一段：发通知# O( z2 | C8 Y; [% [: D" Z |/ {" U
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议* p8 i ?0 h; ~
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二段：抓落实7 ]/ \/ W' o, Q Z) `# g
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到+ u3 w% y6 C- u: ]
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三段：重检查- H8 y0 T' Z% u' G0 {8 \
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间: m* @* P" v. l" A# R! E
# j2 z; V; |& o6 H1 Y1 h, o# G四段：勤准备
& z+ r( W5 W1 Y6 I( K发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备; [7 a( ~0 f1 N+ G. W
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）2 G/ l- T1 B- ]2 l
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六段：做记录, S; Q1 Q: Y! s1 w) Z9 p. s
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）$ b7 F1 m0 o# C3 |" z0 p; l: ]( E
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七段：发记录6 v' K( a y: U$ g# U2 L
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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! P: b7 P& e! G- |八段：定责任
$ r7 i d/ u9 M1 B7 M将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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9 D2 L/ t) G5 X7 k! U; Q( z8 V' _九段：做流程
% L; h: n9 M& A' x$ [把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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