公文格式各要素

zhaoyao · 发表于 2013-8-28 16:35:29

《条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。
一、份号
是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。《条例》规定，涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。《格式》国家标准规定，如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。
二、密级和保密期限
依据《保密法》的规定，涉密公文按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文，则按照《国家秘密保密期限的规定》绝密30年、机密20年、秘密10年执行，或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。《格式》国家标准规定，如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
三、紧急程度
是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文的及时传递和处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文，需在公文上标注“特急”或“加急”字样。紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”，具体位置按有关电报格式的规定标注。《格式》国家标准规定，如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
四、发文机关标志
是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。主要有2种形式：一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字；联合行文时，一般主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。二是发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可单独用主办机关名称。民族自治地方的公文，其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷，少数民族的文字排在汉字的上方。《格式》国家标准规定，发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
五、发文字号
是党政机关制发公文的编号，由机关代字、年份和发文顺序号组成。公文标注发文字号，一可表明该公文出自什么单位，二可表明形成的年度及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地利用发文字号进行查询检索，同时方便公文引用，有利于提高公文处理工作的效率。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号；在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时(如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”)，要力求避免。《格式》国家标准规定，发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。上报公文的发文字号居左空1字编排。
六、签发人
上报公文应当标注签发人姓名。标注签发人应注意2点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。《格式》国家标准规定，上报公文标注签发人姓名，居右空1字，与发文字号平行编排。签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。上报公文的签发人应为发文机关主要负责人或主持工作的负责人。
七、标题
由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上(含)机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题要能概括公文的主要内容，文种准确，语言精练。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。《格式》国家标准规定，标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。
八、主送机关
是公文的主要受理机关，它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。《格式》国家标准规定，主送机关编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。
九、正文
是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。《格式》国家标准规定，公文首页应当显示正文，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。文中小标题层次序号依次可用“一、”、“(一)”、“1”、“(1)”标注；第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。
十、附件说明
是公文附件的顺序号和名称。若公文存在2个或2个以上附件，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。《格式》国家标准规定，如有附件，在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件如有顺序号，使用阿拉伯数字标注(如“附件：1××××××”)；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。
十一、发文机关署名、成文日期和印章
发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。发文机关署名应与标题中的发文机关名称相一致。
成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则是：会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准。成文日期在公文中的标注位置有2种：一是会议审议通过的公文，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日用“()”括起来；二是成文日期在发文机关署名下方标注，写全年、月、日，月、日不编虚位(即1不编为01)。
印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。加盖发文机关印章，应与署名机关相符。上行文，必须加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。联合发文机关过多时，可根据情况只署名主办机关、只加盖主办机关印章。
《格式》国家标准规定，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
十二、附注
是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示、报告件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。《格式》国家标准规定，公文如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。
十三、附件
附件是公文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。《格式》国家标准规定，附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。
十四、抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。在具体排列上，对于不同级别的机关，应依先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序；同级不同类的机关，要按党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行排列；如文件需抄送各民主党派、工商联的，也应另起一行编排。《格式》国家标准规定，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字编排在公文最后一页的下方位置，左右各空1字。“抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记中，应将其置于抄送机关之上1行位置。编排方法除将“抄送”二字改为“主送”外，其他与抄送机关的编排相同。
十五、印发机关和印发日期
印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，发文机关就是印发机关。公文的印发日期区别于公文的成文日期。公文的生效时间与送印时间的差别，可以反映发文机关制发公文的效率，也可使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理。《格式》国家标准规定，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字编排在抄送机关之下1行位置，印发机关左空1字，印发日期右空1字，年、月、日用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字，月、日不编虚位(即1不编为01)。
十六、页码
《格式》国家标准规定，页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

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