新上岗文秘人员做好公文处理工作四要素

公文处理是各级行政机关不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。新上岗文秘工作人员如何尽快熟悉并做好公文处理工作则显得尤为重要。

公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作。文秘工作人员从狭义上讲主要是指各级机关、团体、企事业单位办公厅（室）的工作人员，其基本任务是科学地组织机关的文书工作，帮助领导处理日常工作活动中所产生的文件，密切上下左右的联系，提高工作效率，促进机关工作的顺利进行。由此可见，从事文秘工作的人员应具有较强的专业性和技术性，要有良好的职业道德和职业素养，不敢想象一个没有经过专业培训且素质不高的人员会创造出优秀的工作业绩，因此对于一个新上岗文秘工作人员来说，如何尽快熟悉并做好公文处理工作则显得尤为重要，本文仅就此略陈管见。

    一、开展岗前业务培训

遵循《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》(GB／T 9704—2012)、《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》（修正）等国家法规，结合上级机关和本部门的规章制度，针对公文处理工作中的每一个环节，对新上岗文秘工作人员开展岗前业务培训，使其具备“政治可靠、作风过硬、业务精通、爱岗敬业”的职业素养，考核合格后方可上岗，从根源上提高文秘工作人员的业务水平，维护公文的严肃性和权威性，保证日后的公文处理工作能够制度化、规范化和程序化。

   二、专业人员辅导新人

公文处理工作是一个整套的流程，从公文的接收，办理到归档，包含着很多环环相扣的步骤，如果其中某一个环节出现问题，就会使整个办文过程不能有效地运行下去。所以对于一个新上岗的文秘工作人员来说，是需要很长时间的摸索和成长才能担当此项工作，这就需要在公文处理方面有丰富的实际操作经验的高素质专业人员，凭借他们在学习和工作当中积累的经验，在一段时间内亲自辅导新上岗文秘工作人员有条不紊、快速准确地投入到公文处理的实际工作中，确保严谨、细致、高效，从而避免浪费时间，耽误办公。

    三、提高责任意识

公文的实用性、指导性和权威性决定了从事公文处理工作的文秘工作人员必须树立较强的责任意识，必须对工作一丝不苟，切实履行岗位职责，因为任何一点疏漏，都有可能带来负面影响，甚至造成不可挽回的损失。公文的实用性和时效性决定了讲求效率是公文规范化建设的基本原则。如果时过境迁，公文就失去了价值。为此，新上岗文秘工作人员必须增强责任心、规范公文处理工作流程，牢固树立“急件急办、特件特办”的责任意识，确保不压、不误、不漏办任何一件公文，切实提高公文处理效率。而公文的权威性是社会政治集团出于治理国家的需要所赋予的，代表了人们的利益，因此也决定了新上岗文秘工作人员要保持良好的思想作风，注重工作细节，细节决定成败，细微之处见精神，细心之处见能力。

    四、加强政治理论学习

党政机关干部都应懂得马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想和科学发展观，这是共同的要求；文秘工作人员应更多地懂得，这是同工作的特殊性相联系的。因为公文处理过程中会接触或产生大量的密级文件，这些密级文件资料是企业秘密和工作秘密的载体，甚至有的涉及国家秘密，所以对新上岗文秘工作人员必须要加强政治理论学习，使其在思想上树立高度的保密观念和政治责任感，在工作岗位上养成良好的保密意识和习惯，时刻谨记“四绝不”，即不该说的机密绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密绝对不记录。保密工作无小事，应该慎之又慎，细之又细，这样才能从根本上防患于未然。

总之，文秘工作人员工作水平的提高、工作程序的规范，是一个总结实践的过程，不是一蹴而就的事情。新上岗文秘工作人员要严格执行国家的各项法规，积极学习先进技术，认真探索，依据公文处理工作中“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的原则，增强政治责任感和工作预见性，加强与各个部门的协调，不断提高公文处理规范化水平，努力实现公文处理的高效运转，为办公室的工作提供优质高效的服务。

（作者：李总理宇，单位：中共吉林省延边朝鲜族自治州州委办公室）

任务是科学地组织机关的文书工作，帮助领导处理日常工作活动中所产生的文件，密切上下左右的联系，提高工作效率，促进机关工作的顺利进行。由此可见，从事文秘工作的人员应具有较强的专业性和技术性，要有良好的职业道德和职业素养，不敢想象一个没有经过专业培训且素质不高的人员会创造出优秀的工作业绩，因此对于一个新上岗文秘工作人员来说，如何尽快熟悉并做好公文处理工作则显得尤为重要，本文仅就此略陈管见。