尽管上级要求领导干部亲自动手写材料,尽管很多领导干部常常自己动手写材料,但因他们工作繁忙,办公室工作人员有时帮助起草文稿的现象仍然客观上存在,而且有些不是以领导名义而是以单位的名义写的材料,常常由工作人员来起草。我们提倡减少文山,但不等于废除也不可能废除文字工作,必须写的材料还得要写。怎样写出领导满意的、言简意赅的材料?本人从多年的实践中深深地体会到,全面领会和掌握领导的意图,是完成领导交办的文字材料的根本前提。否则,写非所需,不仅费力不讨好,而且因此对文字材料工作产生厌倦感,把写材料当作压力,产生很大的精神负担,遇到写材料就头昏脑胀,甚至产生逆反心理,埋怨领导,回避领导。 7 p2 |1 I3 {8 q E5 ]8 e5 v( `9 u
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领导的意图好比作文的命题,掌握了领导意图,就等于抓住了纲,抓住了大方向。在理解题意的基础上作文,就不会跑题。只要字斟句酌地推敲,认真细致地修改,就能在现有水平上写出较好的文章来。即使文章质量不高,也只是枝节问题、局部问题或个别问题,领导也不会全盘否定。 6 i& i; s- K2 U
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办公室工作人员写材料应该领会领导意图: , f3 L m* W6 g2 U
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从办公室的职责看,写材料需要符合领导意图。各级各类办公室都是领导集体的参谋部、后勤部、指挥部,是领导者亲自领导和直接指挥的以办具体事为主的办事机构,不是独立的职能部门。其工作人员是领导的参谋、助手或顾问,是为领导服务的,包括以写文字材料的形式为领导服务。因此,要“客随主人之意”。办公室及其工作人员在全局问题上没有决策权,只能在领导决策前做好参谋、咨询工作,领导决策后做好督促、检查、落实工作。这些工作,很多是以文字
8 k' z L6 ~9 K) ~. o7 X材料的方式进行,这就需要写材料的同志与领导保持一致。 6 ], B* W9 r& D- y" K! u
+ }( y9 z( T+ c从民主集中制的原则看,写材料必须符合领导意图。领导者安排工作人员写材料,是代表组织给下级布置工作。领导与工作人员是上下级关系。办公室工作人员按照领导安排写材料,是代表个人接受上级任务。因此,必须按照民主集中制规定的下级服从上级、个人服从组织的要求,认认真真地写出符合领导意图的材料来。 5 p* O" H* C* F% J6 k
5 A9 M( V* t4 @从认识世界的必要看,写材料应该符合领导意图。除个别情况外,一般地说,领导者的整体素质和综合素质较工作人员强,而且有的领导就是在办公室工作岗位上提升起来的,特别是领导者所处的地位和所站的角度不同,他们高屋建瓴,对上级精神的理解和对全局情况了解的程度较深较广,有的即使文字表达能力不强,但其思维能力、语言表达能力、阅读能力较强,在许多方面可以说是老师,工作人员则是学生。因此,要虚心向领导学习,特别是要在写材料中学,在写材料中提高。
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从抓落实的角度看,写材料也要符合领导的意图。按照领导意图写材料,就是把领导者初步的、抽象的、原则的思路、设想、轮廓变为具体的、可操作的、定型的东西,把领导者口头上的东西变成文字上的东西。可以说,写材料就是以文字的方式在工作,就是在用笔、纸或微机在解决问题,就是在抓落实。有些东西不写出来,一说而过,稍纵即逝,以后就无文字依据。同其他形式抓落实一样,以写材料的方式抓落实,也要符合领导的意图。 ' I0 i+ `, W, a/ q& ?& a$ J
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领会领导意图要坚持辩证统一的观点 7 V3 z5 R% E8 @( F
' W e1 N6 O6 x/ L, P4 Z6 {# { x1 s第一,既不怕打击讽刺,又虚心接受批评。写材料要去掉顾虑,不能片面地认为这是吹牛皮、拍马屁、摇鹅毛扇、讨好卖乖、投其所好、阿臾逢迎、看领导眼色行事。要正确对待文字材料工作。这项工作永远不会废除,总是需要人来搞。写材料是古今中外各级各行业办公室工作人员的职责,这个任务光荣而艰巨。同时,要实事求是,不能哗众取宠;要尽量减少“文山”,没有实际意义的、可写可不写的文章坚决不写。要辩证地听取人们的批评,知错就改。
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第二,既要注意尊重领导,又要敢于坚持真理。工作人员时时、事事、处处要谦逊谨慎,以诚待人。对待领导也应该如此。“金无足赤,人无完人”,领导说的话不可能句句是真理,有时也可能有口误或笔误的地方。这就要求工作人员不能放弃原则地盲目服从,不能不顾客观实际地胡编乱造,不能违心地去按错误的意图去写,不能把错误当真理来弘扬,不能把正确当作谬误来批判。否则,就要给领导抹黑,就象《皇帝的装》的故事一样,不但对领导没有好处,而且给人留下笑柄。要在尊重领导的前提下坚持真理。当自己的意见与领导的意见不同,并且两种意见都有一定道理的情况下,就按领导的意见办;领导的意见可改可不改的就不改;有点不妥的,就只改少数地方,不能改得面目全非;领导意见完全不符上级精神或客观实际,或词句不合乎逻辑、语法规定的,就在个别场合用请示或商量的口气跟领导解释;如果领导还不理解,仍坚持自己的错误观点,那就用相同、相近或相关的词句通融,或暂时放下来,待领导不繁忙、心情舒畅时,由表及里、由上此及彼、由浅入深地给领导讲解。总之,既不能盲目服从、违心服从,又不能好为人师,目中无人。
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第三,既要抓紧时间,又要精益求精。一般来说,领导交办的文字材料是有时间要求的。因此,时间要求与材料质量就形成了一对矛盾。客观地说,时间短,就可能要写得粗糙些;精益求精,就可能要耽误时间。但是,只要认真负责,乐于吃苦,把写材料当作锻炼和提高的过程,二者是可以统一的。有些材料的时间性很强,要发扬钉子精神,挤时间起草、修改和校对;要打破8小时上班的界限,利用休息时间孜孜不倦地搞,不能怕麻烦、怕反复;要联系实际地运用马克思主义“否定之否定”的观点。字不能太潦草、太小、太挤,一般要写一行空一行,涂改多的要重抄。起草文件要严格按程序送领导审阅,有时还要送审两次或三次,直到领导表态可以定稿为止。其他材料、简报,只要涉及领导人的讲话的,也要送审,切忌自作主张。要发扬“忽恐勿勿说不尽,行人临发又开封”的精神,用自己尽了最大努力修改后的稿子送审,切忌拿马虎草率、漏洞百出的稿子交差。
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要灵活机动地领会领导的意图 # `1 o; Z* {$ H$ @" C9 b6 g
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工作人员在领导身边工作,常常与领导直接打交道。因此,头脑要灵活,思想要活跃,时时要观察,事事要分析,处处要留心。要勤动脑,勤动笔,注意收集资料,尤其是领导的讲话和谈话的内容,哪怕是片言只语,哪怕是一个玩笑、一个手势,只要是对工作有积极作用的,都要留心积累下来。这样,在写材料时可以信手拈来,做到得心应手,左右逢源。
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5 @7 m3 {# [: C+ l9 R/ { C首先,要记住领导言谈的闪光点。一般地说,绝大多数领导者的接触面较广,阅历较深,领会上级精神较透,对问题的看法往往高出一筹,常常流露出一些闪光点。这些闪光点,就象写作时灵感一样,领导者的讲话很多,有书面讲话和口头讲话;有照本宣科的,也有即席的;有正式的,也有非正式的。如果象录音机一样从头至尾地记下来,那是不可能的,也是不现实的,也没有必要。工作人员要在尽量全面记录的基础上有重点、有目的地记,记住主要的东西。因此,要注意留心用笔记录,有时在车上和路上不便记录,就记在心里,然后再追记、补记。
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0 J' V. K3 T% v+ g2 O0 s2 R 1.记住插话的内容。下属单位或副职汇报工作时,主持会议的领导和主要领导有时插话。有补充性插话、强调性插话、概括性插话和建议性括话。插话的目的是为了详细了解某个问题,或解释、说明某个问题,或强调“这样好”、“这样不好”,“要这样做”、“不能这样做”。这些插话,记下来后最好打上着重号。在整理会议纪要或写会议信息及其他材料时,作为参考资料。这样的文章就会符合领导的意图。 $ q& h' z% L& ?1 W# }! O
! U$ }8 H- d T* F+ F" J7 j2.记住放开讲的内容。领导人在大会上或时间性很强的场合讲话,有时按照已备好的稿子念,这样的讲话速度快,不可能全部记下来。由于有现成稿子,全部记下来也没有必要。但是,其放开讲的地方,多数是讲稿上没有的,往往也是很重要的、感兴趣的,只是因为篇幅问题或不能局书面表达而没能写进去。工作人员将它记下来后,在写材料时进行参考,那是不无益处的。
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3.记住语气重的内容。播音员对于所处理的稿件,认为是重要的部分,就加重语气,放慢速度,使其与一般词句相比有明显的区别,从而引起听众的注意和重视。同样,领导人在口头发言时,语气重的,就是提请到会者注意的,就好比书面发言的着重号一样。因此,我们在记录时,要注意记住语气重的内容。
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4.记住反复讲的内容。重复、反复是音乐学中一种表现手段。有时为了达到高潮,为了强调这段词曲,就把相同的歌词重复唱一遍。反复是修辞学的一种辞格,用同一的语句反复申说,以表现强烈的情思。领导讲话有时也有重复的地方,这是重点中的重点,我们应该领会重复的用意,利用重复讲述的时间抓紧记录下来。
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' T( y* s4 }' x: c3 ?5.记住拍板的内容。领导集体在研究讨论工作时,往往有一个主要领导在最后作综合性、定案性的发言。这个发言是对各种不同的意见进行科学、简炼、集中、系统的小结归纳,做出指导性、肯定性的结论。这是会议的结论或决定,是会议的精髓和结晶。我们要用最快的速度记下来。这对写会议纪要、简报、信息等都有很大作用。只要稍加整理,就是一篇很好的文字材料。
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