上司外出办事时行政部通知开会怎么办？

阅读模式 · 发表于 2016-6-6 19:17:41

职场问答

　　来源《秘书》杂志

一平案例

上司外出办事时

行政部通知开会

文/一平工作室

案例　　　　　　

　　珍妮是公司市场部经理的秘书。这天上午上司外出拜访客户去了。10 点左右，综合办主任来电话：“今天下午1 点钟总经理召开各部门经理会议，时间大约1 个小时，请你们经理准时参加。”珍妮估计上司要1 点半才能回到办公室，2 点钟还约了万马公司的李总谈事。下面是珍妮接到主任的电话后，按顺序所做的几件事情。请问哪种做法不合适，并说明理由。

选项

a.问主任：“我们经理出去拜访客户了，1 点以后才能回来，那该怎么办？ ”

b.对主任说：“我马上和经理联系一下，看他能不能按时参加会议。如果不能，稍微迟到一会儿没事吧？ ”

c.由于上司正在与客户洽谈，手机关机，只好给客户打电话：“请转告我们经理，让他在方便时给我来电话。”

d.给李总的秘书打电话，说上司下午临时有会，不能按原计划接待李总了，希望能另约时间，回头上司会与李总联系。

e.放下主任的电话不久，上司就打电话回来了，珍妮汇报了开会的事，上司说很难在1 点钟赶回来，于是珍妮问：“那要跟主任说不能参加会议了吗？ ”

上周“职场问答”

老总心情烦躁不接电话

答案及分析

　　本题的最佳选项是a。秘书的优秀表现在与上司有默契，能理解上司的每一个意图。年终事务繁杂，再加上业绩欠佳，上司因为心情烦躁而说些言不由衷的话是很正常的。选项a 的处理方式给上司留下了一条很体面的退路：待忙过这段时间或者情绪稳定之后，上司可能会自己也可能会委托他人来谈广告问题。“今天的安排特别多”是一个比较合理的理由，对方比较容易接受，从而不会有被冷落或被怠慢的感觉。

　　选项b 的处理方式给了客户一个很傲慢的印象，这会破坏双方的合作关系。

　　选项c 与选项b 一样，甚至有过之而无不及。你赶材料就那么重要，接个电话耽误几分钟都不行？！

　　选项d 多少有些自作聪明。老总之所以不想谈，与其说是没时间，不如说是没心情，但这并不是说他一定不想谈。销售业绩滑坡，可能就有广告投放方面的问题，老总不仅有可能要自己来谈，而且要把这个问题谈得更深更透。所以，安排别人来谈是一种自作主张、违反工作纪律的行为。

　　选项e 与选项d 犯的是同一个错误。生意场上也讲究对等原则，对方是总经理，并没有主动提出让秘书转达，秘书不能越俎代庖。

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获奖读者

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momo

　　选A。年终了哪个公司的老总都忙，所以这个理由应该会得到赵总的理解，而且说话语气较谦和，而且答应一有空就会给对方回电话，对方觉得可以得到回复自然会耐心等待。 B选项语气较为随便，会让人觉得这个秘书怎么比老总还大。 C选项不接电话理由不够充分，不能体现老总忙得不能接电话，会让对方有一份材料还重要过我的想法。 D选项对方想直接跟老总谈，秘书却随便让他去找某个经理，会让对方感到不被重视，可能会影响两个公司的关系。 E选项说老总身体不舒服是可以的，但是广告问题涉及到一些商业秘密问题，是不可以跟对方的下属随便说的。

拾荒者

　　a选项比较合适，老总现在心情不佳，秘书偶尔可使用善意的谎言来回复对方，对方是客户，所以回答语气应该委婉些，不可过于强硬，不要让对方感到自己很不重要，可有可无。

蒋红燕

　　选a。若选b，会使对方猜疑不接电话的原因，影响后续工作的开展；若选c，不誠实，是欺骗对方和自己的语言，因为老总并沒有赶材料，习惯后养成秘书随意说谎的坏习气，最终损失企业的形象和利益；若选d，秘书替老总作主行使权力安排事务，是失职。比较而言，选a。选a，为老总和对方下次心平气和的交流赢得机会。

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