平时我们在审核签发市直部门代市委、政府或者以“两办”名义下发的文件,发现有如下几个方面的问题必须解决。
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第一,公文标题常见的毛病。
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" V' [. G6 E, f- R# D1、成份残缺,语意表达模糊。例如:某单位上报的《关于拥政爱民活动的情况通报》、《关于电子计算机演习班的函》、《关于机关业务培训的报告》等,又如:某政法单位上报一份《参与“×××”抢劫人质事件的报告》,本意是处置事件,反倒成了制造事件,显然,前3个标题是动宾结构不全引起的,正确的表述是《关于开展拥政爱民活动的情况通报》、《关于参加(开设)电子计算机学习班的函》、《处置“×××”抢劫人质事件的报告》。
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9 T& g$ L% a! \! X2、标点符合使用不当,发生歧意。倒如某单位《关于更换干部大沿帽、风带的通知》,发文机关意在只换大沿帽上的风带,而顿号的错用使人理解为既换大沿帽又换风带了。因此,标题中凡词语前后有包容现象,或限制语意的,要尽量选择较妥当的字词加以修饰,如用标点,注意区分顿号、逗号的用法、前述去了顿号,可以理解为只更换风带,大沿帽是风带的定语。
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4 e8 W% X; j" Z+ u; X+ c: c3 j7 @& P3、排列失误,引发争议。如某单位的一份简报标题为《五台山上海外游客剧增》,排列为两行上下等齐形,“五台山上海”为一行,“外游客剧增”为一行,作者本意是说五台山上的海外游客增多,而读者却理解为五台山上海的外游客剧增了,为此,要讲究排版形式,力求形意合一,标题文字较少的,可一行居中式;文字多的,可以两行式、三行式排列,但一定注意在转行处对骑墙词的处理要艺术得当,不可随意排列。/ f5 H0 b4 k- V. Z2 w
( t7 N) x, w$ I& s8 ]3 w4、语句冗长累赘,理解费劲。如在上个世纪五六十年代,有一份材料原题为《天津市詹子庄乡民生、民强农业生产合作社是怎么发动妇女参加田间管理?》,用了30多字,看了让人头痛。毛主席对公文标题有着十分刻意的追求,他改这个标题,只用了9个字,《妇女走上了劳动战线》,可以说言简意赅,生动明快,另一份材料原题为《大泉山怎样由荒凉的土地变成绿树成荫、花果满山?》,毛主席动笔改为《看!大泉山变了样》。这样一改,效果大不一样。5 f9 B* J3 T' G, J9 a
2 q% i( ?& O% N* I# v2 s第二,公文用语常见的差误。
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* M2 ?- t T, X9 }语言是公文的第一要素。公文语言的直接策令作用与实用性,要求其做到:准确贴切、平实易懂、简洁生动、庄重严肃。所谓准确贴切,即用语遣句准确无误,合乎语法规则。所谓平实易懂,即言之有理、言之有物、语言朴素、语意实在,避免用生僻晦涩的字句。所谓简洁生动,即用最少的文字表达尽量多的内容,做到“文约事丰”、“言简意赅”;简捷明快,直来直去;恰当地选用一些警策词句和修辞手法。所谓庄重严肃,即用语庄严重不俗气,尽量使用书面用语,注意使用雅语、敬语。, L8 A3 d- [# C6 p, V
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在公文的语言中,假若不符合上述用语要求,即公文用语的差误。现将当前这方面的种种表现剖析如下:
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3 e) e/ r4 N& z: Z9 D( V1、字的错用。在公文写作中由于疏忽大意或不懂乱用,把含有别义的字用在本义上,从而造成用字不当。如一个单位发出的请柬,把“莅临现场指导”的“莅”字印成了“泣”字,还把“务必”二字印成“勿必”,令人啼笑皆非。
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! w3 m* L% M) o+ |2、句子搭配不当。在公文写作中,句子成份之间互相搭配不合适,造成句子不通顺。如“他每天都接待许许多多的人民来信来访”,这句话中属动宾搭配不当,接待来访是可以的,而“接待来信”是不正确的。& P7 s& Z& v2 E; I. X- f: O
6 b( x# C8 f5 x) C. {2 B3、语句位置颠倒。词语在句子中的位置摆得不对,次序颠倒,造成句子结构混乱或语意变化。如“公司经理和其他公司的干部跟我们一起参加了企业的改革”。作者本意是指公司经理和“本公司的其他干部”,但由于把本应放在“干部”之前的“其他”二字放到了“公司”的前面,结果使人理解为其他公司的干部也来参加我们企业的改革,使语意起了变化。
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9 G7 q( I5 f# x- v+ r. x7 ~9 L4 I4、语句成分残缺。指句子里缺少某些必不可少的成分。如“在入厂教育中,使我懂得了遵守纪律的重要意义”。这句话的毛病是缺主语,改法应去掉“使”字,成为“在入厂教育中,我懂得了……”,或留“使”字,去掉“在”和“中”,成为入厂教育,使我懂得了……”+ K" \2 }% K) l H: Y5 \
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5、语言结构混乱。在公文写作中,句子成分的关系处理得不合语法规则,就会造成结构混乱。如“对于滥用方言的做法是应当受到批评的”。这句话的毛病是把主动和被动两种格式揉在一起了。如用主动格式,应把“受到”改为“提出”;如用被动格式,则应删掉“对于”二字。又如“该厂几年来一直狠抓防火工作,做到安全防火普遍化,很少发生重大的火灾事故”,既然做到安全防火普遍化,又讲“很少发生重大的火灾事故”,前后是矛盾的。4 z. e* I% t7 L! ]! n
7 R0 ~: i7 s% n6、指代不明。乱用代词,造成指代不明。如“渤海毛纺厂……从日本引进当今世界上先进的人造丝不织布生产线。……该厂已经生产出各式针刺人造丝不织布……我们欢迎您来了解和使用不织布产品。”从全段话看,是渤海毛纺厂(即说话一方,而不是说话和听话以外的另一方)向客户介绍产品,因此,应自始至终用“我厂”、“我们”或“本厂”说明介绍,而不应用“该厂”来指代。' r1 l* ]9 e" U) Q* K
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