新任秘书注意事项 " m8 g. p( h3 i& H* {& u/ n9 [
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一、 考勤
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) a0 Z k; _8 o- H' j/ w" H# e) K: Q每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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二、 第一件事 - q: ^5 D# @' q3 L7 o& A% J
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烧水泡茶洗杯子。
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三、 打扫卫生 ; `+ w. I& F& g4 S
; ]/ d: R5 p! W$ ?每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。
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四、 用餐接待 $ x1 e; }" l) l
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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五、随领导外出 $ _% |# e# z) r" Z; b2 i
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。 ( L8 N% r1 m; ` c, Z# f
1 Q* E8 [& H& ?# Z2 K! [) V0 J六、办公室待人接物
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6 S7 {! z& U7 u$ M+ K" d, f4 J1.笑脸相迎每一位领导。
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, [8 Q6 X# o9 i3 G" c2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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9 A+ K6 O" @; f l; ~4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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$ Q$ z7 i, G/ I1 e8 b1 T七、晚上整理工作日记 " {2 p( J7 t3 {4 x0 P
- F2 a/ Q/ Q2 L. c" H1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。 + s6 [( u* d" w$ J- B, C
2 Z- d" j0 y6 j- [7 y3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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& Z' U7 K7 z+ X4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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5 a5 }3 N% Z& |! e4 {" d; {* {( \5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。 ; S) L. ^0 N% v
2 |0 }" R2 z( z, {* A& g八、办会要点。 a0 ]* {; Z) m( n8 r
2 ~, L9 X7 d4 t6 R: {(一)县长办公室
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。 ; y; N+ v X' f3 j* d, u0 e
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(二)县内政府常务会议室
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。 8 v% Q& l8 x* B% D6 J) d2 a: g
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1.通知机关事务管理局开会事宜。 $ \4 l1 B% x' d9 J! n
( r6 m, o( U+ b5 K2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 3 _/ F/ Z0 h, L6 [4 A
& u% F; @, H* c' G2 x# h4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 0 N0 d) I9 I; o
9 n! b3 R& G3 |) y3 t. u" W6.等参会人员到齐后通知领导开会。 $ ?+ S9 d' F. O
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会中:观察领导 5 u6 s' e n) a
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1.通知政府办材料组参会。 % w# Z4 @( d5 [' g: O
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。 * Z7 `% Z! q4 M+ ?: U+ {5 R8 I F
# a0 n2 Q8 f1 W0 |6 G2 m3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 3 c$ H+ F& j e/ X3 |
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会后:拿开汇报
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