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来文通知或领导安排0 c1 E; Z0 g# A* M3 V9 O' Q9 d
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
- r. `6 ~1 Z8 t4 y/ `% C: L- \ 确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
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$ _1 b3 @- `9 H; ?* h& ~制定接待初步方案
; h& E8 L4 V/ ]1 t0 q- ? 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
- C% E8 ^. |& ~7 \2 ` 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
. n4 x, R, z& z3 Z Q: I5 ` 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
4 f& R( N2 y$ m. b; U) t/ T 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); % q& L) ?! V3 }# |0 f
四是对方人员名单;
2 c$ H. g8 u- y* { 五是我方陪同人员名单; 1 }& k# n. N; n) d! r2 D
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
# M" o0 p) D0 L( W9 g+ p 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 0 x# V% Z' ~- B
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与对方进行沟通,修改、确定接待方案- J6 c4 j* c8 y6 T- ]8 F& m
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
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迎接、引导(或接机接站)
" ~- ?5 v' v' ?6 R; m$ ]: v* f! H 向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。 $ W v- j' N# t z
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按路线参观- k, S7 G1 [% W4 B$ L) J' g8 Y
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 4 f& e) z3 O ]! ^
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召开会议4 R, [ b, M& ]! B' j
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 % |% b4 V5 x5 ]( k0 [, o$ l
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0 Z: ]& z' u, M7 A. P用餐. a+ j/ ~$ B9 B% m( P
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 2 J8 v" v/ e5 L# s
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
1 u2 | ?% F6 G 二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
. \( l; L% X$ x/ j( K 三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
; Q' ]2 B$ N; u2 S$ ~ 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); # u& {& g5 j% K- f1 o4 f
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。 7 @( X d1 B4 g) @% t: E( [( v
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住宿6 ~6 } [1 Y S
若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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送机送站
: T2 n0 E- E9 a6 Q9 _6 P 若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 & a" V1 N) L% h0 _% j# X3 K' r
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! p+ \9 I- N% c) q/ ?+ H' m与对方联系人联系,听取意见建议
H/ Q% A, L8 e 及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。
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召开总结会,分析、改进) ]' U) k* Y: z& R
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 3 ]7 M! W+ K. ?0 q! q$ J- Q; g6 m8 w
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