秘书学会副会长讲座：公文写作规范与技巧

% E- F9 V% M0 E' |. K非常高兴和我们河南秘书界的同行们认识，感谢我们会长的邀请，到郑州讲学我是第一次，我感到非常荣幸，我到这里有两个感受：一、就是达到之后有回家的感觉，因为我们郑国的首都就在这里；二、就是昨天一下来我就感到凉风袭袭，像是从大火炉一下就到了一个避暑胜地。我觉得东边那个新区也是很好，河南这几年发展挺快的，我之前来过，那时候印象最深的就是二七纪念塔，那里就是一个中心，现在变化也挺大的。

$ E) e1 z; @4 o5 d. N4 l; }, A根据协会给我的任务，我就准备把我的内容分为两讲，上午一个专题，下午一个专题。首先我给大家讲一个观点，公文，这个领域它是一门学问，而且是一门很深的学问。它深到什么程度呢？

1 d/ G* p  i7 y& c. V2 i昨天进入了十米高开的跳水决赛，跳水管理的最高度就是十米跳台，它下面有水，很深，然后我们的运动员在上面做了一个高难度的跳跃动作之后一下就扎入水中，跳下去的时候他的手没有触摸到池底，说明水很深，但当他转过身的时候，还是看到他触底了，也就是说这个水虽然很深，但是他还能探底，我对公文的体会是这样的，公文是一门学问而且深不可测。一个比十米跳台还高出十倍的地方，我脚下也有一滩水，那就是公文，自从三十多年前，我从一个文学青年干上了局长秘书的工作之后，我就开始接触公文，我从一个公文的实践工作者后来变成理论工作者。这三十多年过去了，我站在这个跳台上也做了一个虽然不很规范，但是非常认真的一个动作，然后我一个猛子扎下，我要十分遗憾的告诉大家，三十多年过去了，我到现在都没有探到公文的底，公文太深了。好多好多学者专家去研究，但是直到现在我们国家的公文理论还解决不了在工作实践当中的很多的具体问题。比如说很简单的一个问题，公文的正确使命，说起来是很简单的，在什么样的情况下该正确的选择哪一种公文去表达，比如说给上级行文，说起来简单，全国人民都知道，下级归上级有几个，不过有两个公文，一个叫请示一个叫报表，结果使用文总的时候就出事，该用请示的时候使用报告，该用报告的时候使用请示，或者在报告当中夹带请示，实在搞不清楚的时候，就写了请示、报告。全国使用这两个文总的正确的概率远远低于50%。这两个文总很难把它正确使用，就这么简单的事，当然还有更复杂的事，公文有一个非常奇怪的现象，一看就懂，一写就错，就没有在现在我们国家特点是进步21世纪之后，就没有几个人看不懂公文的，你说现在人谁看不懂公文，他要和你急，他觉得你说他看不懂公文，是对他的人格的一种污蔑。公文就是不好写，写作难度很大，它要求每句话，每个词，每个标点符号都不要出错，一出错就是大事，那不得了呀，好多人的利益就要受到影响，道理就很简单。我们国家在这个领域研究当中最早启动的就是30年左右，改革开放之后的事，研究了这么多年，但是这个问题还是解决不了，所以说，我讲话之前谈点体会，1，它是一门学问，很深的学问，我们今天不可能去探讨很多很深的理论，但是我们选一些最重要的和大家工作实际联系很紧密的，容易出错的事，我们探讨这些东西，这样就可以达到学以致用。
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  q# I4 p, M+ i5 H因此第一个就讲我国现代公文规范

为什么要学公文写作的知识？不学行不行？
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: c, W  v# e; m6 S, J1、公文对我国经济建设和社会发展均有巨大的影响和作用。把要我学变成我要学，公文的东西很枯燥很死板，但是它并不好掌握。今天老师就作为一个引子把它引出来，今后还得靠大家自己去钻去学，所以说讲一点学习公文写作的意义，第一公文对我们的经济建设和社会发展具有巨大的影响和作用。这一点谁都不可否认，由于它对我们国家的经济和社会的发展联系太紧密，所以说我们必须重视它的学习和掌握，为什么呢？因为公文是党的路线、方针、政策的主要载体和主要的表达形式。同时，它又是行政法令法规规章的重要载体，这两个就给公文定位了，党的路线、方针、政策的主要表达形式和重要的载体，老人家曾经给我们说了，路线是个纲，老百姓说路线对了头，一步一层楼，这个路线、方针、政策重要的不得了，政策和策略是党的生命，各级领导同志万万不可粗心大意，老人家把路线、方针、政策比作党的生命，还有什么比党的生命更重要的东西呢？所以说路线、方针、政策这些东西非常重要。

; Q3 p) M$ R4 S" W$ Q农民怎么会富呢，同样还是这些人，同样一下数字就提高了吗？他聪明他能干他勤劳吗？不是，农民会给你一个正确的答案，你只要去采访这些富裕起来的农民，他们就说党的政策好，实际少政策好就是公文写的好，政策就让他们富了，道理就这么简单，公文让他们致富。所以说我这个老师就强调公文的重要性，公文尤其重要，我们就要学习它，而且我们都是一辈子从事这个工作的人，我们不掌握这个方面的知识，我们的国家怎么搞。当然有些人也不同意我的这个说法。第一个文件一出台之后，你看我们的东部沿海地区，那不得了呀，特别是沿海地区以深圳为代表，深圳是一个什么东西，我告诉大家过去是在地图上找不到的地方。一个小渔村，公文说要它率先发展，你看深圳立即给世界创造一个东方神话，深圳前进的步伐谁能够挡住呀？第二个圈，是党中央国务院启动的长江流域经济发展，所以说那个浦东它像吃了兴奋剂一样，它又创造了一个比深圳还深圳的奇迹出来。当然第三个圈画在我们那个地方，就是党中央国务院启动的西部大开发战略，我告诉大家，我这个老重庆，每一天都能够感受到我们这个共和国最年轻直辖市前进的步伐。
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) [0 m7 r5 C3 u2 V4 j5 q( I2、公文是一个单位理论水平政策水平的一个体现。这样是我们从事这样一个工作每一个人的最基本的责任和义务，公文是一个单位，理论水平政策水平的一个体现，党和国家地区行业，然后落实到每个单位，它是一个单位理论水平政策水平的集中体现，关系到这个单位的威望和形象。一个单位，一个地方一个行业一个地区，它的领导班子，领导集团的理论水平和政策水平有多高，公文就是一个检验的重要标志，你的公文水平高低，老百姓就知道领导班子水平有多高。它是一个重要的尺度。

/ z, S$ t6 {; M- X. S: l3、学习和研究公文写作能有效地提高领导科学化和管理现代化的水平，提高工作质量和效率。因为公文是一种管理工具，从事任何一项管理工作，都离不开公文，它是一种非常重要的管理工具，对于国家来讲，它就是一种管理机器，对于我们各行各业来讲，它就是重要的管理工具，这一点我也不想展开讲，我随便给大家举个例子，重视公文工作不仅仅是我们的党中央国务院，实际上历届开明的统治者都很重视公文，秦始皇就很重视公文，我在研究公文史的时候我就发现，秦始皇要管理这个国家想了很多很多办法，其中他就重视公文工作，那时候历史和公文很乱，几千年来就是上奏章上奏折，这就是秦始皇定的。后来奏着奏着就不奏了，为什么呢？那又是一个伟人，孙中山把所有的封建公文都废除，都是伟人非常重视公文，所以说它是一个管理工具，说大一点，他就是一个统治机器，你这个管理者，我们做好各种管理你都离不开他，我顺便还给大家说一下，秦始皇规定的很多，很细，我们现在公文有一项，就是他规定下来的，给下级的就算了，但是给上级的一定要写个抬头，很多地方写的公文都没有抬头，他说你不尊重我呀，一定要给我写个抬头。后来就一直沿用下来了，包括我们现在写家书，谁不写个抬头？秦始皇管公文管的很好，印鉴，我们现在叫盖章，他害怕有人冒充圣旨，秦始皇不是自己去写，都是别人去写，人家给他写好了，写好了发下去乱传，他发现这有个问题，乱传圣旨，正宗的人家要看到有这个东西，看到这个东西才知道是我的，我皇帝用的叫玺，那么将帅也要盖，将帅的就叫印，那其他的一些基层、老百姓用这个东西那就盖章。这就形成了一个规矩，所以说这种管理工具对于任何一个统治者管理者来讲都是非常重要的，你说哪一个单位要把哪一个单位管好，就靠发文件，比如说哪个单位组织纪律不强，迟到早退的多，很快这个单位就会发文件，一发文件就把这个管好了。所以大家要理解，它是一个管理工具，而且我们现在好多人还不知道公文，以为公文就是一种文章，而且是一种很简单的文章，殊不知，它还是一个重要的管理工具。就是管理用来治理国家的关键的工具。
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4、是否具有公文写作的知识，是衡量每一个管理人员称职与否的重要标准尺度。对于我们每一个来讲，是否具有公文写作的知识是衡量每一个管理人员称职与否的重要标准尺度，不管从事什么管理，只要是搞管理工作的都要学。当然，对于我们秘书部门的同志来讲，那更是我们的看家本领，这就是你们这一类人才的核心竞争，你这一类人才和其他人才相区别的主要就是你的公文写的好，应用文写的好，这样你才能够成为管理人才。否则，国家是不会认你是管理人才的，说到这，我顺便就说一下，你看我们国家考公务员，你要想当公务员，你说我是大学生，我的研究生，国家不看你这些东西，我招的对象起码就是本科生研究生，但是你能不能当公务员，就另外考你，实际就是考你应用文写作。它不会认为你小说写了很多就是管理人才。特别是招考公务员的时候，我们国家实行公务员制度是从90年代开始的，那时候我们所有在职的党政机关干部都要考试，其中就是应用文写作，其他的它不认。推荐多到 老秘网 交流学习。当然这个还不是我们自己的发明，是我们老祖宗的发明，在河南就发生过很有趣的事情，北宋的时候，位于四川的荒村的一个土秀才带了两个儿子到我们河南参加进京考试，那时候的京都在我们河南，他想当官，就是相当于我们现在的考公务员，你要考公务员就要考其中最重要的一门就是应用文写作，结果，这个父亲就带着两个儿子，从四川出发，然后经过三峡，往北上。那一年带去两个儿子，一点都不被看好的，就是乡下的老土，结果两个儿子双双考中进士，这两个人一个是苏轼，一个就是苏哲，老二没有考，如果考也能考出来。当时的考官就是欧阳修，特别是看了苏轼写的应用文是拍案叫绝啊。你要想当管理者，你就一定要学好公文，苏轼也是考这个东西考上去的。

+ Q. }( i0 }0 V  r. V+ A, d2 Y8 S二、介绍公文知识的主要依据
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! q0 M* F6 L# z% v% q1 C1.1996年5月3日，中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》。这是我们党的组织系统的公文工作的最高法规系统文件。我们把这个文件暂时叫做条例。党的文件该怎么制作这就是最高法规系统文件，公文是一个非常完整的体系，不能乱讲乱说乱用的。我把依据给大家。

' [% r0 v" u* l/ M5 @: ^6 d' {1 G2.2000年8月24日，由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》简称办法。执行日期是2011年1月1日，这是我们国家行政法规的最高执行文件。它都是由党和国家的最高权利机关发布的。
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' h8 ]' @4 ?% F# n% `3.1999年12月27日由国家技术监督局制发的《国家行政机关公文格式》。也可以简称它叫国标，第一个关于公文格式方面的国家标准。
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两个法规性文件，一个国家级标准。我们分别把它简称叫条例、办法、国标。

进入今天的主题内容：我国现代公文规范的主要内容。

一、公文文种规范。

公文它很讲究规范，但是我们国家公文规范到底有哪些具体的东西？主要有六大规范。
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# ~+ C. J3 a' L$ f9 t如果我们从事公文工作连这些最具备的公文东西都没掌握的话，那么就会让人贻笑大方，而且严重的就会在工作当中出问题了，我们要给大家介绍一下文种规范，它是公文写作的第一步，首先要知道用什么样的公文文种去表达这样一个内容，公文文种规范我现在还没有介绍，我看大家对这个东西有没有概念。我中间要互动一下，这样我才好了解你们所掌握的程度。我举例子，大家来思考：
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  \% _. k6 r0 D/ c我们国家有多少个党的公文文种？14个。

那么在现行体制下，我们国家有多少行政公文？13个。

党政公文加起来，法定公文或者是党政公文一共有多少个？58种。
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胡锦涛既是总书记又是国家主席，但是他要在签署命令的时候，他只能够以什么名义来签发这个公文，绝不能使用共产党总书记的名义。因为性质不同，职能不同，而行政为什么可以使用命令呢，它是一个专政机器，什么是国家，国家就是针对法庭，所以它就可以使用命令。
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" C0 |- _- @/ i5 {( l" D1.公文文种的类别规范

客观事物你怎么去看它，你选择的角度不同，你的标准不同，那么我们看任何一个客观事物，你的标准不同，角度不同，最后结果就完全不同。我们就从不同的角度去看就可以看出有很多种类别。介绍三种角度，通用公文和专用公文之分，我们国家的公文体系还是挺复杂的，通用；专用。我们有一个观念就行了。当然还有别的，比如说司法公文，外交公文，它是一些具有特殊职能的机关和行业使用的。也是代表国家的，包括外交司法军事等等。你像外交，国与国之间打交道，它使用的一些公文，我们一般的单位就不使用，它也是代表国家，有法定的权威性。

按党政系统分：（重要）分为两条线，党的公文，行政公文。

行政公文13种：令议决意加二告，两通报请批函要。（命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议、纪要）
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/ f8 J- v1 l$ ?5 p1 H9 S党的公文14个：两决指意通二报，报请批条归函要（决议、决定、指示、意见、通知、公报、通报、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要）
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党政公文完全相同的有九种，不相同的行政公文有4种，分别是命令，议案，公告，通告。党的公文有五种是独有的，分别是，决议，指示，公报，条例，规定。

) i. w' h8 _) \. N5 u& s, q按行文关系来分：

上行文：报告和请示
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) @5 l9 D4 O: r平行文：函，议案和部分通知
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意见：上中下均可行文
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7 r) ^  M+ T' G1 p其他都是下行文。
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2.公文文种的选用规范
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6 y9 `3 l, _" i! z; y公告和通告。正确选用文种，很多单位由于不知道公文的专业化分工，因此常常在这个环节出问题。实践工作当中最容易混淆的：1.行政公文，公告和通告。公告和通告是在长期的公文实践当中用的相当混乱的一种。假设，09年是我们国家60周年纪念日，河南省人们政府在特定的地方举行一次晚会，在放烟火的那天晚上要对局部的地区要实行封闭式管理。郑州市公安局要发一个文件，你们觉得应该使用哪一个公文是正确的？通告。为什么只能使用通，而不能使用公，道理很简单，国务院是这样规定的，公告是用于向国内外宣布重要事项和法定事项。国务院规定的情况看，公告是一个高级别，十分重要，十分慎重，十分严肃的，国务院一年一般只使用几次公告。通告适用于公布社会各有关方面应该周知的事物。

请示与报告

用的比公告和通告还要混乱的一种。一般基层是不能使命令的。国务院规定是县级以上人民政府使用，事业单位、企业没有权利使用这个命令。请示适用于向上级机关请求指示、批准（政策性请示、基层遇到了问题需要得到上级的批准和认同的）。而有一类的是指示性的请示，有一类是批准性的请示。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
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在实践上，请示必须在事前，报告则在事后。这一条是非常明确的。换一句话说，请示的事项绝不能先斩后奏，而报告千万不要超前。一定要在发生，哪怕是过程中都行。在时间上是非常明确的。在内容上，请示只能一文一示；而报告既可以一文一示，也可以一文数示；综合性的报告，一连串的报告不能搞一文一示。请示要上级答复，上级有责任和义务给下级答复，而报告则不需要，文总没搞对，所有的后果都是你自己承担。在公文处理当中，请示叫办件，报告叫阅件。
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! |& [( e! H5 O请示与函
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  z9 z8 `; x- b  A1 L行文方向不同，是对象的。函适用于不相隶属机关上下工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事件。
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二、公文格式规范
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1.公文格式的类别规范：
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+ p8 D! L4 t- F( q3 e2 G+ t: S) Q. f党的公文格式有17项；行政公文格式16项。

秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

2.公文格式的制作规范
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  y8 h4 W/ C3 i& ~. x3.公文格式的方位规范
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三、公文行文规范

% M  q6 K3 n4 L  b( l* ^' w有职能部门、联合行文、协商一致、向上请示等9大规则。联合行为有很多规定，最重要的是同级党政军、机关各部门都可以联合行文。上级党政部门可以和下级党政机关联合行文。
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四、公文处理规范
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有收文、办文、制文、发文等规范。

$ L+ D. `* v! _' {3 {五、公文写作规范
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有表达、语言、语法、结构等规范
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六、公文其它规范

有用纸、引文、结构层次序数、数字使用等规范。因为上体的格式当中，上面有一个空白的，有将近三分之一的地方是空的，第一页的，那么这个地方就是领导对这份公文的内容作出批示，讲出他的处理意见的一个地方，那么这个地方领导同志温家宝批示了，比如说，请国家什么什么国务院什么部立即组织人力到重灾区什么什么，它这是领导同志对这个事情处理的看法，那么这个东西不是一个文件，所以说我们一般就把这个叫做批示，它带着领导的决策，这个是做个说明，它不是公文，是领导同志在处理办理公文时的一个行为，一个环节，它是表达领导同志对这份公文处理的办法和意见。另外一个就是一个数字使用，我们也是公文里面有很多问题，请示弄成报告，又是该写函又搞成报告了，这种问题很多，因为就是在数字使用上，国务院是这样规定的，它是公文中的数字，除成文日期部分可在词，词组成文日期是公文格式当中一个指定性的格式项目，无论如何要改，任何一个文件都要使用这个，我现在就有一个问题，公文当中的成文日期这个格式如果是党的公文你们应该用什么符号书写日期？如果是行政公文，你们一般用什么符号书写日期，第三，如果是以会议讨论通过的公文，它的成文日期应该签署在公文结束之后呢，正文结束之后还是正文开始之前，而且用什么符号书写。那么我们现在就可以回答，第一个如果是党的公文，它的成文日期里面一般用什么符号书写？阿拉伯数字书写。行政公文用什么符号书写日期？小写汉字，大写是财务报帐用的。比如说决议，党委作出一个重大决策，形成一个文件叫决议，这个决议也要有成文日期，它的成文日期应该标注在什么地方？如果是以会议讨论通过的文件，成文日期应该标注在公文内容之前还是公文内容之后，用什么符号？大家思考过没有？首先该用阿拉伯数字书写，成文日期应该标注在公文开始之前。公文写作真是很麻烦的，问题很多，那么其他的我就不想再说了，惯用语缩略语当中为什么国务院规定为什么一定要使用汉字呢？你比如说星期三，它这个三字在这个词当中作为一个词素的一个数字，那么星期三你又不能够用阿拉伯数字，包括我们的一些习惯用语，你比如说假设我们今天出去，一下发生了一个车祸，我们的同志就亲眼目睹的这个发生的情况，当别人来了解情况的时候，我们这个同志就一五一十的讲述了这个车祸发生的情况，你看我这就用了一个词，一五一十，请大家注意，这个一五一十一定只能用汉字，千万不要写成1510，七上八下呀，五光十色，它这些就是一个惯用语，另外一个是缩略语。缩略语在写作当中经常遇到，这是一个专业术语，缩略语的使用非常讲究，它有两个使用的原则，第一个使用原则，我们在公文当中经常使用缩略语，不用缩略语的话，有时候公文就非常之啰唆，重复，但是使用缩略语一定要掌握它的使用原则，我举个例子，你比如说公文当中经常要用到这一类的缩略语，什么“三个代表”重要思想，你看这个就使用了一个缩略语；要献身四化，建设四化，“四化”又是一个缩略语，公文当中又要精简常常要使用缩略语，凡是约定速成的语言，就在写作当中直接使用，请大家注意。你比如说我们要励志建设四化，这个四化你不要用全的，你就直接用缩略语，这样就非常简便，而且它不产生歧义，为什么呢？四化谁都知道它是什么意思。当然我们谈到干部队伍建设，我们说要加强干部队伍的四化建设，这又一个四化，那么这个四化怎么办呢？还是使用的缩略语，因为这个四化也是老百姓约定速成的，你说干部队伍建设的时候，他马上就知道它不是工业化农业化，所以凡是老百姓没有约定速成的，那就千万不要使用，你使用一次就出一次错误，像“三个代表”刚出来的时候，老百姓哪里知道什么是“三个代表”，他肯定会以为是什么电表水表，他就乱想。包括胡锦涛的“八荣八耻”，你不用缩略语好烦啊，你把它背下来，每次写文件的时候都写一遍，你这个文件当中如果出现20次，你都写全，那你得写好多呀，所以这种就叫做缩略语的使用，如果这个缩略语搞的不好，就会闹好多好多的笑话，因此我就讲到包括数字使用的时候，凡是约定速成的只能使用，凡是没有约定速成的，这个就要注意了，先全后简，第一次在公文中使用的时候一定要写全，包括胡锦涛的“八荣八耻”，以什么什么为荣，以什么什么为耻，然后在后面打个括弧，以后就把它简称为什么，说明一下，以后就不用再写全了，简称就可以了。今天上午讲的东西，很多同志的思想很活跃，就提到这些问题，就再讲了一下。下面我们就进入下午这个专题，很重要的一个专题。最后到底怎么写？你说公文写作很困难，说起来有些同志觉得很简单，但是实际上，绝大多数从事这项工作的都觉得公文写作是非常沉重的一个负担。它不仅仅是一个写作水平问题，更是一种历史责任问题，所以我们说公文不好写，就不好写在这，按照我们这个行当的话来说，公文的写作真是笔下有财富万千，笔下有人命关天，笔下有兴衰成亡，笔下有风云变幻，起草公文和一般的文章不同，其他的那些文章说实在的，如果从我这里来讲，我觉得凡是只要除公文以外的，其他的文章都好写，都容易写。但是公文就不好写，它是因为各种各样的原因促成的，特别是这几年我们高校的大学生，研究生进入各种机关呢，企事业单位的越来越多，今天我们中午吃饭的时候就碰见一个同志，郑州大学研究生毕业，也在我们的工作岗位上，但是很多物色秘书的时候都选择选文学的，新闻学或者是其他的，觉得这个是笔杆子，结果这批同学走上工作岗位之后，恰好他们的软肋就在这个地方，平常写其它的文章都写的非常顺，如行云流水，结果一写公文，自己感到非常吃力，而用人单位它又觉得好像把人物色错了，怎么连个通知都写不像呀，它就会出现一个怪现象，非常奇怪的现象，好像考核的时候写作能力很强，但是用起来的时候恰好就是在公文写作方面非常弱智，老是写不下，这里面就有问题。我曾经在一些论文当中专门探讨这个问题，主要是我们的教学和实际工作脱节所造成的，高校学校培养出来的学生，主要就是教大家写文学作品的写作呀，行文作品的写作，而实际当中，工作当中的公文写作，这个环节恰好非常的薄弱，特别是应用文写作方面非常薄弱，这几年已经逐渐得到重视了。下面我先把这个文学写作和公文写作到底有哪些区别？实际上区别很大，很多都是认为招聘的时候都是写作老手，你看他们又是博士生，硕士生，而且又是正牌的学中文专业的，但是他怎么会起草公文不行呢？你看他起草文章的时候，你看他在报纸上报刊上发表好多东西，结果一用反而本人觉得力不从心，下面就把公文写作和文学写作的主要区别给大家从理论上先给大家解决。它主要有几大区别：
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% e8 q- T0 x: H: x3 V5 P第一个从思维方式上。思维方式上来讲，文学是形象思维，这是非常明显的一个区别，而公文写作是抽象思维，完全不同的两种思维方式，文学它要塑造血肉丰满的艺术形象，而公文呢，它主要是考虑方针政策的科学性连续性和系统性。所以说实际上公文写作更和我们的学理科的思维方式相同，那学理工科的一般它就进行抽象思维，而文学一定要形象思维。这是第一个最重要的区别。
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1月11日至13日，中共河南省委河南省人民政府联合在某某某宾馆召开了全省经济工作会议，会议传达了中央经济工作会议精神，认真回顾和总结了2001年全省经济工作的情况，分析了在国际金融风暴背景下，我省经济工作面临着形式和任务并全面部署了2011年全省经济工作。出席会议的有：各市地大型企业，大专院校的党政主要负责人，省级机关各部门的主要负责人，会议由省委副书记，省长某某某主持，省委书记某某某在会议上做了重要讲话。我是没有资格参加这个会议的，我是虚拟的，我不知道大家听了这个会议纪要的抬头以后有什么感觉？都交代清楚了，内容肯定是这些内容，我虽然没有资格去参加这个高层次的会议，但是我可以写，因为我掌握了它的写作规律了，如果大家都不表态的话，我就自己忍不住要说一句了：其实写的有点好。他们必须这样写，他们如果不这样写的话，他们的会议纪要就没有办法写了，道理很简单，因为他的写作规律上就是这样的。所以说会议纪要的开头我们就用这样一个方法来模拟一下，你看这个语言非常之简洁，而且所有要素交代的很清楚，几乎没有多余的语言，该说的都说了，不该说的一句也没写进去，这就是公文语言的规律。

（二）公文主体（内容事项部分）及六种常用方式：

1、条款式2、文章式3、篇段合一式4、领起用语式5、小标题式6、章段条链式。所有的公文主题展开，它都逃不开这六种形式，其中条款式是使用频率最高，使用范围最广的一种主体方式，好多好多公文都采用这种形式。条款式，文章式，篇段合一式，领起用语式，小标题式，章段条链式，这个我就没有时间再给大家展开地讲了，条款式太多，我们随便举个例子，去年天津搞的那个烟火晚会，我们搞烟火晚会的时候，公安局发文件的时候也使用条款式，第一条，什么时间到什么时间必须要使用管制的范围，第二管制的范围是什么，第三行为，单位或者要注意些什么，反正就是这些一条二条三条四条，讲完了，这个就写好了。文章式请大家注意它最大的特点就是从出现一个结构层次，完全就像我们一般的文章一样，有些公告就是这样子的，包括有些报告。比如说高速公路上发生一个车祸，先是怎么的后来又怎么的，最后又怎么处理的，有哪些问题和教训？它就分析几个自然段落。然后篇段合一式最适合那些内容单一，主题集中，请大家注意它最大的特点，它是把开头和主题连为一体，合二为一，所以它就叫篇段合一式，你比如说有些请示，因为国务院要求请示只能够一文一示，你不能够把不必要的东西写到里面去，请示它常常开头写的还比较丰富，但是它真正写到主题内容的时候只有一句话，我们乡里面自然灾害泥石流，死了几个人，然后我主要要什么，主要要上级拨一份专用的救灾款，你比如说30万50万，你的主题内容只有这个要求，你就最好不要让他如下，现将有关救灾的事项请示如下：第一恳请上级给我们拨50万救灾款，那你第二怎么写？你没有第二了吗？那恳请上级一次性拨付，不要分期拨付，那你第三又怎么写呢？请上级快点拨付。那这种包括一些函，一些通告它什么时候要停水，什么时候又要供水，内容太单一，你就赶紧把抬头和主题全部都连在一起就完了，这个就叫篇段合一式。然后领起用语式主要用于五种公文，会议纪要，公报，决定，决议，主要是这四种，然后小标题我也不讲了，党中央、国务院的重大决策的纲领性文件全部采用小标题式，构件社会主义和谐社会，关于加强党的执政能力建设的决定，还有就是构建社会主义市场经济若干重大问题的决定，它那个内容太丰富，它就是一个部分都搞一个小标题，最后一般是加强党对这个问题的指导，你们自己去看，这种就叫小标题式。然后章段条链式我也不想具体去讲，请大家注意，凡是法规性文件，一般采取章段条链式，内容太多，它就把它分成若干章，第一章，我顺便说了，你们看条例，第一章总则，第二章公文种类，第三章公文格式，第四章公文办理，第五章什么什么，第六章，每一章都把内容给割断了，但是你仔细一看，下面的条是连在一块儿的，第一章写了八条，第一章又从第一条开始了，它不是这样，它从第九条开始，依次写下去，十章写了五十多条，这种法规性文件一般就使用这种章段条链式。
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（三）公文结尾及两种主要方式
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1.使用公文结尾专用语
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6 i# h2 R  F/ p4 v所有的公文起草当中，绝大多数采用这种结尾方式。根据我们用的文总和需要，比如说找一个强调性的结束用语在那或者搞一个指示性的或者搞一个祈求性的，文总不同，我们就使用它的专用语。我要提醒大家，公文的结尾用语当中的三类用语，前两种可以省略，就是表强调和指示的结尾用语可以省略，一旦省略了之后这份公文就没有结尾，这是正常的，但是表祈请式结束语一定要使用，你这请示的写完了，你不希望上级给你答复或者批准呀？你提了建议你不希望政府采纳呀？所以这种祈请式的结束语无论如何要写上，
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  P/ N/ T: O  \& z3 `4 `+ i2.交代有关未尽事宜
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& j' \( {3 C% X) P. c第二，交代有关未定事宜，有关未定事宜这就是根据各种文件不同的，一般来使用一两句话的形式形成一个小小的自然段来结束原文，比如说我们经常要出台一个新的文件，它通常就要在后面写一个小小的自然段，各单位、各地区接到本文件之后，凡是过去有关规定与本文件规定相抵触的，一律以本文件规定为准，这句话你必须写上，你既然要出台新的，你一定要将过去的文件结束，否则你就要麻烦，如果在执行过程当中出现分歧或者发生歧义，它就要授权，你比如说调工资的，解释权归人力资源部，这句话就一定要写上，这样公文就结束了。
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/ L3 F6 p% C  i2 T( e既然公文都讲结束了，那老师也可以下班了，我已经又严重超时了，对不起。
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谢谢大家！
6 i( f2 g5 X' `4 e; g2 v主讲：郑敬东 重庆市秘书学会副会长、重庆工商大学教授 老秘网整理

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