第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责+ l, ?, o! Z+ _1 V7 ^
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二、加强办公室建设
+ `& _( @) B& ? E, E, U1 t! t8 }, M9 s* O' X) [2 b0 }
三、办公室办会工作基本规范: v+ j; J" `* x" D
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四、加强办公室的日常管理# O9 U _6 H" J- y
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一、办公室人员岗位认知与基本职责% [% \' {& g! ^" J" u( e
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。- l9 |1 @1 |! L ~5 @. B
, v* J7 ~. N! u# b6 @联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。 z3 k' {( j$ \ \0 J9 {& i
/ R$ \! ~2 P1 h9 |$ W, b职能定位：3 k2 h; {( B. M- U8 _* J
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责: X% g0 E% Z! ?' k- i
" J. _8 @5 K* H0 j（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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% H2 i* D J% i按性质分：& t2 k0 A, B% }' b1 v" X
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。( M3 n* z! Q1 `3 e p
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按内容分：2 h" u: c$ I! `4 V2 R
" S" x l8 \% C办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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2 ?4 Q9 X) k( e9 _) D$ ?) V综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。, ~$ _5 I7 F0 \1 y3 S& k* o
( E0 U! _7 k. ^/ P- y6 q一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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9 b; R5 K% e6 y/ f2 N三）办公室人员角色定位6 l) L; f( k- ?, e# V
7 L' v( C1 b4 S" A" g7 a, }办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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7 E" `5 E, H$ g1 q4 j* l+ S（四）办公室工作对人员的要求 J# ?& [, |( ` l' {% J) ^% O
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：/ I3 r) \0 h- U* x$ v
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一、要讲事业心和责任感；
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& J3 `2 r h6 k7 c0 W9 {; M) X二、要认真细致；
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/ M; D& C1 U) }0 [8 K, Y三、要讲究程序(不要打乱仗)；6 [! }3 [2 |1 J9 W- w
% _1 e4 h$ N* _6 {: e: }
四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求! L4 v4 B0 y& Y
" o) k. Z- b9 ~% y6 T& r) }6 M1、思想素养
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" Q( A7 ]9 G3 L+ i) W" f热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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$ w, p* g. s) r% `4 ?8 h4 g# x9 Z政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。. m) ?& K6 E' f3 J9 w6 }2 z
) D2 I0 t6 y) l' T踏实肯干。舍得为工作投入。8 D4 I- F, e0 _* |3 V% w+ C A3 U* D9 i
9 Y$ i: X; P+ M; d% w0 p5 p1 [
（四）办公室工作对人员的要求
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6 W1 j7 R( a# @1 W& t+ p2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。; b* V: W9 U7 a8 L' j4 k3 Q' A
; N$ c6 Y! a3 N; c调研能力。善于通过调研掌握大量情况。! Y p7 ]" p2 t/ i/ w7 @. Z
1 Q( z! q% O! c0 Z; X/ r' k5 [思维能力。善于思考问题，抓住关键。) L. L! B1 f1 @( T: X1 W' }0 Z
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求# f) @; g( X+ A) ^6 ]% y* T- A9 v7 T
6 }% Z3 W6 B$ F5 B L* v. M3、心理素养% A- |8 p9 T9 u" ~- x% x- i; V
j4 c5 U, ]; m5 @
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。# f/ U0 ^$ X* F9 y
; B9 _" x! h: L6 \. p1 y注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。, x: i4 t3 n1 h7 L% `" k3 {% i" |
8 `: L% s# j }1 _调控力(控制情绪的能力)。6 U4 g4 j1 W5 z! j" h' F
/ h p+ p7 e$ _9 x/ l' i2 B# \意志力。: X5 w% S( e% f, p8 M
) x! r; u" N/ u: X, v8 x, U. }- U（四）办公室工作对人员的要求
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+ K5 R i1 l5 q$ s4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识9 x9 Z7 U& _( Q4 H( p4 _% s6 p5 s+ `
v# J- c+ h- I+ {全局意识& A, ]. [& |0 a2 W0 ?. B F6 z& f
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责任意识
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3 r! g K* a, Z0 G) M. ?3 ]0 n% Y创新意识8 `3 a3 M1 D* W) ]% f1 _# R) x
" S& e. M3 H1 _% M奉献意识
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信息意识5 L9 p5 M0 D- o$ H2 ~
# t1 y9 R! _/ F$ h z- A$ J; J程序意识
( Z% l& ^# h) \" J9 W0 _
3 a O6 I# e( p# B学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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% f+ d. l- K9 E# G' g3 r领导测评办公室人员的20道题目8 \9 j# ^$ y r8 q4 S
d7 T* S3 E4 O, D( j' W1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?$ r9 E# J) y/ J% z
2 a( s3 f9 s+ T他是否了解你的目标和意向?
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& A- ~( Z$ Q$ M3 ~他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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. n8 T& e7 E& h# f他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?, o% u4 v* y' J5 `/ A
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领导测评办公室人员的20道题目9 R1 u/ v2 `8 X4 G& D( \, T
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?1 M% p6 j1 q8 P
% |" P( q8 B& |能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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: u* L" y2 i; n8 _6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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; l% D! m/ m; ^4 F9 _能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?0 r# f5 r3 h1 w$ E+ Z
' _$ S0 n: D0 q1 _+ \4 ]% n能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?$ y4 Z6 b) v6 @: T7 ~ ?. K/ W
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?; K6 Y2 j0 W! b* ]$ K& T- G
5 v$ g1 E( [; W B% \; O9 `# s8．他能否提高文件运转效率?: _4 v4 {4 i* l
3 Z) w9 I w, ?2 z; R S4 U% _能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?8 ~* w" d; `, C, t, W
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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/ L x$ ~. P7 f: T领导测评办公室人员的20道题目$ l' c7 g/ @ A1 \0 S
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?0 p: M# G* _% b: s/ I
( w9 Q) u9 s0 {) @10．他在危急关头是否沉着冷静?! \% h7 [6 s. |2 M0 J2 `8 T0 c* v
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?0 C8 P+ V4 m- l9 L* t5 Q( Z
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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: d2 d8 n9 J0 J! `4 O" [1 Z5 k: U你能把一些机密信息资料委托给他吗?. W: \8 [* M9 q! T8 s2 ^
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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- P+ y0 T @& [. s- V; K* e; N( f, }是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?0 `+ B8 |, J6 L; t6 e: I: J' x8 C6 X
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?, s) B# }2 [* o+ Q
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14．他是否有个人学习计划?
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3 ^7 w) s. ^$ i) S0 b% P, e3 |是否学习管理方面的知识或参与管理活动?8 C8 g) P8 X, h4 r
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?! G# {; c" A, z( k% K
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15．他语言表达是否清晰?3 H1 {+ D8 C+ S# C% e) ?" O/ w
$ s; G( h; u5 _! R$ i! @能否以书面或口头方式简要汇报情况?0 S; Q# T" X) z" [5 i: O6 u
" i9 n% v# \9 L, r/ k3 e7 P W9 L能否准确地传达你的指示?3 B# @+ M$ }. i. E8 e8 n2 P
4 S5 T9 J. {% ~! Y# H; d
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?; g0 n' l* f# r$ E: [/ @
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16．他是否按时完成每天的工作?
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1 t) M- W% w7 q5 X6 J6 G5 t% ?8 O是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
8 L# j# V! z: H2 R/ A
3 [9 D) h7 @8 k17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?- `: {$ l. [8 v% U
1 I$ r0 \5 f0 ^+ K18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
) {. k* T) |% w ~
6 t3 o8 M9 ^4 V% n( r% s& h. x19．在调研工作中他是否称职?3 O" T# Q0 {$ Y( b
# m$ t7 c0 v# |; b能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?2 r, V! A0 n: B7 }% ]1 T9 G
# i7 @/ f% B4 W3 L( D# D0 {20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
) g& X, f- s, q5 J1 \
: J3 Z7 b% Y! A3 |6 `9 b% h启示……2 u: `6 B" c. x5 ]3 K% ^- {% ]& a
/ c& g' D; R' o
二、加强办公室建设2 h5 z$ K) x. N% w
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（一）办公室建设方向. ]1 f7 A5 Y% R; U$ a! r0 C
3 e5 j1 }! m# k5 q6 T0 Z1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作. |6 P% ?: F2 ~7 b! g
2 i5 B( T, q9 u) F B( S3 P
3、努力营造和谐人文氛围1 f* q' _* o; u/ f, N7 h1 a
?8 N ^3 H2 _4 ?8 D% M4、大力倡导团队精神1 U4 q+ c7 x' v$ I
8 Y2 r' |% {. [1 L" |4 V* M2 {（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规. p4 e4 P# N; S/ v% G; r
& E. R/ o9 ^1 x2 Y2 B
良好的礼仪形象+ z6 h) O2 K g! a# Q- ^+ A" c6 ^" |
, \3 e( @2 }" \) q4 x
良好的电话形象
8 }0 B' w, o% W* T; C5 }; x; l- P a! V7 U/ ^ b; O
良好的文字形象: l3 q. T4 N: m c* Q
/ i5 E3 J. f6 @( G9 T6 U1 M
良好的语言形象* K: O* h* @6 S/ E
% n% T9 L6 B$ S$ F' g1 G; B6 _$ Z) e
二、加强办公室建设1 r; D' l9 W( k
* b3 R# z! m& x3 z- ]6 ^（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
3 e& }, _1 t9 |) W! |( G9 Z0 l g
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
v1 A; P, \6 v" v$ ^
) B0 D% k) |; s, a0 X: @) t4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；" p$ e$ t& v6 }, _0 i7 ]8 d' |( p
4 ^& ?# }- K4 p' p; P
5、随时让同事知道你对他的感激；' h# R- ?1 ~& f! p$ b: |+ F/ L
+ P1 O0 n, L! \+ u, f2 H6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7 {' q$ {: o1 a' G1 J7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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5 G9 x: V# O% }3 r9 a5 D* U8、不居功自傲，有容人雅量。' \; W7 p& M7 @7 ~+ |* E# l
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三、办公室办会工作基本规范9 u# ~4 a) x: \6 `, M: k% c* \
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作9 l0 h6 `- o8 {
% H& t6 m, [! o: ]
1、设立会议承办部门和服务机构
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1 l4 h" O( ]6 q6 p9 w7 t2、协助领导确定会议目标和议题: `( i6 ^; f; l* S3 F, S
8 K; d/ P9 q* `3 l H* y% l
（1）确定会议目标
% Z! U! c! r" }3 B# b
, M3 z+ O: D1 Y3 N（2）拟订会议议题6 v% @, d5 M7 N$ M b' J$ o+ A
6 C* U1 G0 i/ r" ~' p5 I3、拟订会议财务预算和会议方案
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' }# A& e1 c5 W8 N/ P% e（1）拟订会议财务预算
( N! N1 F4 E! }2 Y/ I. w# d4 E
# B5 {/ Y& D! S0 [2 F* B（2）拟定办会方案
7 m& Q9 L) B, J! y, [+ u0 ~/ B E$ t; E4 u
（一）会议服务的基本内容
/ Y7 x2 w9 ?) H. o; M$ a- Z7 ~; G7 ~. h. I/ s* K
会前准备工作
6 F" Z z: F4 }" d$ [- W" f1 }- E+ E. N5 k) }
4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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2 y$ E; j! Q6 w/ t- |! Q6、确定与会人员名单以及会议编组方案# F y8 i, ?% m) j# m1 Z/ s I
4 P. t5 _+ \% D7、会场的布置工作% u2 i# c5 @! j4 ~
: ~ t: Q, D- s/ w- h" U5 n+ P衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。- Y( ~& D( i# e1 W) v/ y
]0 z' q! G5 E9 J3 ]! G主讲：姬瑞环
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