【分享】《从零开始学公文写作》电子版

超越智燕 · 发表于 2015-12-1 11:06:06

做能写的公务员
   了解公文的基础知识，并不意味你就是单位里那个“能写”的人。事实上，凡是经历过数年之后的公务人员，都有可能发现一个普遍的事实——虽然自己当年在学校里曾经笔走龙蛇，有过发表文字的经历。但在公务工作中，自己却泯然众人，无法写出让他人称赞的文字。其中原因究竟何在？或许，先让自己先“能写”，才是更为现实的起点。
写公文，不是“玩”文字
   随着互联网时代的到来，今天的知识群体尤其是青年公务员，其文字表达能力较之以往有显著的提高。许多年轻人在自己的微信朋友圈、QQ空间或者微博中留下的文字，或叙述精彩，或抒情充沛，显示出了他们把玩文字能力的水平。但让他们坐到电脑前正正经经地写上一篇工作总结或者单位通知时，却有可能眉头紧锁不知从何处下笔。这种情况之所以并非偶然，除了其受到的专业训练欠缺之外，对“玩文字”和“写公文”两者无法准确区分，也是重要的原因。
公文不是文学
   新任职的公务员小吕，工作表现积极、热情高涨，但偏偏对公文写作感到头疼不已。每次领导要求他写一篇公文，他都觉得既是个苦差事也是个难差事。之所以说苦，是苦于自己不能随心所欲地表现，而难，则是感觉不懂怎样在公文的规则框架下写文字。
   小吕当年在学校也是文学社的成员，经常写一些抒情散文或者小剧场剧本，受到过不少好评，甚至还有自己的“粉丝”。网络上，他也写过穿越小说连载，被不少网友收藏追捧。于是，写起公文来，他也常常不由自主地将创作经历中的习惯表现出来。写一篇总结，他的开头是“微风送暖，大地回春，我单位送走了过去的一年，工作成绩等待着总结。”写一篇通知，他的结尾则是“将这样的工作做好，才能不辜负党和人民对我们的期望！”……
显然，小吕还没有熟悉自己在公文面前的角色，他依然或多或少地将自己看做“玩文字”文学青年，而不是使用公文在进行工作。
   类似的案例并不鲜见，这说明，能不能写好公文，并不完全取决于一个人的文字能力任何写作，都有着不同的目的。文学写作，其最高目的在审美和艺术性，而普通目的很有可能只是限于自我表现或者娱乐。例如，越来越流行与网络、影视和生活中的“段子”文化，就是典型的例子——这些段子可能并不具备多少审美情绪和艺术性，甚至大打擦边球，但却能够得到许多人的喜爱和认同，而写作者也被推崇为“段子手”。
虽然“段子”文化的存在有其合理性，是社会群体或个人的心理补偿或宣泄。但问题是，如果用相同的态度去看待任何写作，就难免会陷入到“为玩而写”的泥潭中。
   避免落入这样的泥潭，公务员应该从正确看待公文的表现形式做起。要知道，文学的写作讲究个性，写作者可以调动自己的想象能力，打破束缚并追求新的境界。因此，在文学的形式上不会有什么规定，而是可以随意创新。但公文的表现形式是约定俗成的，每一个文种都有约定俗成的格式与要求，而即使是讲话稿这样的常用公文，实际上也有其稳定的表达逻辑。想要写好公文，就必须要接受这种看似死板的格式化形式，才能做到“戴上镣铐跳好舞”。
   当然，绝大多数公务员在写公文时，对结构要求相当重视。但表现在其具体的写作过程中，依然有“玩文字”的倾向，甚至不少已经有相当丰富工作经验的人，在从事公文写作时，还是会误入歧途，但自己却不以为意反而沾沾自喜于其“熟练”。
这种有经验的“玩文字”弊病，通常表现在下列几个方面：

超越智燕 · 发表于 2015-12-1 16:01:54

堆砌文字不可取
   写作者把公文写得繁琐不堪，看上去好像内容丰富，但却拖沓累赘，无法让人把握其重点。这种故意将公文拉长的做法，显然是只为了追求形式而忽略公文原本应有的价值和功能。
   某地市政府年终收到了45份县处级机关的工作总结。其中，最长的总结共有16000余字，而最短的也有8000多字，平均每份总结已经超过了万余字。这么多工作总结，就算领导们平均看，也要看十几万字共数百页的材料。对于工作繁忙的市委书记和市长来说，这显然是不小的负担，而总结所起到的作用也就乏善可陈了。
   之所以工作总结变成了文字堆砌游戏，问题出在对流水账的热衷上。有人看研究了其中一份来自于计生委的年终工作总结。全文14000多字，开头有1000多字阐述了国家大政方针和社会经济发展的背景，又用1000多字按照时间顺序记叙过去一年的总成绩，然后再用大篇幅从六个方面分别进行总结，每个方面的总结则包括五六条具体做法和经验。但这些做法和经验又相互交叉重复，导致整篇文章层次模糊，缺乏明确的意图表达。
缺乏对“度”的把握
   公文的功能在于实用，并非文学性的欣赏，只要能解决问题、传达精神，公文不需要追求语言文字上的所谓气势或华丽。但目前的有些公文，由于写作者没有正确摆正位置，动辄采用形容夸张的词语。
例如，
   在谈到今后工作力度时，除了“重大举措”，就是“跨越式发展”；谈到目前具体工作时，就是“特大项目”“深远影响”；在总结工作成绩时，就是“十大成果”“八大变革”“历史罕见”“前所未有”；而在谈到缺点成绩时，什么“负增长”“缴学费”等等又动辄映入眼帘；另外还有“思想工作是根本，发动群众为基础”“管理是先导，制度是保证”“提高认识做前提，加强领导时关键”等等……
   当然，这些词语本身或许并没有什么不妥，但将这些词语变成八股文字，在文件中不看具体功能作用，不问具体对象情况，只要“感觉”来了，马上就像魔术师手中的帽子一样上下翻弄，变出这些大话空话，实在是相当不严肃的写作方式和工作方式，只能说是在“玩文字”。
   想要写好公文，既不能犯案例中小吕“幼稚玩”的毛病，也不能沾染上少数公务员“油滑玩”的毛病。因为归根结底，公文的文字是不可以轻视的，更不可以在笔下把玩，它需要的是写作者的尊重和投入。只有这样，才能从写作中体现出公文的价值，也进一步体现出你个人工作的价值。
用文字解决矛盾
   矛盾是普遍存在的，而公务工作中的矛盾也永远不可能被完全解决。本身是用来指导工作和应对问题的公文，也可以成为解决公务员个人工作矛盾的工具。而如果总是能主动将公文写作同正确处理矛盾关系的途径加以结合起来，还能够收到意想不到的效果。

超越智燕 · 发表于 2015-12-2 14:40:45

用写作协调关系
   X局文字秘书陈昌，熬了几个夜晚，完成了整个局机关新的一年工作计划，这份计划作为附件放入提交给上级的财政拨款请示中。为了能够让文章最终在会议上被认可，陈秘书将复印件分别交给局长和局党委书记，希望得到他们对文章给出的建议和意见。
   过了几天，两位领导对文章提出的修改意见都交到了陈秘书手上，在对他原稿靠摁钉的基础上，领导们各自给做出了一些修改。但陈秘书发现了问题所在：在工作计划中，两位领导看重的财政拨款重点并不一致，局长更看重机关工作，而书记看重的则是基层工作。到底应该按照哪位领导的意见来写作修改稿呢？
   陈秘书面临的“困境”，在公文撰写实践中时有发生。新接触公文撰写的公务员，常常以为这只不过是“耍耍笔杆子”的文字工作，但只有真正接触到写作实践，才会发现其和日常工作结合的紧密性质。试想，如果作为公文撰写者尚且无法解决文字上的种种矛盾，那又如何在具体的工作中去协调关系？无论是理论还是现实，都需要你懂得如何平衡和公文实际相关的不同关系。
   当陈秘书拿到领导的修改意见之后，经验丰富的他马上明白，原因出在局长和书记相互之间还没有来得及进行意见交流上。于是，他根据两位领导对于预算问题的看法，分别找出几点具有代表性的因素进行梳理整合，形成了新的计划方案。
   当这份方案摆到局常务会议上时，领导们之间已经经过沟通达成一致意见，而经过平衡的计划方案，也因此获得了一致通过。
   事实证明，在公文写作实践中去不断结合杰作、解决矛盾，并不仅仅是圆融变通，更是实际工作中的重要方法和技巧。利用文字的中和力量来让各种看法与意见得到交流互动，本身就是文秘类公务员应有的工作职责，而惟其如此，你笔下的公文内容才能具有更加广泛的代表性，从而帮助你在现实工作环境中获得更有利的位置。换而言之，写公文在需要公务员笔头工夫的同时，还需要他们高超的工作艺术和综合能力。如果只是将写公文看成“摇笔杆子”，只能让你越写越容易感到自己的“无能”。
  锻炼处理矛盾的能力
   想要做到“能写”，公务人员应该注意协调好下面这些矛盾：
   首先是工作原则性和艺术性的矛盾。古人强调，君子应“智圆行方”，意思是保持着做人处事不变原则的同时，也要有一定的灵活性，将两者结合起来，就能提高自己的工作水平，有利于工作大局。在撰写公文时，如果发现自己的意见不被采纳、文章内容不被认同，就应该采取积极多样的方法，尽量减少撰写思路和现实需求之间的不一致，力求达到最好的效果。
   其次是工作被动性和主动性的矛盾。必须承认，公文中撰写者能够主动设想的内容是有限的，在公文相关工作中，机关需求和领导意志才处于决定性的地位，包括公文的指导思想、目标任务、关键措施或者人事、财政相关问题，都需要按照领导的意图写作，才能得到最佳效果。为此，公文撰写者必须摆正自己的地位，努力理解上级思路和工作方法，甚至要牺牲自己的语言风格，才能协助领导同志利用公文来更好地工作。当然，这又并非意味着写作者完全丢掉自己应有的主动性，在一定的范围内，写稿者又必须要发挥个人特色，打造出更好的公文质量。

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