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公文写作中的文章结构顺序排列技巧

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寒枫洒月 发表于 2015-8-25 10:39:21 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
   在公文语段中,逻辑混乱、条理不清、语意模糊的现象时而可见,究其原因,常常是思路不畅、句序不顺。它不仅打乱了阅文者的线性思维,给阅文者对公文内容的轻松理解带来困难,而且影响了公文主旨的明确表达。# K% N; F5 Y# S" R) I' I: u
   公文的结构顺序常见的有:时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法,对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排,形成了固有的三种主要结构模式:纵向式、横向式、纵横结合式。下面,笔者从党政机关的工作实际出发, 试结合一些范文或病文,谈谈有关公文句序排列的技巧,供同行们参考。
  w, _) _: z8 |    一、根据工作职能的主次地位安排句序& W% ~' B. W( I4 P
   公文写作的本质表明:机关管理职能决定文字表现形式,文字表现形式是为机关管理职能服务的。公文是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的,其公文语句的顺序,当然只能按照各自机关工作职能的特点,根据工作职能的主次地位来安排。如某省地税局在一份指示性通知中指出:
" ?  d8 B* H, }1 D" H" k  K& K   为了确保全年任务的圆满完成,各级地税机关要采取有效措施,加强征管,落实好组织收入工作的各项措施。一是要推行科学化、精细化管理,管住税源;二是要抓住重点,加强税收征管工作;三是要采取有效措施,积极压缩欠税;四是要进一步加大稽查力度,打击偷税、逃税等涉税违法犯罪行为。各级地税机关要在当地党政部门的领导下,进一步强化部门协税护税,进一步提高收入质量,增强组织收入工作的后劲。3 X  [, u' v, E! {' G6 c/ F* t& r
这段话采用演绎法,先提出“要落实好”各项措施,然后具体写“怎样落实好”,其顺序特点是“先总后分”。“总说”部分先讲目的,后提任务。“分说”部分按“从内到外”的顺序来排列:写“内部”,按照地税工作“管住税源——加强征管——压缩欠税——打击犯罪”等四项职能的主次来安排句序;写“外部”,强调“要在当地党政部门的领导下”进行。特别是“内部”这一块,没有税源,就没有税收,就不必征管,这是关键的关键。有了税源,征管就是最主要的工作,压缩欠税是第二位的,违法的毕竟是少数,打击涉税违法可以摆在第三位。本语段从主到次,依次推进,逻辑紧密,句序清楚。
  n4 B+ T/ b3 W7 A1 o( s   但如果写作时不注意,就容易出现句子排序上的毛病,譬如某市监察部门在工作汇报中写道:
  u1 h9 O2 f) S  _0 _$ U   我室的主要任务是查处违法违纪案件,为了加大查处的力度,我们认真研究了工作方法措施,一是发挥团队精神,充分发挥集体的智慧,突破大案、要案;二是实行调查组长责任制;三是重调查,重证据;四是抓住重点,集中力量突破疑难案件。由于我们做到了以上几点,提高了办案的效率和质量。
4 ]! |) O* N2 d# b' F' `    这段话从整体上来说,是按照“要做什么(任务)——为什么要做(目的)——怎样做的(做法)——做得怎样(效果)”的思路排列的,但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的随意性,缺乏必要的逻辑联系。有4个方面值得商榷和修改:
3 Q) n" w/ ]9 Y    1.句序排列不当。原文中“一是……”到“四是……”4句,其排列顺序可概括为“突破大案要案——明确责任——掌握政策——突破疑难案件”。其中“明确责任”是查处案件的制度保障,“掌握政策(重调查、重证据)”是查处案件要坚持的原则,即不管是查处一般案件,还是大案要案、疑难案件,都离不开这些制度保障和原则,可列为段首一、二句。
( f) l6 L( m$ B0 ?
    2.内容欠全面。从监察室的职能来看,原文漏掉了最基本的也是最主要的职能:查处一般案件。6 L: E6 q7 |& w+ b! u' K
    3.句式长短不一。四个句子中,最长的15个字,最短的仅6个字,句子排列不美观,也不便于对句序的记忆。
+ O6 y. c1 q3 e/ L! P$ D    4.原文的末句“由于我们做到了以上几点,提高了办案的效率和质量”, 语气平淡,工作成效显得平平,公文主旨不够突出。拟作如下修改:) X8 n1 T; D$ h& t3 X$ \" d( n5 ?) J9 W
    我室的主要任务是查处违法违纪案件,针对往年一般做法的局限,我们改进了工作措施,加大了查处力度:一是实行调查组长责任制,明确责任(明确责任);二是重调查,重证据,逐一落实各个案件(以一般案件为主);三是发挥集体智慧,重点查处大案要案(大案要案);四是抓住难点,集中力量突破疑难悬案(疑难悬案)。5 n& t" [/ _9 n8 h
    修改后的语段,有以下优点:) |- A- L; M! @: q& w4 O
    第一,理清了句序。按照“明确责任——一般案件——大案要案——疑难悬案”的顺序,也就是按照工作任务由大到小、工作难度由小到大的顺序来安排句子。“落实责任”是基础,“一般案件”是主体,“大案要案”是重点,“疑难案件”是关键。逐层递进,步步深入,内容全面,阐述清楚。
6 ]# x8 u" b8 T" S& ~: g& ^    第二,优化了句式。充实了句子内容,使各个句子句式大致整齐,语法结构相似,近似排比,铿锵有力;加之语气一致,便于记忆。) R9 r+ X# N, T' m
    第三,调整了语段结构。“任务——做法——效果”是使用频率最高的基本结构形式,但在没有具体数据或事实说明“效果”的情况下,不如将其删去或合并。本语段改用“总述——分述”结构形式,突出了工作“做法”,正符合上级听汇报的要求。1 {+ ?9 @8 \0 _) J
    二、按照工作进程的先后安排句序, r7 ]5 R$ ~& n# H' E- _
    按照工作进程,也就是按照时间顺序。我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时,经常使用指示性或实施性的意见、通知;对上级汇报某项工作实施进展情况时,常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种,这些内容相对单一的公文,适用于按照工作进程来排序。如××日报社纪委一份经验总结的一个语段:
! G+ T+ \$ e5 q0 E   履行职责,做好干部人事工作的监督。今年5月,报社党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定,进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。报社纪委从5月22日召开动员大会开始,先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督,确保了整个过程的公开、公平、公正,透明、规范、有序。6月份,报社平稳顺利地完成了干部聘任工作,××名业务骨干走上新的中层领导岗位,×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择,初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。
/ |% a: N* C! Z8 o    工作进程排序法,条理清晰,事物发生、发展、变化的过程一目了然,符合人们认识事物的习惯,便于领导者考虑下一步的决策。
$ I  n# }+ A. `   三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序
! z3 @; p: N2 ?0 F   所谓逻辑顺序,就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序,如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。例如,××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是:( m3 p* k# }  J* L
   全面落实各项防汛措施,做到万无一失。各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查,做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备,严加管理。要进一步强化防汛队伍,加强防汛实战演练,提高抢险技术水平,并时刻处于待命状态,随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段,对重点部位要责任到人,严防死守。; l5 x+ ~! v' H2 q/ j5 `
    这个句群紧紧围绕防汛工作职能,采用“纵横结合式”排序法。段首提出任务说明“要干什么”,接着说明“怎样干”(是纵向排列)——“检查、落实、管理、演练、固险”(是横向排列)。而这五个方面的工作也有一定的逻辑顺序,首先是要“检查”,通过检查才能了解是否已经“落实”,只有落实了情况,才能有针对性地解决问题(是纵向排列);物料设备要严加“管理”,人员要演练待命,险段要修固,重点部位要严防死守(是横向排列)。虽然交错变化,但有条不紊。
, ]6 I' d) |& I8 ~, Z1 J   排列句序虽较简单,但如果缺乏排序的意识,稍不注意就可能出现疏漏,如×市统计局工作总结中的一段话:
$ v. v: O' z. j  _7 L/ M   在市统计局,任何一笔数据的产生,都要经过采集、加工、审核、上报、发布的严格流程,重要的数据还必须接受社会各界的开门评估,并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制,从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错,得到了各界的认同。
: F0 Y  ~  C: V$ H9 M   一般来说,认识、举措、指导思想、总体要求等,应排在“做法”之先,以形成“认识(举措)——做法——效果”的“句链”,没有决策,哪有行动呢?但这个语段却把“做法”列在“举措”之先,不符合工作职能的逻辑关系。另外,原因与结果之间也缺乏必然联系。数据的产生“要经过”、“必须接受……并实行(制度)”等都是对工作提出的要求和规定,仅有这些要求和规定未必能产生“不出大差错”的结果,只有通过正确的实践才能做到这一点。因此,要将“实行数据质量岗位责任制和过错纠正制”提前到段首,并将“要、必须”等词语改成“实行了、经过了、接受了”等表示已经进入实践程序的词语。, \& @0 A) v# ~) r, b
    可修改如下:! c$ g! L! k% \0 B1 {" l5 U2 b
    在市统计局,实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制,任何一笔数据的产生,都经过了采集、加工、审核、上报、发布的严格流程,重要的数据还接受了社会各界的开门评估,从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错,得到了社会各界的认同。8 R0 {; @2 M9 n5 z; Q1 I8 L
    四、依据领导者决策的心理习惯安排句序
  U5 L  u+ C/ N; {   为加快阅文速度,提高办事效率,阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯,比如,同是涉及工作经费问题,在不同的文体中会有不同的句序排列要求。
1 N* v* Z  K! H$ f7 h   (一)在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中,经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策,而领导者从整体和全局出发,首先考虑的是“要多少钱”的问题,然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。如:
3 i* h3 t$ Y8 D+ f/ u1 {   工作经费问题。2011年经济普查结果显示,全省有服务业法人单位× ×万个,产业活动单位× ×万个,个体经营户× × ×万家。共涉及× ×大门类× ×个大类× × ×个行业小类,工作量相当繁重,还有相应的宣传发动、专干培训、报表印刷、软件开发、数据处理等一系列工作要做。按照分级负责的原则,服务业统计调查所需经费由同级财政负担,列入同级财政预算。经初步预算,省本级每年大约需要经费× × ×万元。
) b6 D! j, s/ F" `6 f5 M: y& G( ]    经过修改,将经费总额提到段首,内容进行了提旨归纳,并删去不必赘述的有关政策规定,主旨更加显现突出,更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯。# K. t. b- X: y0 L" `, }4 k
工作经费问题。经初步预算,省本级每年大约需要经费×××万元。其缘由主要有三点:一是统计对象牵涉广,据2007年经济普查结果显示,全省有服务业法人单位× ×万个,产业活动单位××万个,个体经营户× × ×万家,共涉及× ×大门类××个大类× × ×个行业小类。二是工作程序多、要求细,包括宣传发动、专干培训、上户登记、逐级审核、质量抽查和数据处理等一系列工作。三是配套费用较大,包括报表印刷、户外宣传、设备维修、软件开发等。以上经费,拟请按规定列入本级财政预算。, Q: k+ u, ]" J
   (二) 在请求批准拨付经费的请示中,宜将所需经费总额写在文尾。如某市民政局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写道:
" E  H* Y, ~6 s, w( O2 @/ q2 j    在财力紧张的情况下,我 市市、县两级财政共紧急筹拨救灾专项资金×××万元,但由于受灾面积大、灾区人口多、灾情严重,远远不能解决受灾群众的急难。为此,我们除继续发动群众生产自救和各县财政支持外,恳请省民政厅紧急拨付给我 市受灾救济款×××万元。3 S, e0 _$ j  y) A- H! a
    在请示中,文尾的最末一句话是最显眼的位置,经费总额写在这儿最醒目,给领导者阅文和会议办文提供了便捷。一般来说,在“经费总额”之后,不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语,也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排,更不要强调此项工作的重要性,以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足,就其所在的位置,就足以掩盖公文主旨的表达。当然,按照惯例,另起一行之后应写上“当否,请批准”、“可否,请批示”之类的请求语。
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精彩评论10

正序浏览
小江 发表于 2015-9-30 16:12:23 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
必须顶,好文章,感谢老秘网。
 
沧海涌月 发表于 2015-12-25 11:13:03 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
目,给领导者阅文和会议办文提供了便捷。一般来说,在“经费总额”之后,不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语,也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排,更不要强调此项工作的重要性,以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足,就其所在的位置,就足以掩盖公文主旨的表达。当然,按照惯例,另起一行之后应写上“当否,请批准”、“可否,请批示”之类的请求语。
 
aiyaya 发表于 2015-12-31 08:11:09 | 显示全部楼层
 
专业写文章
写的非常仔细 非常好 楼主辛苦了
 
幻影号 发表于 2016-1-12 09:42:27 | 显示全部楼层
 
文章不仅要追求内涵深刻
! |( v6 w/ N7 V# h4 g6 y0 d结构规范严谨也是不可或缺的
 
市委信息科 发表于 2017-8-31 17:22:36 | 显示全部楼层
 
把“做法”列在“举措”之先,是处理结构的好办法
 
一笑风云过 发表于 2018-3-17 23:06:57 | 显示全部楼层
 
收获很大,谢谢,多发布这样的文章供大家学习5 ?( Y) s. Y) x
 
长天一庆 发表于 2018-3-18 01:08:29 | 显示全部楼层
 
必须顶,好文章,感谢老秘网。
 
海蓝一五零 发表于 2019-1-13 16:12:50 | 显示全部楼层
 
很好很哈……………………………………
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常青书 发表于 2020-4-14 13:36:35 | 显示全部楼层
 
捋清思路,滤清思路,撸起袖子加油学习
 
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