘书，按照词典的解释就是：掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。从这一点也可以看出秘书的工作是庞杂而琐碎的，一方面涉猎的工作范围极广，另一方面处理的事情极多，所以对于秘书这个职业来说，就职者的个人综合素质就显得尤为重要。 如果我能成为一名总裁秘书，我想要选择的总裁是杨澜女士。从《正大综艺》的主持人，到中国首届“金话筒奖”的获奖者，再到加盟凤凰卫视，主持并制作出名人访谈类节目——《杨澜工作室》，再到创办大中华区第一个以历史文化为主题的卫星频道——阳光卫视，再到奥运会的申奥形象大使……杨澜女士的职业人生在许多人的眼中，是极其顺利而坦荡的，但在我看来，如果没有超于常人的努力和坚韧，也不会有今天在媒体面前光彩焕发的杨澜女士。 既然秘书的工作性质就是处理好各种琐碎而庞杂的工作事项，那么平时自觉的学习和积累的习惯，就是一个十分重要的个人素养的体现。所谓不积跬步无以至千里，不积小流无以成江海也就是这个意思，只有把不断的努力、积累、学习和看似微小的工作做在平时，才能在关键时候发挥出意想不到的效果。所以，如果我能够成为杨澜女士的总裁秘书，我将从以下几个方面为杨澜女士的工作生活进行规划管理： 一、工作规划管理，宏观统筹，超前规划 作为一名总裁秘书，最重要素质的之一就是能够预先从总裁的角度设想一切可能的状况，合理安排总裁的每日工作进度，并对一些必要的活动事先做足准备，从而最大限度的提高总裁的工作效率，减少时间和精力的消耗。而长期的社团活动经验，使我非常善于就各方面工作情况进行综合规划。每次举办社团活动前，精细的活动总体流程规划任务，一般都是由我来负责的，从活动场地和费用的申请，整个活动准备的进度表，到现场布局设计，人员工作任务的划分等事宜我都能做出详细而周密的事前规划。并在每次的规划书中，我还能就一些可能出现的问题，拟定一到两套的备选方案，以便突发状况应急。所以，无论是场地的整体布局，还是一个话筒的负责人，嘉宾鲜花的摆放方向，我都能够做到细致、周密和井井有条。而我认为这对于合理规划杨澜女士的整体工作来说是一个非常重要的能力。 而杨澜女士作为一位身兼数职的社会公众人物，每天都要和大量的媒体、外宾、政府官员进行工作往来，在这个时候我就会以杨澜女士的视角，就具体情况统筹杨澜女士近期的工作行程，同时制定出精确而详细的工作计划表。而具体到每日规划，就是根据杨澜女士当天的行程，预先就当地的交通状况、地理气候条件等因素事先安排好行车路线、就餐及入住地点，并就不同场合，事前备妥当日所需的文件、资料、服装或配饰以及造型师等。 二、日常事务管理，做优秀的office wife 总裁秘书的从属性工作性质，在很多情况下决定了总裁秘书工作的被动性。但被动并不等同于应付，一个只懂得一天到晚应付总裁布置的各种任务，既不主动思考问题，也不会合理的利用自己的职权范围预先就某些工作进行协调的秘书，永远不可能成为一名出色的总裁秘书。所以对于一名优秀的总裁秘书来说，其在处理总裁的日常工作事务时，不仅要有贯彻执行能力，也应具有正确对自己职权定位的意识，做到工作到位而不越位，成为总裁的officewife。一方面，能明确区分哪些工作可以在自己的权职范围内加以处理，哪些工作必须经过总裁的授权才能加以执行；另一方面，也要懂得根据实际情况，就工作本身特质来对总裁工作的各项安排加以适时调整。所以为了保证总裁能有足够的时间和精力来处理公司的一些战略核心问题，作为总裁秘书的一项重要职责，就是纱布一样过滤掉不需要总裁亲自处理的公司电话、邮件或客户的访问等公司事务。 杨澜女士作为传媒界的传奇人物之一，每天必然会有大量的电子邮件、公司文件、客户约见等日常工作，有些工作内容是事先已经安排在工作行程计划中的，而有一些则属于临时状况，比如客户在没有提前预约的情况下突然来访，这个时候是否安排总裁接待这位客户还是只需要找一位主管负责人来接待来客的任务就落在了秘书的身上。所以在这种情况下，我认为，一位优秀的秘书就应该以客户的身份及来访目的来妥善衡量此次来访的重要性，从而最终处理好这一状况。在这里，我并不能说在刚开始的时候我一定能十分准确而恰当的处理好这类事情，但是我有很好的学习和模仿能力，对于总裁秘书工作中的很多内容，对于现在的我而言都是要去不断学习和模仿能力，我很确定的是，我很少会在同一个地方第二次跌倒。人无完人，对于一个总裁秘书而言，避免同样错误的再次发生，也是一条极其重要标准。杨澜女士也曾经说过，“年轻最大的优势在于我还能够犯错”，而我认为，更为重要的一点是，正是因为年轻，所以我还有机会从错误中去汲取经验，从而为以后处理相似状况去积累素材。 同时，由于我比较善于换位思考，所以在处理杨澜女士的日常工作时，我会以杨澜女士的思维方式、工作理念和价值观念去处理其在工作中所遇到的各种问题，从而努力为其营造一种高效率的办公环境，努力做好一个优秀的officewife。 |
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