给大家发了一个稿子，是参考了很多资料才写出来的，都是一些比较原则、比较规范的东西。按照我的体会和感觉，我另外准备了一个稿子作为我的讲稿，因为我喜欢随口便道地说话，有时会扯得很远，这是我的习惯，请大家谅解。再说，系统的东西，全面的东西，教科书上、网上到处都是。因此按照“不求全面、力求有用、实话实说”的原则，我挑了一些我自己有所体会的东西跟大家进行交流。大家手头的稿子有1.7万多字，我这个稿子只有6千多字。汪书记跟我说的是两个小时，可能要不了那么多时间。
: D, p x) P' g/ ?! U3 x0 {* F 下面分作“文件的制作”、“几种常用公文的写作”、“工作总结的写作”、“调研报告的写作”、“领导讲话的写作”、“简报和信息的写作”、“新闻消息的写作”、“典型材料和人物通讯的写作”共八个方面跟大家交流。2 O* B, O. L, v* ^* G6 `" V C
1 i4 L' j4 c' o' A+ Z: L* ?8 } 一、文件的制作
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（一）文件编号的年份括号要用中括号，不能用小括号。) d* G, r$ p& y% z) y0 D2 z
（二）文件标题：/ \0 E; Y/ L( n, B4 p: ~
1、必须要有发文机关。
+ i& t: X" C3 o0 E" K8 Y& u4 m 2、发文机关要用全称或规范的简称。
2 Z B6 f b8 s( x9 l 2、不能搞成“通知的通知”。比如：要转发《宜昌市城市管理局关于转发〈湖北省城市管理局关于印发2011年度电子政务建设工作方案的通知〉的通知》，标题可以制作成《远安县城市管理局关于转发湖北省城市管理局2011年电子政务建设工作方案的通知》。- z# A/ K+ `: z5 u
3、除法律法规外，文件标题不得有书名号和其它标点符号。2 R; d& q, Z* ?3 ~
4、“工作总结”不是文种，“请示”与“报告”不能并用，“意见”不是行政文种。
1 {3 q3 f7 v: d' V0 q 5、标题排列：上下短中间长，或一行比一行长，不能上下长中间短。
5 R" Z2 F! D& _. o V. @- @7 X% B （三）主送机关
: B' [6 b3 [" X0 _ 1、不能“县委并县政府”，也不能“县委、县政府”，更不能“宜昌市城市管理局并县人民政府”。主送机关只有一个。几个主送机关的坏处。
b( p8 A: K$ i$ s, ?# t1 l 2、主送机关名称要用全称或规范的简称。
$ e$ E3 S1 R# J. L2 p$ u: j6 k, M （四）正文序号。“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”。可不逐级递减，但不能越级，更不能颠倒。
; q2 ~1 h5 H. ]( N ^2 y& } （五）文末。“请示”用“特此请示，恳望批示。”或“恳望批复”。“报告”用“以上报告若无不妥，请批转执行。”一般报告不用“特此报告。”“通知”更不能用“特此通知。”
- y! n0 C0 _( B" ~% L; d （六）落款。要用全称或规范的简称。“决定”没有落款。+ `+ I! o: l4 i& |
（七）成文日期
- Z5 F2 T1 e+ A 1、用最后一个领导的签发日期（联合行文）。
$ u3 y2 [/ Y: @: \. S 2、行政公文用中文数字，“零”写作“Ｏ”，不能写作“零”或“0”。党的公文用阿拉伯数字。* u3 ]4 @8 G" r. |3 y
3、日期的最后一个字要比单位名称的最后一个字前两格。 o# N8 u5 M) s1 L1 z2 D' }# g6 e$ ?
4、“决定”的日期放在标题下面。
J( [ ]6 j% g. O. l) v9 S （八）主题词：不能超过5个，逐级递减，最后一个为文种。
. t, Z/ d+ n1 o0 \" x6 `/ E （九）抄送抄报机关用标准化的简称，用逗号隔开，最后用句号。% ^3 I+ a# h8 J/ U9 X2 V. a, I
（十）文件制作单位用办文机关名称，如“远安县城市管理局办公室”或“行政股”，或“××股”。
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" A, i( S% J9 H# z, U0 v 二、几种常用文件的写作, I* T5 Q& |1 D; n( `) F1 }! N) f x
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“通知”：开门见山，开头主要是说明目的和依据，如果要写意义，一定不要写得太多。对通知事项，一般无须说理，只说明该如何做就行了。
" |/ p$ Q1 P" x2 u2 R7 ~/ n “请示”：请示事项要说清楚，请示事项的理由要说充分，要足以说服上级，打动领导。
/ P1 a: }) m+ s2 B) H$ [ “报告”：综合性报告要条理清楚，要先写工作成就、工作措施、工作中存在的问题，下一步工作思路，比如工作总结报告。单项工作报告要写深写透，要有单项工作进展情况，尚存在的问题，下一步工作打算，不要夹带请示问题，比如“关于治理城市‘牛皮癣’情况的报告”。
9 D r1 K3 P, Q) } “通报”：是没有主送单位的下行文。一是情况通报，要陈述情况、提出要求，比如“关于‘门前四包’情况的通报”；二是表彰通报，要明确表彰对象、陈明表彰理由、提出学习要求。3 f% r+ Y. l& Q9 ]. W
“决定”：对于县里的局级单位，主要用于人事方面，比如表彰决定、人事处分决定、干部任免决定。可以比“通报”写得简单些，也可如“通报”（任免决定除外）一般来写。
5 C. ^* |% \; v% B “会议纪要”：要写明开会的时间、地点、参加人员、所议事项，重要的是要写明会议对所议事项所作出的决定、决议和决策。如果只研究了一个问题，则用递进式写法；如果研究了若干个问题，则用并列式写法，在陈述某个问题时，仍用递进式。一般用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”、“会议要求”、“会议决定”、“会议号召”等方式来表述。切忌写成某某领导提出、某某领导要求、某某领导决定。如此写的话，就不是会议纪要了，而成另一个文种“指示”了。3 G; |8 [9 S$ w" P7 @* k
“批复”：局一级用得比较少，主要是对请示事项的书面答复，比如“关于××公司要求在××街道悬挂宣传广告牌的批复”等。只须说明对所请示事项的态度（比如同意或不同意、允许或不允许），然后说明依据和理由即可。
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# n. l* D) N9 {1 F9 X4 z 三、工作总结的写作; d: S T* z$ J( `0 {
# v/ @( S" x+ f+ { 1、成绩要写全。成绩可以分块来写。无论机关和部门的大小，按照职责分工，其工作职责都是可以分为若干“块”的，比如农业局的工作，就分为粮棉油、经济作物、水产、农村能源、农业机械化、绿色食品、农业执法等若干“块”。这种“块”是相对的，也是可以合并或分开的。分“块”的方法可以根据形势发展的需要，或者行文的需要进行变化。比如当前如果粮食问题十分突出，粮食问题就应该单独来写，把棉和油合并到“经济作物”中来写。也可以把某一“块”工作放到措施中来写，比如“农业机械化”工作，就可以把它作为推动农业生产发展和农业现代化的一个措施来写。
6 r2 C9 i4 r: {, n7 }) M( J; a% j 一个部门的工作再多，也只能分成“三五块”或“七八块”，不要一写就是十几项工作，有的是可以合并的。但不要只分成“两块”。
- c+ `; }4 D9 M( ? 2、问题要找准。问题要简明，但必须找准。不要一列就是七八个问题，但也不要说只有一个问题。不要避重就轻。如果某问题不能写，那是领导的事，对于一个执笔写文章的人来说，实事求是是基本的职业道德。
1 S6 K: V& M0 r k4 l/ H 3、措施要新颖。所谓的措施，其实就是一年所做的主要工作。我建议，凡在一个单位做文字材料工作的人，一定要坚持写“大事记”，只有如此，才能随时随地成竹在胸。一个单位一年所做的工作，可能有几十项，这就要学会归纳、取舍。我认为工作措施也只能写个“五六条”或“七八条”，不要一写就是十几条，相关的内容可以归类合并。比如这一年既抓了“创优争先”，又抓了“效能建设”就可以放到一起来写。
8 n$ q7 c% A9 K* ]; d+ G& M 所谓“措施要新颖”，就是要跟上形势，跟上时代发展，不要年年第一条措施是“加强学习”，最后一条措施是“加强领导”。去年的“机关效能建设”是改善发展环境，今年的“效能建设”可能是为巩固党的执政地位，明年的“效能建设”又可能是为保持党的先进性。观念要不断更新，理念要不断创新。比如“政协工作”，去年我按“政治协商、民主监督、参政议政”三个职能来写，今年我按“保增长、保民生、保稳定”来写，明年我可能按照“建设全省山区经济第一县”、“在全市率先实现小康”来写。9 E- J' f0 f4 E9 w3 s& t3 P) f$ o
4、思路要清晰。所谓“思路要清晰”，是说在拟定下一年度的工作思路时，一定要根据当时的形势和明年可能要出台的新政策、新方针来写，对此要有政策敏感性和政策预见性。
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! I. v! b" j% v* w 四、调研报告的写作
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调研报告一般分作四个部分或者五个部分来写：
- V5 w6 m z, r; B 导语：调研时间、地点，参与调研人员，调研目的和调研背景，基本结论。
# w% t* j& Y$ K- K3 w5 ]9 k9 q 成效：新政策、新方法的落实和实施情况，其成效要实写、具体写，其它调研报告要略写。
@5 l) p. O' b/ e6 i 问题和原因：要详写，写具体，还要写清存在问题的原因。' }' q, ]) J( A$ T, ?4 e* A
建议：要具体，要切合实际，要有可操作性，要有针对性，切忌写成一句话建议，更不要模棱两可。比如：各级党委和政府要高度重视此项工作；要加大对该方面建设的投入；要加强对该项工作领导；等等。
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+ Q8 d4 _, ]- J 五、领导讲话的写作& ?6 S# v& M4 T0 X
* N; V9 q S( N8 O 第一句话，关门“当领导”。一篇讲话稿的成功与否，取决于领导是否认可，是否满意。这就要求在文稿的立意上，要尽可能地体现领导意图。就是要求我们在写作构思过程中，一定要忘记自己的身份，关起门来做领导，从领导的角度去思考问题。如何把握领导的意图呢？! A% e2 | [. B* l
一是从党和国家的大政方针中学习。因为领导意图从本质上讲，是党、国家和人民意志的具体体现，把握住这个方面就会把握住领导的总体思路。5 F7 [2 j& m! Z+ L! r, Y& n$ S8 A' y
二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。领导活动是领导意图的具体体现，了解领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，有利于把领导意图具体化。# m) A3 r s0 R' Y% y
三是从领导者思考的热点问题中发掘。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想就会有系统、整体的理解。: O# k( [1 B" f8 g
四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。必要时可以当面征询领导对一些热点、难点、疑点问题的看法，澄清一些模糊问题。这样可避免写出文稿后再作较大改动，甚至推倒重来。9 b X! I5 V" z$ T i8 p0 G
第二句话，少说“普通话”。领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。权威性可以说是固有的，因而思想性、鼓动性如何，是一篇文稿成功与否的关键环节。思想越丰富，听者就越入神；鼓动性越强，领导就越满意。文稿要体现较强的思想性、鼓动性，必须少说“普通话”。
; X2 M8 I+ U* ?; n- R0 d+ k 少说“普通话”，就是要讲领导想说的话。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻了解，因人而宜，写出符合领导“口味”的文稿来。
3 M/ x- G# W9 L) ^+ d3 F* ] 少说“普通话”，就是要讲群众想听的话。在考虑领导身份的同时，也不能忽视听众的身份。要针对听众的不同身份，注意运用符合听众身份的语言，并适当地穿插一些符合听众习惯的事例，这样才能使讲者“动情”、听者“入神”。如在机关干部会议上的讲话，要讲究点文采，理论性、逻辑性可以强一些。如果听众是基层干部和群众，就要注意语言的平实，必要时引用一些民谚俗语，这样，才有可能拉近与听众的心理距离，收到较好的效果。
6 H+ V) c" n$ \. P* n7 _# c F 少说“普通话”，就是要讲反映真实情况的话。这里有两点必须把握住：一是分寸的把握。不讲没有做或做不到的话，不讲夸大的话，不讲“过头话”。二是场合的把握。领导讲话必须考虑效果。只适宜在一定范围或部分人员中讲的，就不要在全体人员大会上讲。
9 D9 q9 _: b7 K& | Z8 M/ r9 N 第三句话，执笔“三分主”。做好“三分主”，重在创新。讲话稿只有创新，才能打动读者，才能发人深省，才能更好地传达意旨。具体来说：
, l0 H' W; h i* r6 T0 H 一要注重观点创新。观点是讲稿的生命和灵魂。绝不能当“二道贩子”，贩卖别人的东西。要善于思考，在理论与实践的结合中，在上级决策部署与本地实际的结合中发现问题，提练观点。要善于从老问题中挖掘新内容，从多角度去分析它、把握它，从中挖掘出新的观点，“化腐朽为神奇”。
$ s+ v" m4 g/ v* [ 二要注重结构创新。讲话稿起草不同于文学创作，它在结构上有一定的模式和规范。但结构是为主题服务的，为了满足主题的需要，在结构安排上就不能凝固僵化，而要有所创新，让听众容易把握脉络，给听众一种美感。# c( \# C+ |( B% X6 }2 {+ @
三要注重语言的创新。讲话稿固然要求平实、朴素，但这绝不等于排斥语言生动和创新；固然不需要像纯文学创作那样讲究辞藻华丽、讲究绘声绘色、讲究灵活动感，但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。适当运用一些修辞手法，可以大大增强文稿的新鲜感。
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