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公文重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。中央办公厅、国务院办公厅先后就党的公文和行政公文作了规范性要求。但是，我们在制发文件时，往往不能严格按照规定要求去做，而是按时习惯各行其是，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，更在一定程度上影响了公文的质量和效能，因此必须引起高度重视。下面，就日常公文处理中常见的错误与大家共同研究(说明：此篇为旧作，公文格式方面以2012 年4 月中办发〔2012〕14 号《党政机关公文处理工作条例》为准)。 一、公文处理中常见问题 （一）该签署意见时不签署 领导签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅则视为同意。审批收到的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。在签不签署意见这个问题上，我们应该自觉遵守有关规定。审批本机关制发的文件，如果同意发文，就明确写上“同意”两个字，然后写上姓名和审批日期。看完阅知性文件，就写上“已阅”两个字，再把姓名和阅文日期也写上。见到有具体请示事项的文件或需要办理事项的文件，就把如何答复或办理的具体意见写清楚，再写上姓名和批示日期。意见写得具体，便于操作，便于执行，便于落实；意见写得笼统，不好操作，不好执行，不好落实；领导不写意见，只签个名、写个姓或画个圈，下属不知所云，就无法操作，无法落实。领导批示日期也具有重要意义，涉及文件效力时间和追溯责任的时间等。 （二）以传阅代替承办 传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件，是机关公文处理工作中经常采用的一种公文处理方式。它既可以有效地解决文件少与阅文人数多的矛盾，也有利于领导之间、部门之间互通信息，了解掌握其他领导、其他部门对如何处理某一文件的看法。通常情况下，上级机关的重要会议文件，需要几位领导共同批办的文件，主要领导在文件上批示让其他领导和相关部门阅知、阅办的文件，都应该采用传阅的方式。但是，传阅绝不是只阅不办，绝不能以传阅代替承办。 所谓以传阅代替承办的问题，与上面讲的该签署意见时不签署的问题既相同又不尽相同。相同之处是，都没有提出办理意见。不同之处是，该签署意见时不签署的问题纯属领导的责任，以传阅代替承办的问题既有领导的责任，又有相关部门的责任。 做公文处理具体工作的领导经常遇到的问题是，收到一份里面含有具体工作要求、需要具体办理的文件，送给主要领导、主管领导、相关部门负责人和具体工作人员传阅了一圈儿，谁也没提出办理意见，都无动于衷，最后原封不动，回到文书那里立卷归档了。当上级机关过问办理结果时，又往往追溯不到责任人。不论主要领导、主管领导、相关部门负责人，还是具体工作人员，对传阅的文件要认真阅读，并按文件要求提出办理意见。为从源头上防止“只阅不办”的问题，办公室主任在提出文件拟办初步意见时，对办理事项提出办理建议，提示领导签批意见，并督促抓好落实。 （三）签署意见时用词不当 此问题不太具有普遍性，但也不是绝无仅有。比如，处理某个文件时，主要领导想让某某副职提出处理意见，就应该写“请某某领导提出意见”，可是没这样去写，写的却是“请某某领导阅示”。这就让人分不清谁是谁的领导，谁领导谁了。 “阅示”这个词儿不是随便用的，只能用于下级请上级“阅读并指示”，绝对不可以用于上级对下级。副职请主要领导签署意见，部门请分管领导签署意见，都可以用“阅示”两个字，而且也必须用“阅示”两个字。不这样用，就是不懂规矩，不尊重领导。换个说法，“阅示”就是上级领导的专利，不能随意把它转让给下级去使用。 （四）越级行文 行文方式按文件运行程序和方向可分为三种：逐级行文、多级行文、越级行文。逐级行文，是公文处理工作中主要的、经常运用的一种行文方式，其基本要求是逐级上报或下达。一般情况下逐级行文、多级行文方式是允许的，而越级行文是不允许的。因为越级行文极易造成被越过的直接上级机关工作失控，同时也给上级机关指导工作带来不便。因此，非紧急重大事项不得越级行文。紧急重大事项确需越级行文，应同时报送直接上级机关。公文是这样，像一些工作汇报也应当遵循逐级汇报，避免越级，否则就会使领导非常被动。 （五）文件“倒签” “横传”公文、“直送”公文给领导，是公文传递过程中切忌的两大弊病。有些职能部门的办事人员不重视办文程序，越过办公部门直接将文件呈送领导领导签发，并以领导领导已签发为由拒绝办公部门核稿，我们称这种现象为文件“倒签”。文件倒签的最大问题是程序错误，公文出现失误无法追究责任。《办法》明确规定：“公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”第二十九条规定：“公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。”可见，公文核稿的基本任务就是保证公文质量，即使领导领导已经签发，最后也应该由办公部门进行文字、标点和格式等方面的复核把关。文秘部门一定要排除阻力，坚持先核后签，防止先签后核，即防止文件“倒流”、“倒签”。 （六）公文体外循环 公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件，不送办公室统一登记和分办，而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中，一个部门阅完文件后不退办公室，擅自给其他部门传阅（“横传”）。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位，不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度，同时也有可能会造成责任不清，公文的效力无法实现，特别是无人督办，一旦出现失误，追究责任困难。权衡利弊，还是应该按照党和国家的有关规定，增加办公部门主任“拟办”这道程序为好。 （七）行文质量不高、效率差 一是报送资料不严谨，计量标准、称呼等前后不一等。二是有的最基层领导不细看文件，层层下转，最后由干事、技术员编一个情况报告，这造成许多文件执行不利，流于形势。三是部分科室管理不细，没有收文登记，遇到查询、检查就到办公室找文件、印文件。 另外，随着办公自动化程度的提高，许多文秘人员直接用计算机起草文稿，每次修改也直接在计算机上进行，最后也只是将定稿归档。但是，由于定稿无法体现修改过程，一旦文稿出了问题，无法反映公文的处理和运转情况，难以分清责任。这就使公文处理环节的制度化建设面临新的问题。正确的做法应当是将草稿、历次的修改稿和定稿均予保留，一并归档。 二、公文格式常见错误 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。但往往在制作公文时容易遗漏或出错。 （一）眉首部分 1.发文机关标志。主要由发文机关名称+文件或者“（）”，（）内标注发文种类，如“请示”、“报告”、“通知”等。 2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“国办发[2002]21号”；便函的发文字号一般置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字样。 3.签发人。“签发人”居右排列，有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。 4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。 （二）主体部分 1.标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。还有如“关于转发×省公路局《关于做好春运工作的紧急通知》的通知”、“关于转发省公路局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：(关于)转发×省公路局关于做好春运工作的紧急通知（的通知）、转发省公路局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知。 层层转发公文时，尽量不要弄成“关于转发关于转发XXX的通知的通知的通知”。可直接转发最上一级。 文字累赘。如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。 标题中“试行”要放在书名号之内。如：《武汉市统计局奖惩管理办法（试行）》 缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。 2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一”、下面是顿号，“1.”下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。 第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）； 第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）； | 
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