任汉鑫谈企业工作

     从学校毕业迄今，算算十一年整了。十一年来，包括现在的工作单位，呆过两家单位，先后从事过记者、编辑、海运业务、财务、行政等工作，其中，最多的还是行政工作。下面结合现在本职工作，谈谈对行政工作的一些心得，请各位专家和同行不吝指正。
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       我们单位，办公室被称为事务部，是公司的综合性服务部门，个人感觉，只有全部门协同工作，方能较好地履行部门职能。如何履行好部门职能？一是必须做好服务，二是必须提供规范的后勤服务。我们提出了"服务无小事、处处讲规范"的部门工作理念，并把它作为部门开展工作的指导原则。在履行企业行政管理方面有如下心得：
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/ y0 j- E; o+ E  T8 R/ T; @ 　　重视沟通。首先应建设一个团结的整体，内部不团结，工作互相推诿，关系到工作的成败。内部必须重视沟通，在会议上，在日常工作中，让大家畅所欲言，尽量避免在工作中有摩擦，造成不互相理解。在工作之余，经常组织一些小活动，或部门聚餐、或一起去看望生病同事或家属、或一起去健身，工作之余的活动逐渐成为部门同事沟通的重要平台。工作之余的有效互动，不仅能增进大家的沟通和交流，实现工作上的更好协作，还能缓解大家的工作压力，增强部门的凝聚力。
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. O  l( ?* j/ j* y- M/ E; c( ^/ R 　　服务为先。行政部门应摒弃管理为先的理念，将服务作为工作的第一要务，强调服务第一，大家必须主动服务，切勿消极等待任务分配。行政工作细小而繁杂，如果办事拖拉，必然影响其它部门的工作，必须强调效率的重要性，全体成员"能办的事马上办，不能马上解决的事情，要告知原因及解决的时间"，同时在工作中日事日清，工作计划尽量周密。我们提出了两条衡量部门工作好坏的标准，一是工作的完整性和细致水平，二是其它部门对部门工作的评价。在夏天的防暑降温工作中，部门一如既往地从外面购置了降温饮料给大家饮用，当听到有些部门的员工反应说工作忙，我们甚至每天定时将绿豆汤等送到每个员工面前。重视服务，将服务的对象放在心中，方能得到对方的首肯与信任。
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; w, {, {- y/ C; k! ^9 H$ N　　强调配合。在日常工作中，行政事务繁多琐碎，内部成员之间的配合至关重要。如果只是机械地完成本职工作，不重视工作中的配合协作，必将影响工作效率。在管理中，应强调协作的重要性，工作中需要部门其他同事知晓的事情，互相之间都进行有效沟通，进行一定程度的“工作交接”。同时根据部门分工，可以在各自的工作范畴内，在确认工作完整和顺利的前提上自主开展工作，为彼此创造一个较好的工作空间，充分发挥自己的工作潜能。

　　注重形象。行政工作中外事工作较多，外事工作直接关系到公司的形象，在与外界交往的过程中，应强调部门同事的言行代表的是公司，不是个人，必须注意从公司的大局出发，注意形象，注意礼仪，注意工作方式。在公司内部，也是应该对自身行为进行更高要求，作为制定和监督相关制度执行的部门，更应该力求做遵规守纪的模范。
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　　行政工作不仅要围绕日常接待、阅览室管理、公共卫生维护、快件收发、通讯虚拟网络维护、固定资产（低值易耗品）管理、日常采购、仓库管理、办公用品管理、车辆调度等后勤服务展开工作，还要履行上传下达的行政文秘、会议组织、规章制度的拟订、执行及监督等职能，还要组织实施公司的各项外事活动和大型专题工作。下面谈一谈在具体的行政事务工作中获得的一些心得：
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　　文秘工作。文秘工作主要包括文书管理、文书拟写、文书制作、文件督办、档案管理、会议管理、信息工作等等，在公司起着助手、反馈、枢纽和协调作用。必须及时准确处理了各类文件，保证公文来往畅通，归档有序。在文件编撰的基础上，还应着重进行文件执行情况的督办和反馈，力求做到上情下达、下情上传，在部门之间、公司之间、公司与总部之间起着桥梁沟通作用。在文件处理的同时，还应细致地做好各类会议的组织安排，并认真做好会议记录。信息工作也是文秘工作的范畴之一，在日常工作中，要注意各种信息的收集、甄别、筛选、整理、反馈和发布等工作，为公司提供信息参考。
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! o1 L  [- [: v　　行政事务。行政事务是一系列很具体、很繁琐的工作，项目多、涉及面广、时效要求高，要努力建立一个分工明确、反应敏捷和操作性强的运作机制，以保证行政事务的高效、有序运行。在合理分工的基础上，要在"细"和"时效"上下工夫，并将是否将工作做细、是否在时效范围内把工作做到位作为衡量大家工作好坏的标准。根据工作性质的不同，我们就车辆管理、固定资产、后勤保障与日常事务、宿舍、阅览室及仓库管理、安全保卫等具体工作进行了细化，提出了时效要求。在固定资产管理上，按部门进行登记造册，登记清楚、手续完备，对内部的调拨也要进行紧密跟踪，做到去向分明，编制的固定资产登记册可以随时供调阅查询，为了加强对固定资产的管理，要求管理固定资产的同事将所有固定资产的信息录入电脑，并增加备注栏，在固定资产进行维修和更换耗材、配件时逐条加以注明，以便了解其使用及维修情况，工作做得较为细致；在后勤保障与日常服务上，强调"服务无小事，处处讲规范"，力求在后勤保障上，做到"能解决的马上解决，不能马上解决的必须告知解决时间"，遇到困难要主动说明原因，并告知何时可以处理好。还应经常观察和了解各部门的需求，力求主动服务。
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　　外事接待及活动组织。外事接待及活动组织关系到公司的形象，在外事接待中要非常注意细节的缔造，只有把细节做好、做透才能体现出完整和完美。在接到外事接待的通知后，在接送、食宿安排、行程拟订上要在请示领导后充分考虑客人的级别、习惯、有无特殊要求。客人是否来过本地，曾经住过哪个老秘网、住的是老秘网哪种规格的房间，都要尽量做到然一心。对订过机票的客人，要登记他们的身份证号码，在第二次提出订机票时就无需再询问客人。在外事接待中，跟相关老秘网、餐饮单位的熟悉情况亦关系到接待的是否到位及客人的满意度。在平时注意与经常联系的单位保持良好的关系，一旦客人指定的老秘网及相应规格的房间无法满足时，应主动联系老秘网的相关负责人，要求其在同等价位的基础上进行升级，满足客人的需求。
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8 q/ A! _- |; Z* k　　服务无止境，一些初浅的认识，请大家指教。