公文写作的语言运用（转）

一、公文的语言特点

对机关公文语言的要求就是在撰写公文时要求使用公文语体。公文语体不同于其他语体，有其特殊的要求和规定。以说明和叙述文字为特征，以实用为目的的公文语体，并不追求语言的艺术化，也不以语言的生动性为主要标准，而是把准确和简洁作为最基本、也是最高的要求，并把规格化当做达到以上两个要求的手段。

1．准确性

即公文语言必须准确无误地反映客观事物。公文大多是体现党和政府的方针政策，说明解决问题的方针和措施，其对语言的表达要求，比一般文章更应注重准确。

2．简洁性

所谓简洁，就是公文要简明、精炼，这是现代公文发展的趋势，是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映，更是对我们建设中国特色社会主义的一种要求。

3．规格性

公文语言有一些比较固定的规格。这包括一套专门的公文语汇，如“欣逢”、“为要”、“为何”、“此致”、“此令”、“兹”、“据”、“申请”等，不允许人们随意用同义的词语去代替它们。另外还有一些特殊的句式和特殊的行款等，一般也不得用别的形式来代替。

二、公文词语的选择

词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和储备丰富词汇的基础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切且有效的表情达意的词语。

在选择词语的过程中应注意：(1)认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。(2)注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。(3)注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。(4)注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。(5)注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。(6)注意针对公文具体收受对象的特点选词。(7)注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词。(8)注意根据上下文的需要选词。(9)注意根据文种的不同特点选词。(10)注意词语的规范性。

三、公文语句的组织

1．对公文语句的基本要求

公文中的语句符合一定的要求：(1)含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。(2)句子成分搭配得当。(3)句子成分完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分，否则将出现成分残缺的语法错误。(4)语序安排妥当。(5)合乎事理。语句必须符合实际，合乎逻辑规律。(6)句式合理并力争有最佳表达效果。

2．语序的安排

在公文中正确地安排语序，主要应注意这样几点：一是注意尊重语序的习惯性；二是注意事理的逻辑次序；三是注意语序的强制性；四是注意语序的选择性。

四、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

1．时间的表达

一般情况下，应避免使用时间代词，而应当使用具体日期。

(1)避免使用交代不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等。

(2)年份一概用全数，不得省略。例如“2003年”不能写成“03年”。

2．空间的表达

(1)表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

(2)所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名)，一般不使用别称，国内地名不用简称。

(3)除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义之外，公文中的空间概念大都需精确表达。

(4)慎重使用表示处所的代词(这里、那里等)，以防止误解或费解。

3．数字的运用

(1)数字的增减要注意用词和概念。

(2)不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“减少百分之多少”。

(3)必须使用国家法定计量单位。

(4)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均使用阿拉伯数字。

(5)引用统计数字要考虑使读者有真正的感受，次要的、技术性很强的数字，如无损于主题的阐述，尽量不用或少用。

(6)“二”与“两’’的用法不同：如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”、“二月(即二月份)”、“二次大战(即第二次世界大战)”等；如果与量词连用，应当用“两”例如“两个”、“两次”、“两次大战(即第～次和第二次大战)”等。

(7)结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，第五层为“①”。

(2009年山东省公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】在公文写作中，一些数词有固定的用法。下列表述不正确的是(    )。

A．从10增加到50，可以说“增加了4倍”

B．从100增加到500，可以说“增加到4倍”

C．从10减少到l，可以说“减少了 ”

D．从100减少到10，可以说“减少到 ”

【解析】答案应为B。从100增加到500，应该说“增加了4倍”。

4．职务、姓名的表达

(1)各种职务、姓名应用全称。

(2)当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容有关的。

(3)列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

(4)国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。

(5)若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。

5．范围的表达

在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。如“所有、全部、凡是、完全、统统……不、人人”等就可用于表示全部。而“有些，若干、一些、部分、大多数、绝大多数、几乎全部”等则用于表示部分。不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语。前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。

6．程度的表达

公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。“很、极、太、最、更、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、越发、特别、略微、稍微、比较、颇、多、多么、何等、大致”等副词，“这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度，可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用，以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。选用这些词语时应注意与客观状况、客观需要相符合。

7．语气、神态的表达

(1)陈述语气

公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，在特殊需要的情况下还以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气，以示强调或委婉。

(2)祈使语气

公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝对方做某些事情，这时的语气自然是祈使语气。其中表示命令、训诫的，语气强烈，神态严厉，无可置疑；表示请求希望的，则语气稍缓，神态也有劝慰、商洽、盼望、召唤等等分别。

(3)疑问语气

公文中有时也需提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，有时还自问自答或以问代答，这时的语气即疑问语气。公文中的疑问语气种类较多，神态变化也较复杂。

(4)感叹语气

公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这些为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别。它们常出现于需表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。