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mso-font-kerning:0pt">2012 $ r; b+ ^+ ^& N- g+ X8 | H8 Cfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容& k- e9 j- {! I6 Y' Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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% u* o4 N- h4 {- P% t* [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。- c' ?! c6 S7 mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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% A) m \. S7 ~0 K/ a+ ^* r* }, k* P3 R3 N( z
mso-font-kerning:0pt">1. 1 V* m" X1 C8 `3 F6 I+ h4 X- s8 B: X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 * r7 V1 ]! Q+ g$ p, @* M- Z! ~
6 W& W: x6 V# N( O4 k, {3 z" m' n( f' j o( c% l# j- k/ L% amso-font-kerning:0pt">2. ; ^* ?8 E+ A: M0 p0 @% z4 W- _; ]6 n8 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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3 g+ d% O5 m$ S; g( B1 g) d; ?$ a9 X8 |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* D( I( a3 j8 F$ P; a7 E1 F
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) d( Q$ I$ k n, B8 F9 y- w& _/ ]0 \" s" Imso-font-kerning:0pt">1. 8 ~' ]. t7 i- q1 Z y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 ( W/ I3 C4 t% C. W& v
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, Z W/ ^, F: Z8 `& I* C( U6 }mso-font-kerning:0pt">2. : {! ]& l' ~" d4 R' v4 ^3 m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 : a; b N( [5 z9 C4 k" S& r8 f0 g* C
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mso-font-kerning:0pt">3. # I2 i; d$ f7 O3 H- v; \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 " K; e9 i, x5 D0 R
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
2 Z; K( q' c9 T# [color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。. ~1 M3 i& _( Y5 ^1 _4 |mso-font-kerning:0pt"> 9 u) E; V8 A d8 a* i& j6 H
: `- h* |! h& Y3 u6 Y h) G g$ `) g% x8 Umso-font-kerning:0pt">1. - r, x6 _7 f; l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 % n4 V/ l" q! s' x% ?
$ l3 h3 k+ `3 m& {' E4 C' G( S0 K. C8 [9 O7 o S
mso-font-kerning:0pt">2. : E. m6 ]+ `, z: u) A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ' M0 w# ]5 K q9 M
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& o& o/ X6 V: e' q7 l$ Qmso-font-kerning:0pt">3. + t0 m' s6 {& G6 D' N
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 * x: ~7 h5 y9 A3 j$ {8 A
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4 l& G9 \: z1 e: r$ e( _, N! p/ ?
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。3 h; V& Q( f. I4 y8 d5 @( F; P1 S) Q# Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( d) g+ A; I5 \" r, s+ H* D
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2 }' V0 ]4 D9 Qmso-font-kerning:0pt">1. ( u- \* {4 z' N6 h+ |8 c( b# o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. [% Y3 _! n' p, Q- x* a0 A+ g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ' i4 e$ @" h$ Y) E( X9 D1 J) x
a. l, m2 J! K' ] q; t$ K* |) {0 K2 O- I2 m3 b; S6 _mso-font-kerning:0pt">3. & i' p0 s( M& `) s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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# v# C/ Q; P& d, @0 }9 O; H" s5 Y3 }5 W+ `6 O5 \) R! G% S7 cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。' u8 V+ S d* N* P2 [; A9 C! i- Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % X0 Y8 t4 V4 w8 c# m: S3 d& k
* ^' p b; U: ?2 K. l' Z/ z9 j7 Y+ Smso-font-kerning:0pt"> 7 `+ L9 B! O1 O1 a$ r. w. v0 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 X5 _7 f$ y" `$ K r# z% V
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考( q% a7 p& b6 R0 {. X; x
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + V& |3 |0 [" w; \6 v4 ~" d$ [
. _ A! ^% e8 p+ Y3 f, p8 b+ ~: @) e& f& T! c! b% u6 V {
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:+ n" ~# P6 b9 ]
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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% `" S9 c: ?$ f2 j1 [, F1 L- H# i2 A3 pcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
" q4 \: j0 S, KAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 7 {$ n5 U0 p/ H/ J$ X* L
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