信息工作培训讲义

信息工作培训讲义
1.党政信息写作基础知识
    1.1党政信息的概念和重要性
1.1.1党政信息的概念
党政信息是党务信息和政务信息的合称，是指反映有关党务、政务工作及其相关事物的情报、情况、资料、数据等所蕴含的内容的统称。党政信息可以吸纳一般信息的内容，但一般信息并非都是党政信息。一般信息只有与党务、政务活动密切相关的时候才称其为党政信息。
党务信息与政务信息服务不同的系统，既有差别又有联系。这一话题在这里不过多引申，因为我们环保局党政办公室是合一的，因此，信息工作也是合一的，就是党政信息。
1.1.2 信息工作的作用和重要性
信息是领导决策的基础和依据，具有重要的作用。
一是领导决策的参谋助手作用。它贯穿于领导决策的全过程。二是对政策落实和工作部署情况的监测作用。信息是沟通各级各部门工作情况的重要载体，信息是领导掌握情况、指导和控制工作的有效手段。三是对社情民意的反馈作用。信息已成为各级领导掌握下情和大局趋势的“晴雨表”。四是对倾向性和苗头性问题的超前预测作用。信息是领导处理问题的“预警器”。
因此，要充分认识做好信息工作的重要性。党政办公室是为领导工作直接服务，承上启下、协调左右的综合办事机构，是上情下达、下情上达的信息枢纽，在机关运行中具有举足轻重的地位。信息工作作为党政办公室的一项职能工作，越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室信息工作的重要性，是做好办公室信息和其他各项工作的保证，对于确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动社会经济发展，具有十分重要的意义。许多领导上班的第一件事情就是读信息专报，因为信息是以文件的形式传阅的，直接放到领导的案头。
信息工作，是一项最基本的日常工作。写好信息，对我们做好工作来说，不仅是一个很好的锻炼，也是一项艰巨的任务。
1.3党政信息的分类
党政信息可以从多个角度划分出不同类型。这次培训中主要讨论党政信息的写作，因此，单从写作角度，可以把它分为10类：专报信息、 经验信息、综合信息、反馈信息、问题信息、 建议信息、动态型信息、突发信息、参阅信息、要情信息。我们日常主要以经验信息、反馈信息和综合信息的写作为主。
1.3.1经验信息（典型信息）
经验（典型）信息就是在事情或任务完成后，对具代表性的经验、事物、人物的升华而成。它可以是日常工作中的具体事例，也可以是某一决策实施后出现的代表性信息。从内容上分有两种：一种是先进的经验等，供人们学习；另一种是失误的教训或不良倾向，给人们敲警钟或提供前车之鉴。
这类信息必须真实，不能为创造典型而弄虚作假。对经验型信息不应该过分苛求，典型不能塑造成“高、大、全”，毫无缺点，要允许先进典型有不足之处。
重组整合以来，我们经验信息写了不少，最具有代表性的就是节能减排的信息，得到了上级的重视。
1.3.2综合信息
综合信息是围绕某一主题的许多零散信息经综合处理后形成的信息。它要求以大量的信息全面地反映主题。既具有体现全局的宏观性，又是反映具体情况的微观信息；既对面上的情况进行概括，又要有典型材料的说明。
综合信息类似于写党政论文，有一定的难度，有深度、有事例、有观点，不能空洞。
1.3.3反馈信息（部署信息、进展信息）
反馈信息就是工作部署信息和工作进展信息，是指对上级重大工作部署、安排和措施下达后贯彻落实情况的反馈，通常也作为工作部署信息的续报。主要是对本部门、本单位贯彻落实上级方针政策、重大部署做出的工作规划、计划、安排、措施等。这类信息是领导关注的一个重点，也是信息反馈的一个重要方向。适时反馈这类信息，既能使上级领导及时了解下级贯彻落实方针政策和上级重大部署的情况，帮助领导审时度势，指导工作，又能使本部门、本单位的工作得到上级领导的支持和帮助。
编写这类信息的时候，内容要围绕当前党政领导机关的阶段性中心工作，表明其进度和发展状况以及运行态势。其突出特点是时间性强，既不可超前预报，又不可拖至“事过境迁”再报，一定要适时。这类信息，可帮助各级领导及时了解某项工作的动态，据以更好地指导工作。
编写时需要注意三点：一是要反映工作进展的全局情况，不可以点代面，以偏概全。二是对工作发展状况的定性表述要恰当、客观，力戒用词含混或夸张。三是定量分析采用的数据力求精确。四是表述简洁，一般不作背景交待，若反映的是独创性的工作，开头则须说明起因和目的。正文部分往往是“一、三、三、四……”并列几条，最后一条嘎然作结，无形式结尾。
1.3.4 问题信息
问题信息，是指揭示和反映政治、经济、文化和社会生活中出现的重大问题的信息，相对于反映成绩、经验、做法等信息而言，通常亦被称为“负面信息”或“逆向型信息”、“报忧性信息”。此类信息的这一性质，决定了它在党政系统各类信息中具有更强的内部性，更容易引起领导的重视和批示，对领导决策和指导工作的参考价值特别是警示作用往往也大。
这类信息要突出政策性、宏观性、内部性、典型性。在内容上着重反映领导和上级关心的中心工作中出现的问题，社会经济生活中的“热点”、“难点”问题和带有普遍性、苗头性、倾向性的问题，本单位、本部门遇到的需要上级领导协调解决的问题等。反映问题时，要实事求是，把问题抓准，把结论得准。既要有定性分析，又要有定量分析，用事实和数据说话，不夸大其辞，也不遮遮掩掩，更不以偏概全。语言使用上要力求准确、精当，避免因表意不清，模棱两可而产生误解和歧义。
问题信息通常有三种表述方式：一是对众所周知的中心工作或其它方面的情况直接入题，只摆问题，以求引起领导重视；二是在谈问题的同时交待产生的原因；三是谈问题、分析原因并提出建议。
目前，我们基本没有开展这方面的工作，但实际上，这项工作很重要。
1.3.5 建议信息
意见建议信息，主要是指反映一个地区、一个部门的干部群众，针对上级党政机关或本地区、本部门制定的政策、法规、条例、决定在具体执行中暴露出的不足之处提出完善、补充性意见和合理化建议的信息。
意见建议信息一般可分为以下几种：一是对修订政策的建议。向上级和决策部门报送干部群众的政策性建议，是党政信息中很重要的一部分，往往具有较高的参考价值。二是对解决问题的建议。主要指围绕领导最为关心“热点”、“难点”问题提出的合理化建议，可帮助领导同志及时化解、消除工作中的各种矛盾。三是对召开会议的建议。主要指重大会议召开之前，干部群众对如何开好会议和急需在会议上解决的问题提出针对性的建议。四是对处理事件的建议。主要指针对上级或本单位、本部门发生的重大事件，干部群众对处理该事件提出的各种有益建议。
编写意见建议信息，特别注意要实事求是，从实际出发，有的放矢，言之有物，力求具体、对路、可行、操作性强，便于领导采纳和实施。这方面的工作我们在今后将逐步开展起来。
1.3.6动态型信息（事件型信息）
动态信息，是指反映某项工作、活动的进程或某一事件发展变化情况的信息。动态信息的内容着重说明已经发生或正在发生的客观情况。它的主题以本单位最近发生的重大事件或正在进行的重大活动为主，比如，重要会议、重要科研成果、知名人物的主要活动，重大变动，以及各方面新情况、新变化。
我们目前还没开展这方面的工作。
     1.4党政信息的文体结构
信息文稿的结构应该准确表述的基础上解决可读性这个问题，不能把每篇信息都写成流水帐，必须做到“言而有序”；合理安排材料、组织语言，既客观、准确地反映实际情况，又能让领导迅速、有效地把握这一情况，以利决策。
　　1.4.1信息的逻辑结构
　　逻辑结构就是信息文稿的几个基本要素。
　　1.4.1.1标题
　　信息的标题必须是信息内容的高度概括，揭此条信息核心内容。标题拟得好，会起到画龙点睛的作用。它的重要性具体体现在三个方面。 一是指引读者的阅读方向，二是吸引读者的注意力，一般来说我们都是通过标题进行认定，从而进一步阅读信息内容。如果标题死板乏味，甚至模糊，不能引起阅读兴趣，那么，一条重要信息很可能就被埋没了。三是有助于信息资料的储存和检索。
　　1.4.1.2主体
　　主体将信息内容的全貌呈现于读者。或按照事物的自然发展、时间先后的顺序，或按照事物的内在联系、问题发展的逻辑顺序来安排写作，揭示事情发展的全过程与其内在规律，把信息需求者所要掌握的具体细节阐述清楚，这是信息主体的主要作用。
　　1.4.1.3背景
背景可有可无，有的时候需要恰当地运用有关的背景材料，阐明信息的来龙去脉，帮助人们理解其重要性，这对深化主题，提高信息的使用价值起着重要作用。背景材料主要是说明信息、烘托、注释信息主体。
掌握了这3个要素，就会对信息文稿的逻辑结构有个大体了解，为写好信息文稿打下基础。
　　1.4.2信息的形式结构
　　形式结构是从着笔的角度考虑文章的材料安排与基本框架，它是一篇信息文稿的骨骼。它的安排是否恰当，关系到能否正确、清晰地阐述主题。
　　1.4.2.1 金字塔结构
　　金字塔式结构，是指完全按照事实的自然规律，以其发生、发展到结果的时间顺序来安排材料。动态信息的写作常常采用这种结构。优点是具有生动性和吸引力，以描述事件的层层发展，最后得知事件的结果来吸引读者，情节完整、故事性较强，使读者有身经其事之感。不足之处是由于事件的结果或结论都在全文结束处，所以信息的使用者不能迅速抓取信息的最重要部分，必须将全文读完。它只适用于写作时效性强的突发事件和动态信息。
　　1.4.2.2倒金字塔结构
　　这一形式结构是指写作时按信息的重要性递减安排材料的先后顺序。也就是说，把最重要、最精彩或最有吸引力的事实放在文章的开头。以下也按先主后次、先重后轻的顺序来记述或发表议论。倒金字塔式的结构最大特点就是开门见山，让读者阅读伊始就对事件的梗概一目了然，便于对信息的价值迅速作出判断。接下来每多读一个层次，就对整个信息多一层了解。它还有一个有趣之处，就是可以从文章结尾往前删除，删至任一层次，甚至只余标题，剩下来的仍可以作为一条完整的信息使用。这种形式结构的难点就是过渡衔接有很大难度，因此，对写作者的文字水平也要求较高。倒金字塔式多适用于动态信息的写作，而对那些事实较复杂，有多条线索并列发展的事件则不太适用。
　  1.4.2.3并列式结构
　　并列式结构是指信息各部分内容重要性平等，形式上按系统并行安排材料的写作方法。它在党政信息文稿的写作中经常使用，是一种人为的写作形式。并行的几个部分，可以按某一工作的几个方面，几个并列的部门、单位来划分，是同一问题上的情况总汇。书面形式常以一、二、三、四或这些单位的名称进行分列。每一并列部分都可以单独成篇，并且在多数情况下无所谓孰轻孰重，次序上也可以任意调动。这一形式结构多适用于综合信息、信息述评和典型经验等类型信息的写作。由于这种结构的条理较为简单清晰，所以易读易记，便于信息需求者对其把握。
　　1.4.2.4自由式结构
自由式结构是指写作信息时，按照利于表达信息内容的原则，不受框架的约束，采取灵活的写作方式编写信息文稿。可以综合运用上述几种形式结构。自由式结构能避开某一固定形式结构的不足之处，发挥其优势，更灵活地表达信息内容。自由式结构绝不是无原则地信马由缰，它必须受制于信息的实际内容，针对内容来选择表述方式。其实，任何一种形式结构的选择运用，都是以利于表达信息内容为根本原则的。
1.5撰写党政信息的一般要求
　  1.5.1主题要求
　　主题是信息的核心内容，也就是作者在说明事物、阐述道理或反映问题的时候着力表现的基本观点和中心思想。抓住了信息的主题也就是掌握了整条信息的内容。一是分析研究、提炼主题。提炼主题就是在所占有的材料中，经过深化提高，精炼出所要说明的主要问题或基本思想。二要选好角度，突出主题。首先着眼要高，要站在相应层次领导者的高度来审视、考虑问题。其次，选题要深。写出其本质特征来。第三，取材要精。写好一则信息不光选题要准、要深，取材也要新、要精。原则上，一条信息就报一个问题，把这个问题说清、讲透也就是写作成功了。如果在写作时总觉得意犹未尽，讲问题总要多多益善，那就难免意多文乱，有蛇足之嫌了。不过，取材的这个“精”字是指角度而言，而不是指简化模式，使写出来的文章都是一个格式，一种风格。在这一点上，就要体现“新”字，取材角度新，才能给人以启迪。
　　1.5. 2内容上的原则要求
　　正文是党政信息的主体，信息的实用性，绝大部分是靠它的内容来实现。因此，把握内容写好正文，也就成了党政信息文稿写作的重点之重点了。
　  1.5. 2.1求真
　　真实是党政信息的生命，如果信息失真，会给决策带来失误。党政信息工作者注重信息调研，使信息真正从实践中来，反映客观实际问题。听到的东西不是不能作为信息，而是一定要在听说后认真核实事实之后再上报。对待成绩和问题都应该实事求是，既不能夸大，也不能缩小，更不能搞负信息正报。
　　1.5. 2.2求实
　　撰写信息文稿做到“言之有物”才能真正使领导决策时有可参考的内容。写作信息时要防止空洞无物、华而不实，或空发议论，似是而非。反映问题既要有代表性，又要有普遍性，最大限度地发挥信息的指导作用。
　　1.5. 2.3求新
　　客观事实中的新事例、新经验、新情况、新变化和对这些问题的新认识，都应及早为党政信息部门获悉，使信息需求者——各级领导、机关——成为本条信息的第一读者，不能是领导早已通过新闻或其它渠道知悉的，我们还作为新问题报发，那么信息工作就成了“马后炮”。在选材上要对准当前的中心工作和焦点、难点、疑点问题，使领导得到的正是他急于知道或急待解决的。
  　1.5. 2.4求深
　　对于信息工作者来说，光有工作积极性是不够的。还要具备较强的分析、综合和预测能力，为领导决策做好辅助工作。为此，要在信息写作的内容上求深。一方面要向领导提供高效高层次的信息，即善于将零碎的、表面的、片面的初级信息进行综合归纳，揭示事物本质和内在规律，形成有一定深度的信息。不仅要反映领导关心的问题，而且还要分析问题产生的原因，提出解决问题的方法或建议。另一方面要有超前意识，做到超前预测，超前服务，要围绕决策的目标，即围绕写作时的信息主题，及时反映与之相关的动态性、苗头性、倾向性问题，努力捕捉事物变化的先兆，尽可能预测事物运动变化的趋势，以利于领导防微杜渐、未雨绸缪。
　　1.5. 3 内容上的具体要求
　　1.5. 3.1事实清晰
　　在信息中对事实的陈述要清楚明白，不能模棱两可，或拖泥带水。要杜绝那种不核对事实就轻易下笔和含糊其词的做法。
　　1.5. 3.2层次分明
　　要按照各部分之间的联系和关系安排材料。或有层递关系，就可以分层来写；或有时间先后，就可以按照时间顺序写作，让读者清楚地得知事情的来龙去脉；或有内在规律，就按其逻辑顺序运笔，揭示事物的运动规律和本质意义。
　　　1.5. 3.3观点明确
　　观点要鲜明、突出。与材料要统一，每个观点都要通过材料来体现。特定的材料都是为某一特定观点服务的，要协调二者的关系，观点中的概念要准确，这也是信息内容正确的保障。
　　1.5. 3.4材料得当
　　要选用恰当和适量的材料叙述事实、说明观点、摆出问题、提出建议。既不能把不相关甚至与观点相反的东西硬搬进去，也不能繁简不分，凡是沾边的材料都用上。
　　1.5. 3.5避免重复
　　正文中不能前后重复。这包括遣词造句的重复，也包括材料重复，即使是确实对前后观点都有作用的材料，也应有所不同，将它们如何分别说明观点的区别体现出来。
　　1.5. 3.6前后一致
　　写作中保持内容前后一致，写好后仔细核查字句，包括校对中认真把关，对信息的写作都至关重要。前后矛盾就更是写作之大忌。
  　1.5.4党政信息的结构要求
　　结构是文章的表现形式，结构和内容应该是完整的统一。一个是结构要求，一个是语言要求。
　　结构要求主要有以下几点，一是必须简短。应注意选用最能说明问题的材料，省去可有可无的词句和与体现主题关系不大的段落，经过加工浓缩，把信息文稿的长度压到最短的限度。二是严谨。不能前后矛盾。三是分明。层次分清，主次有序，给读者一个正确的引导。四是结构要富有感染力。
　　1.5.5语言要求
　　语言文字是决定任何写作是否成功的关键因素。不同的写作形式对语言文字的要求也不同。对于党政信息文稿的写作，由于它服务的特殊性，就更有严格的语言要求。
　  1.5.5.1准确
　　信息的准确性越强，有效性越高，其价值也就越大。因此用语必须准确。不能凭主观意志，夸大缩小或含混不清。当要描述的事物比较复杂，需要从多方面进行人为组合时，就要从精炼贴切出发，选择最能体现事物本质的描述方式，使信息使用者一读就知道它到底“是什么”或“怎么样”。要做到语言准确就必须苦练文字方面的基本功
　  1.5.5.2凝炼
　　在准确表达信息内容的前提下，做到语言凝炼，以尽量少的文字表达尽量多的内容，就是党政信息写作的首要要求了。一句话能表达清楚的，决不用两句。语言凝炼，从根本上讲，是作者思维缜密的表现，而不是光靠减少字数来实现的。
　  1.5.5.3通俗
　　通俗是从文字、语言的深入浅出、通俗易懂的角度来讲的。要达到传达、交流信息的写作目的，就必须使自己的用语易于为信息使用者所领会。通俗是语言的自然美，明白易懂。唐朝大诗人白居易每成一诗，就请老妪先读，她读不懂的就要改，被世人称为“白俗”。信息写作要领会的也正是这个“俗”字。当然，通俗也不是照搬群众语言，这些语言通常不严谨或不凝炼，因此，在使用之前，必须在忠实原意的基础上对其进行必要的加工。另一个方面是要杜绝生造词汇的现象。这也是公文写作中的一个常见问题。归根结底它还是由于信息写作者文字水平不高的原因所致。
　  1.5.5.4庄重、朴实
　　庄重是指写作信息文稿用语不能轻浮、随便。朴实是说不能堆砌词藻、华而不实，不必过分修辞和讲求语言的幽默感和感情色彩。
在信息文稿写作中，用语要与语体、语态风格相适应。应多使用陈述句和祈使句，语句规范、庄重。同时，造词造句以客观、清晰地叙述为要，不益过多辅陈修饰。不写没有多少实际意义的空话、套话。信息文稿写作中不是丝毫不讲修饰，适当地修饰辞句，也是使文章有生命力和感染力的重要手段。
     1.6采编党政信息的途径
有15条采集信息的途径可以利用，概括起来就是：文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；参与活动追信息；重大事件抢信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；掌握规律掏信息；情况反馈传信息；跟踪问效知信息；与外联系通信息；利用网络选信息。党政信息就在我们的实际工作中，只要我们从事此项工作的同志勤奋加刻苦，敏锐而深入，还会拓展出更多的渠道来，也一定会发现信息取之不尽，用之不竭。一句话：秘书是形成材料的，信息是利用材料的。2007年的公司信息工作总结中对采编途径和方法间接进行了详细论述，大家可以上公司经理办老秘网的“信息督办”栏目阅读。
     

一是要虚心。不论是新手，还是写作老手，都要虚心学习《中国人口报》、《人口与计划生育杂志》、各级人口网和其他报刊杂志上刊登的文章和稿件的长处，学习有关人口与计划生育工作的法律、法规和上级有关计划生育工作的文件精神，进一步学习政治理论和写作、摄影等知识，全面提高自己各方面的素质，逐步提高自己的写作水平。
    二是要耐心。搞信息反馈是个苦差事。没有全身心投入的毅力、任劳任怨的工作态度和足够的耐心是做不好这项工作的。要耐心地做好领导交办的写作任务，耐心地对稿件进行逐字逐句的修改，耐心地深入挖掘基层在人口与计划生育工作中创造的先进经验和先进典型，大力宣传人口计生工作中的真善美，推动人口与计划生育工作不断深入开展。
7 l! B3 X5 i, q' |    三是要留心。不论是工作时间，还是业余时间；不论在何种场合，都要时刻留心本辖区人口计生工作中产生的先进经验和出现的先进典型，并以此为线索，进一步深入采访和挖掘，进而写出高质量的反馈信息和文章。