报告的目的是便于领导了解情况,掌握进程。报告是秘书工作的一项制度,是秘书向领导负责的必要手段,也是领导者指导秘书工作的途径之一。对于报告,领导者还一定做出答复或批示。秘书在向领导报告时,要注意以下几点:
# U+ v" Q, Y A L3 M8 c6 ?& m" x7 |9 L* H% ^% o
(一)报告的内容要客观真实。' H. n/ q8 K4 R! N: N
6 B1 S0 l2 Q8 ?( ]秘书向领导者报告的内容:一是报告当前工作的情况和进程,让领导者及进了解下情并做出指导;二是工作中发生的重大问题,让领导者及时做出处理;三是合理化意见、建议,供领导者改进工作时参考;中是应领导者的要求汇报有关情况。秘书应掌握待报告事项的价值,做到要事详报,急事急报,小事不报或简报。报告要客观、真实、辨证,切忌大话、空话、假话和绝对化。" E6 n# N# [7 [0 I5 S+ W
. v& B% O o6 ?5 D
(二) 报告的方式要灵活多样。6 A. l0 r/ }% |5 W; O6 I+ g
6 q' O4 a, T) t" b# v
秘书向领导报告的方式主要有以下几种:一是口头报告,优点是可以和领导直接进行多方面的双向交流,适于向喜欢务实作风的领导报告时用,缺点是可重复性差,受口语表达能力限制较多;二是书面报告。优点是比较正规,便于领导过目和思考,也便于保存备查。缺点是不能与领导当面进行交流。此外还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种形式,秘书可视情况灵活运用。3 d5 h7 X; G+ k! z5 g' U3 d: T. Z
/ h8 e n+ A5 l/ z9 M
(三) 报告要区分不同对象。
$ [# `4 h5 k+ l& l" x7 c& Z. Q% r
% d" G8 B, F5 w0 v由于领导的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯等各不相同,对秘书报告工作的要求也不一样。因此秘书应视不同对象的领导者报告时区别对待。以适应不同领导者的要求。同时还应处理好几个关系:一是主要领导者和分管领导的关系。重大事情要向正副职领导者都报告;日常事务,只报告分管领导即可。二是在家领导者和外出领导的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导就一些重大问题的处理意见,适时报告在外工作的主要领导者,并转达主要领导者的意见,以保持信息的畅通。) r- ~# b5 \3 A+ q
; W# \: m9 z& n, O+ c, d4 K7 v$ c
(四) 报告的时机要恰到好处。) P, E8 \1 u+ O3 u
8 f. v. d$ _8 M$ ?% O
报告要适时,以获得较好的时效价值。秘书是领导的耳目,诸如群众对领导者的批评和反映,对领导工作的建议和要求等,秘书有责任如实向领导者汇报,但需要恰到好处地掌握时机。应选择领导者乐意听取报告的时机进行。秘书的领导的近身人员,报告工作十分方便,但是不能事无巨细都去请示报告,即使是必须向领导者报告的事项,也要选择时机进行,这样才能取得良好的效果。, d0 t% @/ [6 Q! |8 W
( R& {- i/ N6 K0 Q
|