众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素
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' t9 }7 r8 t1 Q% u% P1 s 1、准备工作细致到位(前期)
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! n$ T* o7 C$ j) }0 H 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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决议等做到心中有数。 & _) f. |1 A+ g8 L' k
- ^ c: P8 h) q7 n! L; c. ~- W7 Y 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 1 K' P4 K# A& x& X; I
3 B) F% k- W+ B$ k0 i( C) \+ P 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实 " c* b& L& x5 J
F4 ~7 J" ^, {% v. T S& C8 ?+ D 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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3、整理准确及时 2 }* v* z. w9 q: B7 O9 ]
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* ]; l% t, S, t0 y9 x- p会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 ) \ ?1 \2 _$ C0 F( ]9 ~
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一是对记录内容查漏补缺; 2 k! G' E! R& u
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; 6 ~) f! R' @6 T8 } |
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三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 & K; |) O$ X6 C0 Q
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- d" x, v' C& {9 P+ o二、电子邮件4提示 / Y6 \& r! [8 M4 i& g/ V1 c- H
, P8 d) J1 |+ a 1、信箱名称 + S5 R/ B* m0 L4 q+ O
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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, f6 Z, o6 O \" E* E2、邮件标题 . |7 y: N7 U7 q7 u# C% s# F. o
1 N( L, i- [- O8 h2 o& d+ b 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。 6 q( H' k1 U& B# z
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) ]/ k. r; g9 A; B) M4、邮件附件
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名称清晰规范,注意反复核查。 9 B' p4 L" a4 T3 z. j
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注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 6 B) b6 Y7 S* t- B4 T
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。 / M% Q' s0 q q+ w, Q/ a- ?
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三、负分公文5宗罪 0 B5 Q. M8 ?, `% z! a9 w3 I( C
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; m& H* i0 |5 C为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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$ L; z0 V9 V/ X5 q% @1.文种选择错误
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( E v1 e5 }4 J9 Z 公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
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# i. |" g% ?- b0 }* C+ I8 S6 j/ C (1)文种选择的重要性 ) N$ H' p6 s+ b% ]
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, F% f* O }6 |+ k在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 6 |3 ?" {- n1 B: m4 _0 y, L- q
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) ^0 G8 x* a1 w, O% i公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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: R) m4 a1 b! V( t" W/ i7 B; Y+ ]0 H$ P(2)常见错误例子
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* @: r2 [, N" }( `3 T- ~$ Xa.错乱
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3 q9 ]4 c/ R+ l$ M8 B/ k; D如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 ) d" S0 E! Y# P
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b.缺失 7 b* `/ v, Y$ `: Z0 ^1 p
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 , \# o6 |% {1 C8 M* E, l: R
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c.非法
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3 ]4 A4 P) j5 J' ^0 M* j* s7 e超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 . Q# B) d6 s7 P
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+ { R: b b1 Y9 d: V' r- N. Ed.重叠 o8 U0 t* Y6 L" J
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) Z. [3 T: k( }+ n故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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" P) H0 k% ~- ]* L l3.核心词汇使用混乱 + P: C$ z4 @( ?' n. E7 y
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长,关键信息严重滞后 8 Z& g; w# N& ~" ^5 R$ y+ n" g0 x
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 k; n4 n4 f8 ^4 e( j
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$ g* X/ w4 { z四、结语
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3 A- I/ ^% G4 L希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! ) ~. D7 F9 p$ u& w# L
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