略谈以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”

以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的做法由来已久。国务院1993年10月6日就北京市人民政府《关于报送〈北京市城市总体规划〉（草案）的请示》（京政文字〔1992〕83号）制发的《国务院关于北京市城市总体规划的批复》（国函〔1993〕144号），就是用信函格式制发的。公文有格式，行文有规则。依法行文是公文制发的基本原则。但是，以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的做法长期于法无据，党或国家有关公文处理的法规文件在相当长的时期内均未涉及这种做法。

2000年8月24日国务院印发《国家行政机关公文处理办法》（以下称《办法》）规定，“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日国务院办公厅《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）（请注意，该“意见”亦以信函格式制发，是对有关《办法》实施问题的答复）指出，“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义”是指“部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文”；而所谓“函的形式”是指“公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’。以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种”。至此，以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”，才有了法规制度层面的依据。

可是，2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（以下称《条例》）规定：《条例》“自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行”。循此，作为《办法》解释性文件的国务院办公厅《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)也就理应随之而停止执行。而《条例》中找不到与《办法》中“以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项”相类似的规定，未涉及以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的问题。如此，《条例》施行后能否继续以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的问题，便凸显了出来。

查《党政机关公文格式》（以下称《格式》），可见其图11“信函格式首页版式”中示例的标题为“×××××关于×××××××的通知”；《格式》面世的时间晚于《条例》，而其亦由中共中央办公厅、国务院办公厅“提出”，（见《格式·前言》）图11又是此次修订时“新增”的式样；笔者据此推断，制订《条例》的中共中央办公厅、国务院办公厅认为信函格式在《条例》施行后照样可以用来“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”。事实上，在《条例》施行后的《国务院公报》中，国务院办公厅以信函格式制发的函、批复、通知等用以“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的公文屡见不鲜，这也可佐证笔者的推断。

    《党政机关公文格式·前言》明确指出，“本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订”。据此，《格式》图11出现以信函格式制发通知的式样，理应可从《条例》中找到相应的依据。《条例》中既找不到相关根据，而一般又很难注意到《格式》图11中的示例所用的文种，出现《条例》施行后能否继续用信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的问题也就不足为怪。笔者以为，如果制订《条例》时能以《办法》印发后又下文补充说明的事实为戒，充分吸纳《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)中的相关内容，在“行文规则”部分就以信函格式“商洽工作、询问和答复问题、审批事项”的问题作出说明，似可避免此等问题。（作者：朱 丹 单位：南京旅游职业学院）本文源自2014年第12期《应用写作》