如何学习公文写作

如何学习公文写作，可从广义和狭义两个角度来说。从广义的角度说，它涉及到人的综合素质的提高，包括思想素质、理论素质、文化素质、业务素质等等；从狭义的角度说，则是就写作谈写作，重点指提高谋篇布局、遣词造句的能力。前者是一个大话题，需要从多角度、多层次去研究，本文不拟讨论；后者则相对集中而单纯，本文主要从这个角度谈八种具体方法，目的是帮助初涉写作的人尽快入门。

一、循序渐进

    任何事物都有一个由量变到质变的过程，学习公文写作也不可能一蹴而就。倘若想一锨掘出口深井，一锤打成把镰刀，一口吃成个胖子，那是绝不现实的。正确的态度和策略应该是循序渐进，由易到难，慢慢积累，逐步实现由不会写到会写的转变。一是可以先从通知、公告、大事记等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报等相对复杂的文体拓展。在这方面，不要好高骛远，更不要幻想一鸣惊人。二是可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、模式化的文体拓展。因为前者便于借鉴成例，有较多可以省劲的地方，不像后者那样综合性较强，难以把握。三是可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展。这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，避免陷入“巧妇难为无米之炊”的窘境。要是一开始就涉足陌生的领域，即使搜肠刮肚，也会无话可说，不仅于学习无益，反而可能会动摇学习写作的信心。

二、照猫画虎

    所谓照猫画虎，就是套写和模仿。小学生学写毛笔字，一般从临摹字帖开始，初学公文写作的人，也可以找范文来套写和模仿，在模仿中体会奥妙，摸索门道。模仿多了，就会逐步掌握一些写作的基本规律，就可以扔掉拐棍，自己行走了。套写和模仿主要适用于三种情况：一是适用于相对简单和模式化程度较高的文体。如起草一个会议通知，往往就可以找一个原有的通知来套写，因为它只要把会议时间、地点、期限、内容和参加人员、注意事项交代清楚就可以了，一般没有更多、更复杂、更深层次的内容。二是适用于相同的文体。三是适用于相同或相近内容的文稿。套用和模仿，通常情况下主要着眼于文章的体例和结构，有时也套用文中的一些观点、素材和语言。但这种方法只能作为初学者的入门之道或特殊情况下的应急写作。

三、熟中取巧

俗话说：“一回生、两回熟”，“熟能生巧”。这是千百年来的经验之谈，也是事物发展变化的普遍规律。就公文写作而言，由生而熟、由熟而巧的媒介和桥梁就是多写多练。写作的规律，只有在多写多练中才能不断加深认识；写作的能力，只有在多写多练中才能逐步提高。不通过多写多练的长期积累，写作理论懂得再多也无济于事，正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。

但是，多写多练并不是一个单纯的数量问题，必须把数量和质量、效益结合起来、统一起来，每写一篇都要有相应的收获和长进。为此，要注意四点：一要有计划地练，不要盲目地练。对先练什么文体、后练什么文体，什么时候练什么文体，要有安排、有路数，不能随心所欲。二要集中地练，不要分散地练。采取各个击破的策略，在一定时期相对集中地练习一两种文体，力求在较短时间内实现突破，然后再转入新的文体，这比同时交叉、分散地练习多种文体效果会好一些。三要思考着练，不要无所用心地练。每篇文章，从立意到结构，从选材到语言，都要认真思考，反复斟酌，力求最佳，不能胡乱挥洒，潦草从事。四要有目标地练，不要单纯地为练而练。比如，信息类、经验类、调研类的材料，可以把目标定在供内部刊物选用或向新闻媒体投稿上，这目标本身就是一种压力和动力。文稿一旦被选用，会进一步激发学习写作的热情。这比漫无目的的练习，效果往往会好得多。

四、改中求精

学习公文写作，修改是必不可少的。因为文章是反映客观事物的，人们认识客观事物是一个复杂的过程，通过文章来完美地反映客观事物更是一个艰难的过程，谁也不可能做到一稿写下来就什么毛病都没有了。有毛病就得修改，改一次不行，还要改多次。只有在不断的修改中，才能出成品、出上品、出精品。正所谓“好文章是改出来的”(吕叔湘学文杂感》)，“不经过改，写的能力不会提高”(谢觉哉《不惑集"写文章的关》)。学习公文写作，必须具有“一诗千改始心安”(袁枚遣兴》) 的耐性、毅力和行动。

修改，改什么？如果用一句话概括，就是构成一篇文章的所有要素都在修改的范围之内。重点有四个方面：一是斟酌主题，看是否正确、深刻和突出；二是研究结构，看前后是否衔接，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，照应是否紧密，过渡是否自然；三是检查素材，看是否真实、典型、新鲜、生动，是否恰到好处地说明了主题；四是推敲文字，看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。一旦发现毛病，无论大小，都要严肃对待，认真修改。修改的方法大致有三种：一是静思默改法。就是初稿写成后，自己平心静气地坐下来，让整个文稿从头至尾、从大到小在头脑中过过“电影”，细细品味，从中发现毛病。二是边读边改法。就是对写成的文稿，从头至尾读上一遍甚至几遍，边读边思考，边读边修改。这对发现不妥当的词、不通顺的句子极其有效。三是冷却修改法。就是把写成的文稿先放一放，自己则先读一些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，然后回过头来再对文稿进行思考和修改。这样，即使比较成熟的文稿，也会发现毛病。

五、比较鉴别

俗话说：“有比较才有鉴别。”比较，是知好坏、晓优劣、见长短的有效方法。学习公文写作，也要学会用比较的方法，取人之长，补己之短。一是拿自己写的初稿同领导修改后或报刊发表后的定稿进行比较，看一看领导和编辑都做了哪些修改，琢磨一下为什么这样修改，修改后的高明之处在哪儿，从中体会出一些门道，以供今后借鉴。二是拿自己的习作同别人起草的大家公认比较成熟的相同内容、相同体裁的文稿进行比较，看一看人家高明在什么地方、为什么高明，自己的差距在哪里，为什么有这样的差距，思考一下怎样学习人家的长处，弥补自己的短处。三是找一些不同人起草的内容和体裁相同的文稿进行比较，看一看各有什么特色和长短，找出哪些是可供自己学习借鉴的，哪些是自己应该注意避免的，以博采众家之长。四是把自己所在单位的文稿同上级单位的同类文稿进行比较，看一看上级的文稿在站位上、在角度选择上、在问题的阐述上有什么高明之处，以便从中受益。

六、虚心请教

在学习公文写作的过程中，常常会遇到一些百思而不得其解的问题或苦苦探索而解不开的疙瘩，这时，如果有人帮助捅破这层窗户纸，就会产生一种豁然开朗的感觉。所以，苦思苦练是重要的，虚心请教也是不可缺少的。中国人历来把虚心视为美德，学习公文写作同样要讲究“三人行，必有我师”。

虚心请教可以有多个层面、多种方式。一是带着问题求解。在学习写作的过程中，遇到什么想不明白的事情或解决不了的矛盾，要主动向高手请教，也可以请身边的同事一起研究讨论。有的时候，高手的几句话就可以点拨清楚；在同事们你一言、我一语的讨论中，也常会受到深刻的启发。正所谓“听君一席话，胜读十年书”，千万不要把自己封闭起来。二是带着文章求改。就是自己写了文章以后，要多请高手帮助修改。有的时候，人家改动几句关键的话，可以使文章上一个档次；提出几条修改意见，可以使你受益匪浅，甚至受益终生。除此以外，也可以向同事们征求修改意见；如果是以基层工作情况为素材的文章，还可以再回到基层，听听一线干部和群众的反映。在这个过程中，自己要特别注意从大家七嘴八舌的议论中抓取有用的信息。俗话说：“三个臭皮匠，顶个诸葛亮。”千万不要忽视向并非写作高手的人们求教。三是向书本求知。书本是知识的载体，是无言的老师。特别是一些有关公文写作的专业性刊物，常常发表充满真知灼见的文章，推介来源于实践的经验和体会，经常读一读，会大有好处，有些文章甚至会使你眼前一亮、茅塞顿开。

七、勤于总结

   任何事物的发展变化都有其自身的规律，公文写作也是如此。无论在语言和素材的运用上，还是在整体结构和格式上，公文明显有自己的特点和规律，同时，不同体裁的公文还有各自不同的特点和规律，讲话与条例、通知与总结、决议与大事记、批复与调查报告，差别很大。因此，不论是公文的总体规律还是不同体裁公文的个体规律，都要努力去掌握。只有掌握了这些规律，写起公文来才能得心应手，至少可以做到写什么像什么。而要真正掌握这些规律，就要勤于实践，勤于总结。每写一篇文章要总结，每看一篇文章也要总结，还要经常把一些相同体裁的文章收集起来进行集中研究和总结。只有不断研究，不断总结，日积月累，孜孜以求，才能逐步把感性认识上升到理性认识，透过现象看到本质。这时，也只有这时，才能由公文写作的必然王国走向自由王国

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为领导起草讲话稿，是党政机关中的文秘和研究室人员经常性的工作。记得笔者刚到党的机关工作时，有一位老同志说，他第一次给部长起草的讲话稿最后只保留了一句话，其他的全部都改了，等于重写。看来，为领导起草讲话稿不是一件好差事。事隔多年，回过头来看，起草讲话稿说难也难，说易也易，还是有规律可循的。

   领导讲话不是个人创作，而是“职务”作品，是代表一级组织、一个领导集体、一个机关发表意见，但是，又要有领导干部个人的风格和性格特征。如何把这两者巧妙地融合在一起，是很考手艺的。好的讲话对听众有一种吸引力、感召力、鼓动力。

 有人说，只要是大笔杆子就能写好讲话稿。其实不然，陈伯达不是大笔杆吗？还被斯大林封为“中国的历史学家、哲学家”，但他为毛泽东起草的“八大”开幕词毛泽东就不满意，说写得太长，扯得太远，弃之不用，找到他的秘书田家英：“不要写得太长，有个稿子带在口袋里，我就放心了。”这篇唯一例外、不是毛泽东亲自起草的两千多字的开幕词，被34次热烈掌声所打断，其中有5次是“长时间热烈鼓掌”，足见反响之强烈。谁都以为，这篇充满“毛泽东风格”的开幕词出自毛泽东手笔，发出了由衷的赞许。毛泽东却说：“开幕词是谁写的？是个年轻的秀才写的，此人是田家英。”

    一篇符合要求的讲话稿，一要对路，二要出新。

   对路，首先要对实际的路。讲话不外乎分析形势、释疑解惑，阐述意义、引起重视，总结经验、指引未来，提出任务、明确要求，揭示问题、发人深省等等。总之，就是要解决当时最急迫、最重要的问题。这些都要求对实际情况了如指掌，讲话才能有很强的针对性和鲜明的时代特征。若干年前，笔者曾陪一位上级领导同志到下面检查工作，他一路上都讲发扬党的三大作风，总给人以似曾相识又不解渴的感觉，关键是下面同志都想知道，在新的历史条件下究竟应当怎样发扬三大作风，而这一点又语焉不详，岂非隔靴搔痒？

   对路，还要对听众的路。同样的问题，对机关干部讲与对公众讲，对中00员讲与对民主党派人士讲，对专家学者讲与对实际工作者讲，对不同行业、不同职场的人讲，不论讲话的角度、讲话的重点、语言表达方式，都应有所区别，不能一篇讲稿打天下、搞批发。

   对路，还要对讲话的领导干部角色的路。这对起草人来说，是最核心、最关键的问题。讲话的是主持全面工作的领导、分管领导，还是部门领导，是专家学者型领导还是从基层成长起来的领导，是举重若轻型还是举轻若重型领导，个人气质是哪种类型，都要与领导干部本人相符。国家科委有关领导在为1978年3月召开的全国科学大会起草讲话稿时，邓小平的讲话是从他作为科学教育的主管领导人的角度，来讲科学工作政策和知识分子政策的；华国锋当时是国家最高领导人，他的讲话稿就从更宏观的角度讲，为此，起草者请示了胡耀邦，耀邦建议讲科教兴国或科教建国。应该说，这个点子非常好。可惜，囿于“两个凡是”，按胡耀邦意见起草的那篇讲话稿没被采纳。郭沫若当时是中科院院长，又是诗人，他的讲话稿就从迎来了科学的春天的角度讲，既鼓舞人心又体现了诗人气质，这篇讲稿还收进了学校的语文课本。

   对路，还要对起草方法的路。领导同志先拿出讲话稿提纲，明确写几部分，每一部分写什么内容，甚至举什么例子，查阅什么经典论述都很具体，这样的讲话稿比较好写，也最能反映领导同志的思想和水平，体现领导的个人风格。邓小平在十一届三中全会前的中央工作会议上的重要讲话《解放思想，实事求是，团结一致向前看》，就是小平同志亲自拟了500字的提纲，列了7个方面的问题，召集胡耀邦、于光远等一起来谈，明确了讲话稿要写的几个部分，对需要阐明的思想观点、方针政策都一一做了交代，讲得很具体，连讲话稿的题目也是小平同志提出来的。初稿形成后，小平同志又再次召集耀邦、光远等同志逐字逐句地边念边修改，以后又经过若干文字润色，形成了最后的讲话稿。作为十一届三中全会主题报告的这篇讲话稿，从思想观点、逻辑结构到主要观念的文字表述，都是根据提纲写成的。

   也有的领导事先什么也不说，只说要写个什么会议的讲话稿，连提纲也由起草者提出。等你拿出了初稿，引发了他的思考，再召集文件起草组的同志来研究，谈他的想法。在这种情况下，起草者一定要使自己的思维方式和工作方法适应领导的习惯。也有的领导先口头简单说几个部分的题目，你就要根据领导一贯的思想和风格，以及近期言论，把它变成一篇内容丰满、极具针对性的讲话稿。

   对路，还要对领导表达方式的路。不同的领导有不同的要求。有的要求有理论的高度、思想的深度、实践的厚度，要用严密的论证、系统的分析深入说理；有的要求用群众的语言，列举实际生活中鲜活的事例说明问题；有的要求引经据典，通今博古，文笔恣肆；有的要求概括出数字公式，便于下面记忆，等等。这些要求没有高下之分，关键是要表达清楚领导的意图，便于群众接受领会。

   许多正式的讲话稿在起草过程中，都要广泛征求各方意见，不同岗位的人一般都从自身角度提出修改意见，其中有的意见可能互相矛盾对立。可以把这些意见认真梳理，向领导报告，改与不改，改多少，怎么改，要按领导的意见办。

   出新，主要是在坚持好的文风的基础上，在结合实际上出新，作出新的概括，总结新的经验，提出新的思路、新的观念、新的方法。一篇好的讲话稿，能够有一两个观点、一两句话让听众受到启发、受到震撼、印象深刻，甚至流传久远，那就是很高的水平了。毛泽东八大开幕词中的“虚心使人进步，骄傲使人落后”，如今已成为脍炙人口的格言。邓小平1978年在全国科学大会上讲的“科学技术是生产力”，知识分子“是工人阶级自己的一部分”，尤如春雷惊天动地，震撼了全国，推动了新时期人才辈出局面的形成。

   出新不是哗众取宠、标新立异，而是体现时代精神，回答公众关心、引起公众共鸣、得到公众认同、吸引公众参与的问题，让公众乐意听，听得懂，能管用。

   为领导起草讲话稿要做到对路、出新，加强历练非常重要。其中一个重要方面，就是认真琢磨领导修改的地方，为什么领导不满意，为什么要那样修改，从中参透领导，提升自己，积累路数，做好对接。阿里巴巴网络公司CEO卫哲在10多年前为万国证券总经理当秘书时，起初为老板起草的报告、演讲稿80%都受到批评，要求重写。他每次都仔细研究老板不满意的地方，半年后，他写的东西老板基本一字不改。这是多么了不起的跨越！再有，起草讲话稿要符合领导的要求，应注意平时跟领导时不能只满足于做好领导身边的日常琐事，处理文件啦，安排好生活啦，更要紧的是学习领导观察问题、思考问题和处理问题的思路、对策和方法，不是站在秘书的角度，而是站在领导的角度。假以时日，既提高了自己起草讲话稿的水平，又磨炼了自己独当一面、掌控全局、处理突发事件的能力。