我来市委办公室工作两年多了。经过两年来的学习、实践和摸索,感触很深,体会很多。一是办公室的作用非常重要,是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足,也可以说是市委的司令部、参谋部、协调部。二是办公室的地位非常特殊,不是领导,但影响领导;不做决策,但影响决策;不代表市委,但关系市委的形象。三是办公室的工作任务非常繁重,要服务领导、服务基层、服务群众,要参与政务、管理事务、办好会务,归结到一点就是要全方位搞好服务。四是办公室的工作起点非常高,历任秘书长和办公室领导班子都很重视自身建设,形成了一流的队伍、一流的作风。 % F7 s! ~ h( Q: h) i" K8 P: U. d7 Q
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作为秘书长,我感到是责任、也是信任,是压力、也是动力。记得有人这样评价办公室这份工作:在办公室,差错是进步之母,少出差错就是进步;批评是表扬之父,不挨批评就是表扬。一定程度上道出了办公室工作的难度。今天借这个机会,把我对办公室工作的所思所想、所感所获,与大家作个交流,也是我对做好办公室工作的一些体会。
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我谈的主题是:正确处理办公室工作的10 个关系。其中一些主要观点,曾在《威海通讯》、省里的《调查与研究》、中办《秘书工作》上刊发过,这段时间来,我对这个问题又有了一些新的思考和认识。为什么要谈关系?主要出于两点考虑。其一,和谐是当代的主旋律,国家要和谐,社会要和谐,机关要和谐,人际之间也要和谐。所谓和谐,实际上就是关系,把各方面关系都处理好了,和谐也就有了。其二,办公室处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位,要与方方面面发生关系,不论处理什么关系,都有一个如何把握好“度”的问题。度,即分寸、界限,或者叫临界点。少了,不够火候,多了,过犹不及。就像给气球充气,充气少了气球升不上天,充气多了气球就会炸破,正所谓适度为优。有些人虽然脑瓜不笨,但却把握不了度,比如有撑死的、有饿死的、有累死的、有闲死的、有乐死的、有气死的、有争死的、有憋死的、有冤死的、有怒死的等等,把握不了度,就不能算是一个聪明的人。做人有度,赢得尊重;做文有度,赢得听众;做事有度,赢得成功。一定意义上讲,大家都是度的把握者,要努力把握好度,把握好分寸,处理好各种关系。 ! f6 w3 v! U$ f% P0 O
5 y" Q" Y8 |3 i- V" L- D一、正确处理立与破的关系,在创新中继承,在继承中创新 : }, o7 ~( L" m$ s& L
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在长期的工作实践中,市委办公室形成了一系列好传统、好作风,这是成事之基、立身之本,任何时候、任何条件下都不能丢弃,要继承并发扬光大。但时代在进步,形势在发展,办公室的工作职责也随之发生了很大变化:工作任务越来越重,不仅要负责大量的日常工作,而且一些新开展的牵总性的工作也大都由办公室承担;领导不仅仅经验丰富,而且理论水平、知识水平和领导水平都很高,同时对我们的要求越来越高;办公室的工作领域越来越宽,不仅有事关全局的大事,还有关系老百姓生产生活的事情,一些突发性、应急性的事情也越来越多。面对这些新变化,我们还有一些不适应。如思想观念上的不适应、知识结构上的不适应、办事效率上的不适应等,服务的“供给线”与领导的“需求线”还有一定距离。这些不适应,说明我们的工作需要创新,通过创新来激发更大的活力。办公室工作要把创新作为主攻方向。 4 G9 j9 N( p( q
2 i- u' t! S+ O& V( _一是创新思想观念。 观念是什么?观念就是人们观察事物的基本观点。观念是个总开关,观念不同,出发点就会有差异,行为也大相径庭。曾经有两个鞋厂的业务员到太平洋某岛国考察市场,因为这里天热多雨,岛国的人都光着脚。甲厂的业务员给工厂发电报说,完了,这里的人都不穿鞋,鞋是卖不出去了;乙厂的业务员给工厂的电报说,太好了,这里的人们都还没有穿鞋,市场潜力太大了。双方的结论天壤之别,甲厂业务员是消极的观念,乙厂业务员是积极的观念。还有一个小伙谈恋爱,先找个外国妞,外国姑娘见他走路闯红灯,说你没素质,拜拜了。后来又找个中国妞,小伙子忘不了“血的教训”,什么人没有也不敢闯红灯,中国姑娘说你连红灯都不敢闯,以后还能跟着你沾什么光,也拜拜了。这也是观念的差别。办公室是全市的领率机关,在观念创新上一定要走在前面,脑细胞要率先活跃起来。观念怎么创新、向哪里创新?市委提出的“四破”就是我们努力的方向。一要坚持不懈地破满,始终保持永不满足、永不放弃的精神;二要坚持不懈地破难,进一步坚定迎难而进、敢打必胜的信心;三要坚持不懈地破低,牢固确立永攀高峰、勇争一流的观念;四要坚持不懈地破慢,不断强化抢抓机遇、效率第一的观念。 8 _# M+ c! t7 y; o
1 L% b, C6 L0 M$ F V5 e二是创新服务方法。 由被动服务向主动服务转变,由滞后服务向超前服务转变,由常规型的服务向创新型的服务转变。既要注意做好当前工作,又要善于搞好超前服务;既要认真完成领导交办的事项,又要创造性地开展工作。要克服什么事都按老章程、按惯例办事的做法,善于应变求新,不断拓展工作领域,延伸工作触角,做到情况在一线掌握,措施在一线落实,问题在一线解决。 8 K8 @; p t+ p4 R: l ~0 o
) E5 q; R0 ?# r$ Y/ V- R, F三是创新工作机制。 机制很重要,机制对头,事半功倍,机制不对,事倍功半。有一个贩卖黑奴的例子:人贩子从海上向美洲贩卖黑奴,一开始是在出发地上船数人,按人付钱,船主便拼命往船上装人,航行中也根本不管黑奴的死活,结果途中黑奴病死、饿死的很多,人贩子损失惨重。后来改为在目的地上岸数人,按人付钱,船主就不得不考虑黑奴的死活,不然损失就是他的了。机制创新有两个重点,第一是完善工作流程机制。要将办公室每一项工作视为一条“生产线”,像现代企业一样建立起科学化的工作流程,进行程式化管理,链条式推进,一环扣一环,实现办文流程制度化,办会流程清晰化,办事流程规范化,确保各项工作有序衔接,高效运转。第二是完善抓落实的机制。“大跃进”时期,上级提出要老百姓挑灯夜战,推水车浇地。晚上浇地本来效果不好,但因为上级有要求,为了应付上面检查,农民想出了一个办法:把水车的链子卸下来,推着空水车彻夜转圈。这种推水车的方法概括了形式主义的三个特征:一是虽然没有挂链子,但与一点不干有区别,水车空转时照样能发出推水车的响声,可以起到应付上级检查的作用;二是推空水车的人虽然看起来忙忙碌碌,但由于不是真抓实干,所以并没有付出多大的力气;三是由于不挂链子、空推水车,自然车不出水来。这种推水车的方式属于没有任何效益的“应付性劳动”。形式主义是工作的大忌。要消除和避免形式主义,必须不断完善抓落实的工作机制。比如,如何使督查工作做得更加得力有效,如何使目标责任制管理考核更加科学公正等,都需要我们从机制上积极探索。 9 y( z# }* h; \. w
1 U& j* N/ R8 }1 Z四是创新工作手段。 在科技、信息飞速发展的今天,要求市委了解情况、科学决策、实施领导的手段必须实现现代化。办公室作为市委的参谋助手,必须自觉接受和运用新的科学技术手段,加快办公自动化、信息网络化、管理科学化的建设,大力提高办公室的整体效能和工作效率。 ) m/ g6 F' x! I6 v( j& h% g
- |: j& ^* b- d9 B" S; j6 U二、正确处理主与从的关系,在被动中求主动,变被动为主动 7 z+ \% z9 q+ B$ @
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办公室工作要围绕领导的需要转,围绕中心工作转,围绕发展大局转,一般地说,从属性、被动性比较强。比如要举办什么活动、召开什么会议、准备什么材料,都取决于领导的需要。就像打排球一样,球来了才知道是什么球路,才知道该怎么接球、怎么传球。但被动性强不等于无所作为,在被动中更要讲主动、讲能动,要主动出击,以“攻”为“守”。犹太教有个故事:有三只青蛙掉进了鲜奶桶里。第一只青蛙想:“这是神的意志。”于是它盘起腿,一动不动,静静地等待着死亡。第二只青蛙想:“这桶太深了,没有希望出去了。”于是它在绝望中慢慢死去。第三只青蛙想:“糟糕,怎么掉到桶里了,但只要我还能动,就要奋力向上跳。”第三只青蛙一直努力地跳着,一直也没有成功。但它并没有停止跳动,慢慢地,青蛙的后腿碰到了坚硬的东西,于是它奋力一跃,终于跳出了奶桶。原来,鲜奶在它的不停搅动下,变成了奶酪。第一只青蛙相信宿命,第二只青蛙毫无信念而言,第三只青蛙敢于挑战命运,永不放弃,主动出击,终于获得了成功。这个故事说明,一味被动无出路,主动一步天地宽。大家要善于在时间上争主动,在参谋上争主动,在“补位”上争主动,关键是把握好“三性”。
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2 g4 X8 B5 Z6 p一是把握规律性。 办公室工作是有一定规律的,常规性的工作也不少。比如,阶段性工作汇报、全年工作要点和总结、上级会议精神的学习贯彻、省委重要部署传达后要报情况、报信息,市委常委会研究的重要工作需要抓督查,等等,这些事都是可以事前预见的。对此,不要消极等待领导安排,而应主动着手,提前介入,早做准备。
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二是把握灵活性。 讲求灵活性应注意做到两点,一要善于抓主要矛盾。李瑞环同志讲,抓工作要善于分分类,排排队,分清主次轻重,不能不加选择,眉毛胡子一把抓,核桃板栗一齐数,其结果必然是螃蟹吃豆腐,吃得不多,抓得挺乱。同时追两只兔子的人,一只也不会逮到。巴莱多定律认为,在任何一组东西中,最重要的只占一小部分,约20%,其余80%都是从属的,因此又称为“二八定律”。我们在面对一大堆的工作时,运用好“二八定律”,抓住主要矛盾,工作就会做得更好。二要善于抓突破口。有个“猴子下棋”的故事:一只猴子得道成仙,很会下棋,没有人能赢得了它。国王于是下令,要天下的棋士都来与猴子下棋,赢了的奖赏,输了的杀头。结果第一批来的全输了,都被处死。又招来第二批人,很多人都认为必死无疑,但有一个人下棋时带了些桃子放在棋盘边,猴子看见桃子,馋涎欲滴,心不在焉,结果稀里糊涂就输了棋。这位下棋者能赢猴子,靠的不是棋力,关键是他抓住了猴子的弱点,找准了突破口。对领导临时交办的任务、处理应急事件和突发事件等非确定性的工作,重要的是有灵活应变能力,善于寻找并抓住工作的突破口、切入点,做到巧筹划、分清轻重缓急,巧运作、忙而不乱,巧用兵、调动各方面积极性。
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/ B( w4 ^8 m% Y8 U$ Y$ j# }- h/ F三是把握前瞻性。 给领导当参谋,必须要有超前意识,做到领导未谋有所谋,领导未闻有所知,领导未示有所行,把信息调研提供在市委研究之前,把工作预案拟定在市委决策之前,把督促检查做在决策落实之前。只有这样,才能参得上、参得准。在为领导决策当参谋上,要打消那种认为自己水平低、见识浅、参谋不上的顾虑,增强主动性。用崔书记的话说,再英明的将军也需要有个参谋长。我们能够当高参、出大主意当然最好,即使出不了大主意,能为领导提供有关的情况、数据、典型等等,都是决策所必需的。此外,从人生成长进步的角度讲,大家也应当增强主动性,要主动想事,主动谋事,主动干事。人生如同一张白纸,生活是最好的老师。虽然争取的不一定都能如愿,但不争取肯定一无所获;投入的不一定都能拥有,但不投入肯定没有回报;拼搏的不一定都能辉煌,但不拼搏肯定永远平庸,正像有句歌词唱的——“没有谁能够随随便便成功”。人来到这个世界上,如果能活到80 岁,满打满算也不到30000 天,再刨去少年、老年这一头一尾,中间能工作40 年,也就是14600 多天。一个人是活得充实还是空虚,是有价值还是没有价值,是有所作为还是碌碌无为,都在这14600 天里。俗话说,雁过留声,人过留名。我们还是要争取活得充实、活得有价值、活得有作为。怎么办?说一千道一万,两横一竖是关键,就是“干”。著名教育改革家魏书生谈到自己的成功秘诀时说:“要说有秘诀,就只有一个,那就是,多抢挑重担,少推卸责任,多干活,少闲着。”他解释说,这完全是出于“自私自利”的目的,想白捡一个锻炼提高自己能力的机会。有人说,能力强是工作多逼出来的,肩膀硬是担子重压出来的,这话很有道理。
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三、正确处理大与小的关系,胸怀大事,做好小事;小事大做,大事特做 ! I- p' p. k. n5 ~+ U8 ?
) n7 v. y7 t! z$ G [( ~* `古人曰,“天下难事必作于易,天下大事必作于细”,“九层之台,起于垒土;千里之行,始于足下。”说的都是一个道理,要做大事,必先做好小事,小事做不好,大事也肯定做不成。办公室工作既有涉及到宏观的大事,也有涉及到微观的小事,大事小事,都要事事关心。小事并不小,小事办不好,就要变大事。有一个“100-1=0”的公式,是说办100 件事,如果办砸了一件事,就等于前功尽弃。要把“100-1=0”作为办公室的工作标准,力求实现“三零”的标准:即办文零毛病,办到无可挑剔;办事零失误,办到恰到好处;办会零差错,办到规范有效。 , L1 z# k- G# R
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一是大事不含糊。 干大事首先要会干。要善于站在全局考虑问题,不是领导者,要有领导者的思维,不是指挥者,要有指挥者的谋略,不是决策者,要有决策者的魄力。对涉及全市的大事,对领导交办的要事,对向上汇报的急事,都要高度重视,认真对待,努力办好;其次要敢干。无胆无识,畏首畏尾,是干不成、也干不好大事的。
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& l2 q( H7 F/ X. N6 O二是小事不轻视。 请大家记住这句话:能做好简单的事就是不简单,能做好平凡的事就是不平凡。以十分的准备迎接三分的工作并非浪费,而以三分的准备面临十分的工作,却注定会带来不可逆转的失败。1930 年中原大战时,阎锡山联合冯玉祥打蒋介石,本来两军商定要到河南省北部的沁阳会合,但参谋一时笔误,把“沁阳”写成了“泌阳”,泌阳在河南省南部,就因为多划了一道撇,就差出了500 多里,最终导致联军打了败仗。西方也有一个谚语,说的是断了一个马蹄钉,绊倒了马,摔伤了将军,输掉了战争,最后亡了国家。所以说,细节决定成败。一个数字、一个符号、一个字词的差错,有可能影响到党委、政府意图的理解和贯彻,甚至会造成误导;关键的人名、地名、事实差错会扭曲真相,有时甚至会造成严重的工作失误或政治事故。因此,对小事一定不能马虎。要树立“办公室工作无小事”的观念,做到不让领导交办的事项在你手中拖延,不让正在处理的事情在你手中积压,不让各种差错在你这里发生,不让办公室的形象在你这里受到影响。特别是文秘工作,更要以“语不惊人誓不休”的精神,对文稿精推细敲,千锤百炼,要有思想、有观点、有事实、有新意,力求站在领导层面高度上“够”,符合领导决策思路上“清”,体现领导意图表达上“准”。切忌空洞无物,言之乏味,“既没有错处,也没有用处”,这种东西,不是高棋,不是臭棋,而是废棋。 , g- Z( \8 e$ ?' s* ^7 S4 X
4 f; q4 x- }4 N" w" o% f: P三是抓大不放小。 对大事做到举重若轻,对小事做到举轻若重;对自己熟悉的事,胆子要大,对自己不熟悉的事,胆子要小;重要的工作想好再做,一般性的工作做好再想;熟悉的工作精心做,陌生的工作虚心做;自己的工作主动做,别人的工作配合做。 6 {6 N* F5 f x6 {( _/ J! H) N( x
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四、正确处理上与下的关系,忠心为党,诚心为民,尽心服务
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/ V8 d% U# W$ t$ l从根本上讲,忠心为党与诚心为民在本质上是一致的,出发点和落脚点都是为人民服务。办公室的天职是搞好“三个服务”,即为领导服务,为基层服务,为群众服务,既有对上服务,也有对下服务,只有把对上服务与对下服务统一起来,才能使服务更到位、更有效。
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( a) @9 S: Q3 T4 F! R办公室的工作特点是“小车不倒只管推”,成绩是动态的,追求是无止境的,苦和累是绞在一起的,经不住苦和累,就难以胜任。也因为如此,办公室这个岗位造就了一批又一批人才。这种苦与累的磨练,是一笔宝贵的财富。抗战时期,彭德怀将军在八路军总部吃饭,发现自己的碗里比别人多了一点玉米糊糊,他便大怒:“这是让老子搞特殊犯错误!”用他自己的话说:“共产党只给了我一个特权,那就是吃苦。”彭大将军这一生,吃苦、吃亏、吃气都占了,但这并没有使他损失什么,反而使他更受人民的敬仰。我想,大家要把在办公室工作看作是为党和人民建功立业的一个机会、一份光荣,牢固树立以苦为乐、勇挑重担的意识。《红灯记》里17 岁的铁梅说,爹爹挑担有千斤重,自己也该挑八百斤。我们的身板比铁梅硬实多了,本领也都不弱,更要有一种“能担千斤重,不挑九百九”的精神,有一种“舍我其谁,用我必胜”的魄力,勇挑重担,敢打硬仗,在艰苦磨练中更快成长。 本文作者:刘玉堂 |