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如何划分事务的轻重缓急

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见习秘书  发表于 2015-4-14 21:44:38 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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按照事务的紧迫性和重要性,所有事务分为四类:

u 重要且紧急:需要尽快处理,最优先。

u 重要不紧急:可暂缓,但要加以足够的重视,最应该偏重做的事。

u 紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,可考虑是否安排他人。

u 不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

紧迫

紧迫


l 危机
l 急迫的问题
l 有期限压力的计划


l 防患于未然
l 改进产能
l 发觉新机会
l 规划、休闲


l 不速之客
l 某些电话
l 某些信件与报告
l 必要而不重要的问题
l 受欢迎的活动


l 繁琐的工作
l 某些信件
l 某些电话
l 浪费时间的事
l 有趣的活动

第一象限代表既“紧迫”又”重要”的事情, 比如说处理怒气冲冲的客户的问题、赶时限、修理出故障的机器、做心脏手术或帮助一个哭哭啼啼的受伤儿童等等。我们需要在第一象限投入时间。在这个象限,我 们进行管理,创造,需要拿出自己的经验和判断力来应付诸多需要和挑战。如果我们忽视它.就会被活埋-但是我们也需要认识到,很多重要事情之所以变得迫在眉 睫,是团为被延误或因为没有进行足够的预防和筹划。

第二象限包折“重要但不紧迫”的事情。 这是质量象限。在这个象限.我们进行长期规划,预测和预防问题.赋予能力,通过阅读和不断的专业培养来增长见识,提高技能,设想如何帮助正在奋斗的儿女. 为重要的会议和发言做准备,或通过深入坦诚的聆听采进行感情投资。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能力。忽视这个象限就会导致第一象限扩大,从而造 成压力,筋疲力尽和更深层次的危机。另一方面,对这一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼迫我们;我们必须去做;这是个人领导象限。

第三象限几乎就是第一象限的幻象,包括“紧迫却不重要的”事情。这是一个蒙蔽象限。紧迫的噪声造成了重要的假相。而实际情况是,这些事情即使重要,也是对别人重要。很多电话、会议和不速之客都属于这一类。我们在第三象限花费很多时间,满足他人优先考虑的事情和期望,却认为自己在干第一象限的事情。

第四象限是留给那些“既不紧迫也不重要的”事情。 这是浪费象限。当然,我们根本不应该在这个象限白费时间。但是我们被第一和第三象限折腾得伤痕累累,因此为了生存经常“逃避”到第四象限。第四象限都是什 么样的事情?不一定是娱乐,因为作为再创造的真正意义上的娱乐是第二象限值得去做的事情。而沉湎于看轻松的小说、一味地看“没有思想”的电视节目或在办公 室的喷泉周围闲聊都属于第四象限浪费时间的事情。第四象限不是生存,而是堕落。它可能开始吃棉花糖一样给人一种满足感,但我们很快会发现空无一物。

建议你对照时间管理矩阵,回想自己过去一周的生活。如果将过去一周所做的事情进行归类,列入所属的象限,那么你大部分时间花在了哪个象限?

对于第一和第三象限,要认真考虑。很容易就认为紧迫的事情就是重要的。区别这两个象限的快捷方法是,扪心自问紧迫的事情是否有助于实现重要的目标。如果不是,它可能属于第三象限。

如果你与大多数人一样,很可能你将大部分时间花在了第一和第三象限。那么代价如何?如果紧迫事情驱使你,那么哪些重要事情---甚至可能是“头等大事”---没有得到你的时间和关注?

再想一想下边的问题:

有一件事情,你知道如果干得特别出色而且坚持下去,就会对自己的生活产生积极的重大影响,那是什么?

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标签:如何
 

精彩评论2

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幻影号 发表于 2015-4-15 08:26:55 | 显示全部楼层
 
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比较有理论高度的文章. [0 X- |3 b4 |4 p4 B
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叶赫那拉 发表于 2015-5-8 09:28:34 | 显示全部楼层
 
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统筹学的方法应用的很好。
 
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