(一)概念 0 Z9 T5 [- |& k n# G
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会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。它根据会议记录、会议文件和其他会议材料,分析归纳而成,它既可上呈,又可下达,被批转或转发有关单位遵照执行,它的主要作用是沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作。
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0 [* N$ l; p" ^, G# Y2 s(二)特点
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1、纪实性。会议纪要如实反映会议的内容和议定事项,不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。
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2、简要性。会议纪要,顾名思义,就是简要反映会议的情况, ! F. Q2 P( I! G' [* ?9 D- h
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* ^/ s" B4 }9 f通常是通过摘要形式将会议的主要内容、议定事项写出来。
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3、理论性。会议纪要的理论性是指对会议精神、讨论意见 7 y% K( Q- ^9 f5 ^3 m1 w3 f
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要给予理论上的概括,或分析总结出规律。
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) M& a% r, I2 k$ S8 S5 `4、条理性。会议纪要对讨论的意见要条分缕析,合理地进 6 P: a: [. m+ [+ n# L6 i+ Z+ D
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& i1 g! [6 n. z$ ^/ I行归纳分类,使之层次分明,条理清楚。 5 R5 M- ~8 T4 B$ O0 |
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(三)类型 : i! J' s& h( f, h
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. e0 F; @" a; k! v+ o1、行政会议纪要。行政例会纪要是党政机关召开办公会议或行政例会时,根据会议研究决定的问题所形成的书面材料。比较典型的如省(市)府常务会议、省(市)长办公会议。
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2、工作会议纪要。工作会议纪要是召开专门性的工作会议,研究一些重大理论和实际问题所得到的共识,拿出共同研究的意见、办法所形成的书面材料。 ) @/ \& K7 D3 q9 v' M+ A, L
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3、座谈会纪要。座谈会纪要是为解决某个主要问题,召集某些有代表性的人员参加,通过座谈会讨论,形成比较一致的意见,然后将会议情况和讨论的问题加以概括、整理而形成的书面材料。
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(四)写作
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会议纪要主要包括三方面的内容:一是会议的中心、依据和背景。即写明会议研究和解决的中心议题;召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关;会议召开的政治、经济背景;会议的宗旨、目的。二是会议的概况。即写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位,会议的经过。三是会议研究讨论的问题及决定事项。包括会议的基本情况,对工作的分析,提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求。会议纪要一般由标题和正文组成。 + S4 R# |8 P- D2 h
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1、标题
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4 L6 j+ w- X6 D5 g1 V会议纪要的标题有三种形式。第一种是机关名称加会议名称加文种。如《××市人民政府第×次现场办公会议纪要》或《××县人民政府第×次常务会议纪要》。这种标题一般都在第一页上端,并印有明显的套红字头。第二种会议名称加文种。如《全国农村工作会议纪要》、《××座谈会纪要》。第三种是正、副标题式。如《以十四大精神为指导,开创冬季工作新局面---××地区县、市长会议纪要》。另外还有直接表明会议性质,如《工作会议纪要》、《会议纪要》,指的是一般党政机关的日常专门工作会议纪要。 : y) X* n/ `3 C' ?1 ^
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2、正文 . V/ I0 p( Q ^+ C' R1 m5 C
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# b' p, {% _1 L. |2 e1 U+ J" d% ?会议纪要的正文,一般采用总分式的结构方法。就是将正文分成总述和分述两部分。如另有总结式的结尾,则是总-分-总的方式。具体写法和要求如下:
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& e/ Q- W. g% z; [$ X. B(1)总述部分 1 h/ j# i2 s( Z7 I
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2 [) e* C5 ~8 ]: u7 H这是全文的前言、导语,即会议概况。一般要简要地交待会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的评价。 0 \* G- w9 v: G8 C( \/ \0 a7 c
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8 M: j0 {7 K) ]* k: Z8 a(2)分述部分
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这是会议纪要的重点、主体,主要应写出会议讨论情况和结果。一些简单的、小型的会议纪要,可不写讨论情况,直接写出决议事项。大型的会议纪要,一般均不应省去会议讨论情况。尤其是一些学术讨论会、座谈会,既要反映与会人员的一致意见,也要反映少数有价值有代表性的不同意见。具体写法有以下几种:
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5 j2 _8 k6 q0 P. b1 u分类式。即按其内容性质,进行分类。每一类有一个小中心,以数字或小标题标明。较大型的会议多采用这种形式。
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发言记录式。就是按在会议上的发言顺序,将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些讨论会、座谈会的纪要,常采用这一方法。 7 H+ a7 d3 x+ i8 d& k
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; c' V/ T) J+ q3 y) e9 j综合式。就是将前两种形式综合在一起使用。这种形式不仅能用综合的方法反映出会议的重点,而且能如实反映在具体问题上各人看法的异同。一般的座谈会、讨论会常用这样的方法。 9 W! A+ k/ Y; e4 o. v
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(3)结尾 5 R$ {& I* `0 o
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6 N8 P6 R# V% e& c, f- C结尾一般要写明两方面的内容。其一,提出希望。其二,交待会议的有关事项。如要求某单位、部门对会议提出的问题进一步论证、拿出解决方案或对文件进行修改完善等。 0 x. r5 k g8 C' ?& |. M4 H
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(五)注意事项 5 a- |3 x* E& f3 a8 p
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1、要做好材料工作。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,写好纪要,必须收集、掌握会议情况,按会议精神和领导的意图对材料进行筛选,对选用的材料进行分析并围绕中心精心安排。
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6 c# S$ ?( w% j9 W$ o0 N2、篇幅不宜过长,语言要简明。叙述中可兼记与会者的发言,增强纪要的真实性和生动性。常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议议定”等之类标志性用语。 2 k7 s l0 N: Q, n7 v
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3、内容必须真实。准确反映会议的真实情况和基本精神。要限于会议议及的内容,不可将执笔者个人的见解掺杂进去。 $ F) T& Y! W# Z( l* w4 Y2 H
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