信息综合是指对大多数的原始信息加以提炼,进行必要的归类、计算、比较和分析,使其成为有价值的信息。通过信息综合加工,对收集到的信息进行比较、鉴别,经过去伪存真、去粗取精的处理,从杂乱无章、互不关联的信息中找出本质的、内在的联系,提高信息的真实性,增强信息的准确度,使收集到的原始信息变为高级的、更富有价值的、可供传递和反馈的信息。/ L. b8 I7 L# S0 i( f" |; L5 I
5 |8 P) j2 }: P1.信息综合的步骤- n3 |0 ^7 G* @7 x& G' y$ N6 ~8 \
信息综合是更具有创造性的信息整理阶段。它涉及信息的内容和形式等方面。
+ A" o2 q9 T* g5 T(1)充实内容。对相对零散、肤浅、杂乱而又有用的信息,弄清其性质、范围、意义和发展趋向,从而充实、丰富它的内容,使其成为完整、深刻和系统的信息。' \1 L* H4 T4 v N {; F- s4 y7 z
(2)综合分析。对一段时间内获得的信息,秘书人员要从整体上进行系统的归纳、分类,做出定性、定量分析和判断。通过综合分析,往往能发现带有规律性的变化和倾向性的问题,对掌握全局情况、指导工作、预测未来有重要参考价值。* _1 p' K( L& j! K1 H1 }8 S( o
(3)提出意见。在综合分析的基础上,对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见,供领导参考。这是信息整理的重要环节,也是秘书信息工作的基本要求。秘书人员在信息整理过程中,要有的放矢地提出参考性建议、办法、观点、方案,更好地发挥其参谋助手作用。* V) Z$ F. m+ m" N
(4)对不完全的信息材料进行修正、增补,以及精加工。
2 T5 z; J$ j7 _+ b( k# s, ^$ S! u7 t' l- r0 A
2.信息综合处理的常用方式8 s: |$ A$ p* a1 O' `4 V! d
综合处理信息有如下一些常用方式:
$ L4 y8 } T; F! |(1)根据信息所具有的兼容性,把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄,从而发掘事物整体的内在规律性。
: ]% T1 y$ U0 Z- @; G" Y(2)把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来,系统地揭示事物的本质特征。' c( z; L$ B+ I+ f+ S6 {
(3)对内容相互对立的信息,既要有保留发挥,又要有摒除否定,在表现内容对立的信息中探求实质。
8 w4 Z% w4 Y' x; [; G: Z/ W(4)对信息价值进行思考,做出合乎逻辑的推导和升华,达到举一反三、见微知著的效果。
! S. Q% t% x# G7 ^(5)在纷杂的信息中,选取能够反映事物总体特征的、具有代表性的个别信息,通过这种信息来比较全面地认识一个系统的大体情况。: W, I' u, P/ X% G
以上诸方式可根据不同情况,灵活选用。3 w; {7 i" L0 J% f6 A- @
. e% A+ ?6 f) E, v' Z2 {
3.信息综合应注意的问题" F5 G% o6 y2 A1 c; S8 X& p% k3 |
(1)把握、消化初级信息。对初级信息的把握和消化,是撰写高层次信息的基础。因此要全面了解和掌握信息内容和其反映的问题。 Z0 [" R$ S) N0 d: ]
(2)确定信息的主题。主题是高层次信息的中心与灵魂。首先,要从初级信息着手,提炼出其精华。可将初级信息分类排列,并对同一类信息所反映的相关内容进行综合分析,在此基础上确定高层次信息的主题。其次,可从信息的需要出发,确定主题。还可从同类情况、经验或问题中,发掘新问题,确立新颖的主题。* ^! y" t9 \4 d N5 U
(3)刻意布局。要考虑信息的构成、层次及每层的具体内容,考虑每层间的关系,通过对原始信息的逻辑分析,确定是使用并列结构还是递进结构或两者交替使用等。
- a' U% o' r6 U4 S' l s w# }
! k5 k `+ x+ K3 C, J7 n4.信息编写方法. S: m( _, {4 P7 X- X
, o% e" r! g, m( C* S(1)汇集法。这种方法是把许多原始信息中的资料按一定的标准汇集在一起。这种汇集不是漫无目的的简单堆积,而是要围绕一个主题,把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起,便于全面地反映一个主题或某一社会现象的基本状况。这种方法适宜于纵览一个地区、一个部门或整个国家某一方面的状况,在信息资料数量多、反映面宽的时候较为适用。
3 z5 U* y8 m- n9 x5 F5 ?+ Q; `& t(2)归纳法。是将反映某一主题的原始信息资料集中在一起,加以系统地综合归纳,以便完整地、明晰地说明某一方面的工作动态。归纳法要求分类合理、线条清楚、综合准确,因而就要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表述能力,防止信息资料在归纳过程中产生变异。- U: J- G1 O7 \1 j4 k8 C
(3)纵深法。即从纵的方面,按原始信息资料提供的某一主题层层逼近,按某一活动的时间顺序,或按某一事件的历史进程深入进去,以搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新的信息资料,也需要充分利用早已存储的信息资料,进行对比分析,以揭示某一事物的发展变化特征。# P. [# G' h5 R8 t) b
(4)连横法。按照某一主题的需要,把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面连接起来,做出比较分析,形成一个新的信息资料。采用这种方法应注意的是:来自不同方面的信息要具有一定的同质性,否则就不具备可比性。同时还应注意选择最能说明主题的信息资料。, w6 C( A" Z+ v5 C0 \) ^
(5)浓缩法。通过压缩信息资料的文字篇幅,以达到凝练主题、简洁行文的目的。使用浓缩法时,首先要使主题集中,即一篇信息资料只表达一个中心思想,阐明一个观点。其次要压缩结构,减少层次段落,删去多余的过渡照应。再就是要凝练语言,选用最精辟的词语来简明扼要地表达深刻的含义。- M9 {$ [ h; V1 n7 J/ D) s& ~
(6)转换法。原始信息中若有数据出现,则应把不易理解的数字转换为容易理解的数字。使用转换法时要注意:一是要找出合适的转换对象,转换对象之间要有可比性;二是转换对象要通俗易懂,不能越转换越深奥,使人不得要领。5 B- }* B1 S# `, e& ?
(7)对比法。即用比较的方法强烈地反映出事物的变化特征,对比法包括纵、横两种比较方法。
2 [+ }* k [ P5 E( a- K8 h(8)图表法。如果原始信息资料中的数据有一定的规律性,可以将数据制成图表,使人一目了然,既便于传递,又便于利用。
+ B/ Q4 v' ]; p( v& a! j, p9 `7 t' g
信息编写的方法是多样的,除了上述几种外,还有专题分析法、综合分析法、预测分析法等。各种分析方法在实际工作中常常交叉运用,很难截然分开。综合地使用各种方法,可缩短信息加工时间,提高信息的质量。在编制中要讲究多样性,根据不同需要者的不同要求而有所变化。书面材料有快讯、简报、调查报告等,还可以编制成音像信息资料,如影视片、录像、录音等,还可建立信息资料陈列室、阅览室,供需求者查阅或借阅。
( h0 Q& [7 }1 O2 b# Y
: B" N; g/ U2 F$ K$ C5.信息编写要注意的问题. u( K& P* x4 ~ u- |4 |2 M. k2 x
$ W3 T5 F: |3 d* ~
& `/ r% l1 q* n; G |