公文写作须知
6 M: ]& E+ s. z6 r. k3 d0 M& r一、 公文写作应有之态度
. f, Q( ?6 S* M& y8 L3 |9 Z 在行文时,撰拟过程,必须要有高度之责任心,不但要对机关团体负责,还要向对方或人民负责。因此,在写作公文时,态度要严正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意气用事,才能综核名实,事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时,更应以「对事不对人」之原则,处处为双方立场着想,才不至于偏激或武断情事发生。 $ t$ p9 o" S7 v/ F
二、 公文写作应注意事项 ; Z; V% | k3 ~5 j# Q
公文为处理公务之重要工具,行文必须讲求效率。公文制作属要式行为,要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。
! C6 R2 C: X7 w6 U6 ]( ?三、 公文写作之基本要求
5 c! X& f! X, Z& b; ?0 W8 o3 _ 措词要简洁、言简而意赅,对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文,对行文体系不能紊乱,要认清立场,根据法、理、把握重点,顾及现实环境陈述意见,主旨须确定,用字须适宜,用语须恰当,文理要畅顺,做到合法、合理、合情之境界,使对方满意,因此,写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀:
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! O) \) j1 Y* s9 G: o6 m: b/ e1 H1. 简就是化繁为简、整齐划一,使公文结构、程式、文字都趋于简单明了,以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。 " f; Q/ K' k: s* G4 r
2. 浅就是用语通达、不用奇字,以求浅显易懂,使公文所表达之意思,能为一般社会大众普遍了解。
; L( F: |. e2 {3. 明就是叙事清晰,不用隐语、夸张、讽刺语句,以求条理分明,澈底摆脱陈旧落伍之程式用语,使公文充分发挥意见沟通,达成处理公务之功能。
$ w; \$ O5 m" _4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确,不模陵两可、似是而非,以建立处理公务之责任观念,进而提高行政效率。
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除上述法定要求外,对于签、稿撰拟之一般原则中,列了左列作业要求: 4 g8 P0 Q" w' W+ V1 C) [2 y
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1. 正确:文字叙述和重要事项记述,应避免错误和遗漏,内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。 0 Y" T0 m; h7 n: J
2. 清晰:文义清楚、肯定。
1 H3 k5 b. ? y2 V" N" U3. 简明:用语简练,词句晓畅,分段确实,主题鲜明。
8 J N% q g4 a* P4. 迅速:自搜集资料,整理分析,至提出结论,应在一定时间内完成。
, B4 t$ Q; H+ D7 }7 R5. 整洁:签搞均应保持整洁,字体力求端正。
5 @9 W: o1 m ^6. 一致:机关内部各单位撰拟签搞,文字用语、结构格式应力求一致,同一案情的处理方法不可前后矛盾。 2 @9 E- h/ p5 q% J2 ~- k4 ]
7. 完整:对于每一案件,应作深入广泛之研究,从各种角度、立场考虑问题,对相关单位应切取协调联系。
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! e% ?, T' q1 j, c4 g# m四、 公文写作之原则
3 [+ \1 I* c% @# [! t) P1. 应力求简、浅、明、确:公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体,不可使用模陵两可、游移不定之语句,或晦涩不明之文字。
7 q7 `8 G A% L7 I* [0 S* \7 Z7 o1 i2. 段落要分明:公文写作应采三段活用式之结构,即正文内容各段意见,应截然分清楚,不得前后夹杂叙述。 7 ~8 y; N& D, `, o
3. 正确使用标点符号:公文使用标点符号,能使句读清楚,便于阅览,免除误解。
% h4 e1 z- J& Y! h: ]: F4 B- [4. 其他应注意之原则:写作公文,应以一文一案为原则。公文送判时,公文夹应标明承办单位及送往单位,以加速公文传递。
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五、 公文之结构 |