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网友提问： * h% n6 g# T: }9 o, Q
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ / t* B0 `# u: x9 j
/ e4 G% E4 f( D老秘回答：
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: K( u0 ]( j+ i9 I5 I1 X& O会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
- O7 Q/ X/ a& K1 R- V+ E" V0 Y 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
% M$ ^- G# H$ T) ]/ R. w7 }5 \( Z; m 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
7 D$ _) o1 |) h6 J# h 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 ) u [$ J- {" ]6 J( F
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 3 X1 J/ _% y- t; Y0 l! `
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ) r V/ j$ V3 @
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
$ \2 A9 w5 }7 b6 D" \ 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 9 l8 \% g# d2 M6 Y, G7 x
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
* }, ~4 t4 E; c q 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
8 p$ K- a$ {, R0 k4 R1 B4 F 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
& G7 o) g6 ^6 ?4 F; i 10.信息要加以选择，避免过多。
* F9 y: W/ N5 X, A7 ]% I 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 0 S+ ^9 `, T% G; n9 l" F
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
1 g1 _4 C" |& \8 _# c 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
/ I J" Y* ~. Q& L. J3 P3 C5 ` 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
( A K8 i; T+ W$ s' y& L6 N3 N 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
; H. e0 |3 ?/ r3 d4 G 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 : @6 m3 H: L) v$ H9 X2 P
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
) _# P* u# M y" i! ` 18.会前先拉几个盟友。
% ^3 c4 d2 @/ H7 j! i2 A4 P/ g 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
; k: q9 p& n1 d& J5 g6 w 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 + ]* {7 I& @ n2 B" R
●会议准备
0 B8 P/ L) r9 \0 E9 f 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 : f" N$ H; r6 Q1 q& i" p4 `$ f
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 8 V2 Q5 k4 B& }3 m0 s0 _# x0 h
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 6 z# ~+ B5 ^6 V- ?
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 9 z# F- A Q6 m5 c& t# Z
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ( K* g9 d0 K9 v9 G* J8 h f
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 * i& e6 ~9 {, s j7 G7 N; m" X
26.任何议程变动都必须通知主持人。
0 J I8 P! h$ w8 Q% P& e 27.议程要尽可能短小简单。
* @5 j+ ~8 `( T. T 28.尽量将议程限制于一页纸上。 T/ T. `* x' F% i: Q5 G* Y+ ~
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
9 ~( j( T" F6 E% w% F# m0 ? 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 2 F. E% \& l y! P. F6 W; H% Q
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
# A* w4 I* r: i# i# |1 I9 d 32.必须将电话转移出会场。 3 a. d1 a9 j3 b6 K- M
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 ' N- M+ p6 j3 o0 |3 `6 k# Y- u
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 $ u- s( J# Y" q3 g L9 R
35.要找个确保没有干扰的会场。 , m! z" u6 l9 ?3 m, D; ^ v# b
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ! L' K& e3 {2 h" k" G' A
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 6 q" R, a- _! ]
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 $ \" V, f6 j4 v. [0 b+ l* f
39.座位之间应有一臂长的间隔。
# i5 P6 {+ C& G( s6 f( ~2 | 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
}5 o" O8 N7 S! [ 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
7 z, C. {: b5 B0 v! | 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
, _# N% ]% x2 \6 k( U! B0 s 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
" c& [" h( Q! f, ` 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 9 v; h$ y- ]) H9 Q
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 7 g+ {" _% p5 p; S
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
, v$ n9 Q( W( _. K ●出席会议 1 ]/ G, ^6 r- @, b3 Z
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 G8 M/ ~: m$ w |
47.会前拟出自己的发言稿。 " U9 Q4 V* I3 f5 S- ~$ `
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ! ?. M( R9 s, n& U- g
49.要保持积极的脸部表情和音调。
1 G9 H9 C& V+ V) N9 k 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ( C( B5 W4 {' U. c5 s+ L( R
/ V' L! j3 ~# g$ G 51.开始发言前先作深呼吸。 L' ~. p) g# j: ^# U8 e) h
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 ( W2 t$ M& v$ |# X; ^
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 / m3 E6 h" R3 r ]) r- T
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ) k# c: R, |0 s! j% d; e
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ( l+ q! E& Z% f! _+ d& T) z
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 0 P. A1 d# }& \! W/ a
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 . m5 g9 R Z) r, ]' G( x3 W
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
, b2 i& {6 u/ o) ^ 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
! {$ X6 a! j8 f- R9 V t1 P 60.必须按照议程顺序作会议记录。 0 @; ~' Q& X7 A
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ) r! h- g! F9 G
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
) D( x% P& l$ a6 X, W% w 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 / S- o7 j' k: o7 X
●主持会议 - \/ k$ e% ^! H: s# B, c! G
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
! |/ W' p( f( M. G 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
8 D+ L8 w/ a; O6 `. g 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
) \1 i) R- A$ Z! A. h( Z" _! h 66.尽量于会前认识新来者。
. _3 q4 s7 T" i" z* u 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 4 _, n; Z# h# e) V0 Z, E+ E9 u
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 - N6 w& g: w0 s7 E! Z( T
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 4 v% i$ Q# P8 N1 n8 M
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 - J" b5 B" O& A! J
71.要制止支流辩论和私下交谈。 . i2 h, B. x( t5 Z8 N
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 2 H6 f0 m3 i7 z% `" l! S
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 % k$ A/ i6 l7 _0 s* B2 i
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 ! a+ h: W }# S# y7 q$ X
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
- y: R) A9 l* |5 J0 } 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
$ e2 E3 B( i5 E0 ?! p# {+ L \ 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
; |) u) `2 q b 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 ( ?* }) S0 ~* K) K" _3 y
79.必须清楚每次会议的规则。
, `* {$ p0 p) G2 Z 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
/ D! A0 c1 |& T- L% C3 X m 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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