公文的5W 1 H----兼谈如何克服公文“模板”依赖症
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网友问题:
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我一写公文,就习惯于从网上找“模板”,一旦离开了“模板”就不知道怎么动笔了。
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长安老耿回答:/ z+ B5 u S4 F
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这位朋友是患了公文“模板”依赖症。怎么克服这个毛病呢?正好,我写了《公文的5W 1 H》一文,也许对这位朋友有所帮助。然后,再回答如何克服“模板”依赖症。( J% b8 ?( _, A: |
老耿谈公文
: a# y$ t2 O9 K' H 学公文的同志,可能学习过新闻。知道新闻的六要素,就是新闻主要构成因素和单元。这个概念在19世纪80年代由西方新闻界首先提出,包括:何时(WHEN)、何地(WHERE)、何人(WHO)、何事(WHAT)、何故(WHY),如何(HOW),用英文字头简称“5W1H”。1 j& o9 j: J+ c4 p. H5 a) c7 ^
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其实,公文中也有“5W1H”,我们平时在写公文时,也经常使用这六个要素。只是在公文写作中不这么讲而己。比如,我们写这样一个简单的会议通知:
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关于召开群众路线教育实践活动动员大会的通知
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6 C! g9 F" \6 [( d机关各党支部:
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( d2 M) E! j: U' M* K 遵照市委统一部署,为了开展好党的群众路线教育实践活动(何故),局党委决定, 6月28日上午9时(何时)在局机关大会议室(何地)召开机关党的群众路线教育实践活动动员大会(何事)。请各支部书记带队,组织本支部全体党员和干部群众(何人)着正装提前10分钟按时参加,在指定位置就座(如何)。
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6 V4 A+ g. ~0 v' a 局党委办公室7 B) z! A3 T$ u+ r
2013年6月27日" O. m' y0 ?+ N+ n: {3 O
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你看,在这样一个字数不多的会议通知中,只用五个W和一个H,就完整地体现了为什么要召开会议、会议的内容、时间、地点、什么人参加、对与会人员的要求等等。“5W1H”,既是一则新闻也是一篇公文的最基本要素,它们之间协同合作,互相说明、互相补充完善,结构成文章。4 {- [: P: S1 D) x; R, B$ ?
/ W# f8 {2 R% B8 i' N2 O 一、运用“5W1H”,可以帮助我们构思公文。当你列材料提纲时,可以把这六个要素逐一写出,六个要素就是六个问题,然后对这些问题一个一个的回答。当问题的答案都想出来了、写出来了,你的材料提纲就基本上列好了。6 C4 Q2 \1 g- s1 Q. n" ~
当然了,也不是任何公文都要求六要素齐全。公文毕竟不同于新闻。公文写作,最重要的是何事、为何、如何。何事,也就是要做什么工作,这项工作的具体内容是什么;为何,是为什么要做这项工作,开展这项工作有什么意义、重要性;如何,是怎样做好这项工作,对开展这项工作有哪些要求。比如,布置指导工作的通知、意见、方案、典型介绍材料等大型材料,何事、为何,如何,这三个要素是不可少的。: z) X$ `* m2 T
二、运用“5W1H”,可以帮助我们组织材料。会议组织当中,会议材料最为重要。比如下面这个会议议程:
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: N/ M" g) N# o: _2 @0 W 群众路线教育实践活动动员大会会议议程( n! h6 \5 h3 s( t5 W/ ]- o# p9 H3 c
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1、局党委副书记宣读《实施方案》
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(实施方案的重点放在“何事”上,同时涉及“何人”“何时”,即主要讲群众路线教育实践活动的内容、步骤)5 w: Y% V6 f5 V2 U( u$ S! f0 J
# s) ^) G5 c* H8 g4 U 2、局党委书记做动员报告
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8 D; E5 @! x- R* h7 L' u% | (动员报告的重点放在“为何”、“如何”上,即主要讲群众路线教育实践活动的重大意义、对开展活动有哪些要求)* m( E, J( _! U- Y2 s3 @. a
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3、市委督导组组长讲话
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% q6 ]7 t; a, j2 F (督导组组长讲话重点是介绍督导组的职责任务“何事”,从督导工作的角度对开展活动提出要求,这是另外一个版本的“何事”,“如何”)
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上面是会议的三个材料,每个材料只涉及到5W 1 H六要素的一两个或两三个要素,它们既独立成篇,又相互配合。从而形成了系列会议材料。. c2 O' U5 v# } w, S3 l$ J
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因此,要克服公文模板依赖症,首先,要以“自己动手”为主,以“借助模板”为辅。其次,要“先公后文”,把主要精力放在熟悉乃至精通本职工作上,成为工作领域的行家里手。再次,从“小处着手”,甩掉“模板”这个拐杖,先写一些会议通知之类的小材料,逐步向中型、大型材料过渡,从而培养自己独立写作的能力。
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+ ?6 K' `' h& Y9 p 2014.4.8-9日于长安茅庐$ `1 E7 ^6 K4 X1 x9 M
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