信息时代对办公室人员工作能力的挑战

办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个具体的办事机构；它担负着上传下达、对外交往、对内服务等大大小小很多繁重琐碎的工作；它既是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，也是各项工作正常运转的中枢机构。所以，在如今这个信息时代，它的职能除了参谋、助手、协调、服务、后勤保障、督办等方面工作外还涉及档案信息资料的收集和管理等方面，这就要求办公室工作人员不仅要具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验，还要适应如今这个信息时代办公现代化的需要，才能确保各项工作的正常运转。那么，在如今这个信息时代，办公室工作人员应具备怎样的能力，才能适应现代办公的需要呢？

（一）培养学习能力，迎接新的挑战。办公室人员要树立“活到老学到老”的思想，与时俱进，努力掌握新知识，使自己具有从事办公室工作所必需的政策理论水平和分析解决问题的能力、调查研究能力、综合协调能力，不但要学习文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、保密守则、秘书学等相关知识，还要学习历史、哲学、法律、金融、财税、科学、社会保险、人力资源等方面的知识，更要学习现代化办公所需的电脑知识，不断拓宽知识领域，更新知识结构，增强分析、应对、解决各种所面临问题的能力和综合协调能力，提高自身的业务水平，迎接办公室工作在新环境下的新挑战。 

（二）努力提高行文、办事能力。行文、办事是办公室日常工作的主要特点。如今这个信息时代，给行文、办事带来了很多方便。

在行文方面：文件的草拟、审核、签发、复核等，都可以利用现代办公设备，在网络上进行；同时还可以从网上搜索相关资料，扩大知识量，提高公文的正确率和可信度，提高工作效率；并可以丰富文件的内容。

在办事方面：办公室的日常事务，值班工作、电话接待工作、来客接待工作、印章的管理和使用、开具各种证明信函等等，其中的很多工作如今也都可以利用网络来完成；如购置办公用品，仪器设备，可以利用网络选购，比较质量、价格，并且从网上购买、送货上门，这样既节约了人力物力，并且直观方便。而且办事效率也提高了。而单位内部的各种通知、公示或告示等，也可通过本单位内部的公共邮箱进行发布及收集反馈等。

（三）增强档案信息资料的管理能力。档案信息工作也是办公室工作的重要内容，既能对领导的工作起到参谋、参考作用；也能对本单位的工作不断地总结经验、汲取教训，以利不断改进，起到很大作用；还具有积累、记录、保存本单位的历史、荣誉、成就等档案资料的作用。在网络环境下，各类档案信息生成的大量电子文档，因载体小，承载信息量大，检索、利用极为方便，是对纸质文档的有力补充。 

利用网络，可以提高档案信息资料收集的完整性和时效性。而网络化管理，又可以实现图书、情报、档案、资料的一体化管理。并且还可以通过互联网及时地获取外部信息，准确、全面地收集和分析有管理、发展意义的各种相关信息，从而更好地满足对信息多方面、深层次的需求，以利于发挥本单位强大的整体效应，进而为本单位在改革开放大潮中进一步提高市场竞争力作出更大的贡献。

（四）提高信息分析处理能力。在如今这个信息时代，办公室工作人员的信息能力主要是指在工作实践活动中所应具备的对日常工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。这主要包括4个方面的内容：一是信息获取能力。办公室工作人员除了充分利用好内部信息网络以外，还应认真建立并掌握自己的信息渠道，善于开发日常工作信息资源，并及时、准确、全面地获取本单位相关工作所需的信息。二是信息选择能力。当今时代是一个信息时代，增强信息选择意识是办事人员提高工作效率的重要保证。办公室工作人员每天接触的各种公文、请示、批示、报告等材料中含有大量信息，办事人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的筛选、取舍，把最有用的信息提供给领导以为参考。三是信息预测能力。办公室工作人员通过自己对有关情况、资料的熟悉、占有、掌握程度以及对信息的敏感度，应能够对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估，为领导决策提供参考。四是信息处理能力。主要是指对本单位相关信息的加工、开发、传输、存贮以及吸收等能力。

（五）提高创新能力，应对激烈竞争。在如今这个信息时代，办公室工作创新，主要是指理念创新、办公技术创新和思维创新。就是要针对新情况、新问题，树立以决策为中心，以人为本、传统与开拓创新相结合的新型服务理念；熟练使用办公自动化技术、网络技术、数据库技术等先进的办公设备、办公手段，以实现办公室工作的信息化、数字化，提高工作的效率和质量。而且，要始终关注经济和社会发展的趋势，做到计划性和灵活性相结合。这样，不仅能使办公室的工作不断出新，也能在做领导的参谋时，使本单位的工作得以不断出新、更上层楼，进而促使本单位的各项工作红红火火，不断发展壮大。

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信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展进步，信息的价值将不断飚升。世界著名未来学家阿尔温·托夫勒就曾预言过：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”在这个快速发展的信息时代，办公室工作人员更应掌握好网络信息化的相关知识，提高信息素养和信息能力，才能全方位地为本单位领导及整个单位做好服务，很好地完成自己本职的各项日常工作，以适应如今这个信息时代对办公室工作所提出的更新及更高的需要。作者：岳彩萍