从三个方面入手，努力提高机关文字材料写作水平

从三个方面入手，努力提高机关文字材料写作水平

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2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布了《党政机关公文处理工作条例》并于2012年7月1日正式实施。撰写机关文字材料，是一项基础性工作，包含的内容很多。从实际组织一篇文稿的过程看，大致可以分为基础材料的收集和积累、文稿的谋篇布局和撰写以及文稿的修改和完善三个阶段。

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一、基础材料的收集和积累

收集和积累详实丰富的基础资料是写好文稿的第一步，积累信息资料要做到多听、多看、多问、多搜。

（一）多听。对我们从事机关工作的同志来讲，参加每一次会议、座谈、工作讨论都是学习的机会，要注意认真听每一位与会人员的发言，尽量做好详尽的笔记，平时及时整理翻看笔记，尽快熟悉和掌握工作，对写材料有很好的帮助。

（二）多看。一类是收集委里历年的工作总结，从一年年的总结中，了解全委业务工作的发展脉络。一类是同类题材的文章，注意收集别的单位的材料，看看外系统、外单位的材料是怎么写的，能开阔写材料的思路。

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（三）多问。对一些不熟悉的专业概念术语或业务工作，及时向周围的领导、同事求教，丰富自己的专业知识。

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（四）多搜。利用网络来搜集相关的背景资料，收集自己想了解的信息。如果接受撰写一篇以前从没写过的材料，手头没有参考材料，可以从网络上借鉴类似的题材，看看人家是怎么写的，但不能照搬照抄。

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二、文稿的谋篇布局和撰写

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（一）认真审题立意。写文章要先审题，重点做好“两审”。一是体裁。就是确定这篇材料是干什么用的，文字材料分很多类别，有一定的规律。比如年度开始，要写工作计划；部署工作，要写领导讲话；开展工作，要写实施方案；调查情况，要写调查报告；查办问题，要写检查结论；承办课题，要写研究论文；交流学习，要写经验材料；年度终了，要写工作总结。文章用途不同，写法会略有区别。如一般的工作总结，大体上由三部分组成：第一部分是对前期工作的总结，这部分要突出做法、经验和成绩，要有具体的数据；第二部分是工作中存在的问题或者困难；第三部分是下一步的工作打算，针对存在的问题提出针对性的解决措施。如果是领导讲话，先要了解是哪位领导用的，就是是谁来讲，领导的身份不同，决定了讲话材料的立场和角度也会有所不同，领导讲话一般要加上开场白和结束语，在语言上偏口语化。二是篇幅。如果是书面材料，在写之前要先问清领导有没有字数要求，要写多少字或几页；如果是领导讲话，先要了解领导发言的时间是多少分钟，把需要写的材料篇幅确定下来。因为同一个主题，文章写得可长可短，长有长的写法，短有短的写法。如果是篇幅较长的文章，一般就要分多级标题，然后把每一个标题的内容都讲透。如果要求篇幅较短，则最多列到二级标题，而且文字精炼。

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（二）精心设计提纲。一是划好层次段落。一般在撰写一篇材料之前，要先搭好框架，确定从哪几个方面着手来组织一篇材料。首先确定一级标题，然后再逐层确定二级标题、三级标题。二是认真拟定标题。确定标题时，一开始文字上可以比较粗略，只要把要写的大致内容表达出来即可。在同级标题之间，要注意相互之间在逻辑上是契合的，是在同一层面上的不同方面。待到文稿初步内容确定了，再从文字上进行提炼，一般争取做到同级标题的字数相同、结构相同。

（三）锤炼语言文字。一是准确。语言准确规范是最基础的要求，要用准确的语言把想要表达的意思表达清楚，避免概念上的混淆。二是精炼。我们经常会有这样的体会，文章写长的容易，写短的较难，就是因为简短的文章需要对语言文字进行高度的浓缩和精炼。而这个精炼的过程考验的是撰写者对文字材料核心内容的把握概括能力。文章要给人留下深刻的印象，就必须有鲜明深刻的观点，切忌泛泛而谈，但要把观点提炼得准确到位，就需要撰写者熟知业务工作内容，把对具体工作的感性认识概括成理性文字。比如，在写总结性的材料时，不光是简单就事论事、罗列工作任务，还要概括性地介绍工作思路、目的，用具体的措施做法来支撑内容。三是创新。评判一篇文章是否是好文章，创新性是重要的标准之一。语言文字上的创新，是比较高的要求，需要平时不断加强对各方面知识的学习、思考和积累。

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三、文稿的修改和完善

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(一)文稿修改的基本原则

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1.先统揽全局，后斟词酌句。修改文章要统观全局，从全篇着眼，从大处着手。开始修改时，不要急于逐字逐句去斟酌，而应该从大的方面，如领导意图、主题思想、内容结构、上级指示等方面去考虑，看是否符合上级领导意图，主题是否突出，观点是否正确，依据是否充分，结构是否严谨，措施是否可行等。然后再考虑局部问题，如用字、用词、用语是否简明、准确，语言是否流畅，标点符号是否规范，结构层次序数、数字书写是否符合要求，以及遣词造句、文字润色等。 

2.增删改调，各得其所。增就是增补，把缺少的，不足的进行补充增加，凡是观点不明确，材料不具体，以及遗漏的字、词、句、段都补充、增加进去。删就是把繁杂多余的抹去、删掉，凡是与表达观点无关的材料，无关的字、词、句、段都要毫不吝惜地删去。改就是把错的、不正确、不准确的改对、改准，凡是内容不正确，材料不准确，格式不恰当，安排不合适，以及错别字，不通、不好的句子，误用的标点符号，都要把它改对、改正、改好。调就是把次序、位置不当的加以调动、整理，凡是语句次序不当，段落层次安排不合适的，都要进行调整，做到各有其位，各得其所。 

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3.逐级把关，各负其责。公文修改不同于一般文章修改，在写作过程中有法定的程序，有法定的核稿、审定的负责人。通常情况下，要经过四个环节:一是起草者自己修改;二是本业务部门领导修改;三是办公室或文秘部门修改;四是领导修改。这四个环节都有修改把关的义务和责任，需要按各自的职责和能力认真修改。防止两个倾向:一是认为反正有上级把关，在自己这一层次草率马虎，过手了事。二是不顾上下关系，不了解实际情况，自作主张，乱改一气。需要特别引起重视的是第一个倾向，大家都不认真，文稿一直送到最高层次，仍然是起草时初稿模样，给领导添了不少具体改稿的琐事。 

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真是不好意思，我是个新手，只能尽快吸收大家的宝贵经验!