浅谈秘书的办文职能

现代秘书工作包括多种多样的内容，秘书工作应该具有以下10 项职能：办文、办会、信息调研、督促检查、公务协调、信访、机要、档案、接待、交办事项。文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点。“行文”可以指“写文”，即撰拟文书、起草文件等；也可以指“走文”，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见，办文的核心是文字工作，它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收发公文的处理程序，有明确的行文规则，所以，“办文”具有相对独立的工作系统。

（一）概述。秘书作为领导的助手，需要清楚地认识到这个的重要性，办文是秘书人员十分重要的职能活动。在秘书工作中，办文主要内容有文书撰写、文书处理、立卷归档3 项，之间相互联系，相互融合，组成了秘书工作的整体，也就是办文工作，所以，秘书工作中最重要的内容就是办文，即办理围绕文字、文件、文书所开展的工作。

（二）改进工作方式，提高办文效率。随着社会形势的不断发展，秘书工作也要进行不断的改革和创新，应用可以提高公文办理效率和质量的处理方法：第一，调整模式，依据不同来文内容，对其进行详细分类，分为阅知类和批示类，与此对应，将文件处理单也分为两类，“送阅文件单”和“报批文件单”，严格区分了文件的送阅和报批程序；对“省委督办通知”也进行细分，可以分为“批示事项”和“交办事项”两种，保证全面落实领导的文字批示和口头交办事宜。第二，调整载体。为了让领导及时了解全局工作情况，可以摘录领导的重要批示、重要会议内容、重要工作等，将其及时送交领导。在实际工作中，各地送来的文件、简报、信息多种多样，有的甚至存在较长篇幅，因此，针对这一现象，也可以对上述内容进行重点摘录，一天发布一期，并及时送交领导查阅，不但可以解决公文繁多的问题，而且提高了办公效率。第三，调整节奏。为了最大程度地提高办文效率，要求上午的事情必须中午前处理完，下午的事情必须晚上前处理完，在办文制度方面，可以应用首问负责、限时办结、零差错和反馈报告等方法，对于较为重要的公文和事项，马上交由领导处理，切实做到公文的及时上报、全部上报、正确上报，确定专人负责处理密级文件，并做好清退工作。

（三）紧扣中心工作，积极辅政设谋。从秘书工作的表面现象来看，公文办理只是文件的传送，但深入研究此项工作的实质，可以看出，公文办理实际上可以帮助领导处理政务。因此，在公文办理工作中，要有工作重点，以大局着眼，发挥自身参谋作用。第一，超前谋划。在召开重大会议前，公文办理人员应该提前了解有关会议情况，会议过程中认真领会会议精神，及时完成传达提纲，预先完成学习会议精神的通知，提前完成会议精神学习方案，提前准备好学习中央会议精神的各项工作，提高工作效率。同时，确定一些调研项目，开展调研活动，确定某项重点工作的决定时间，把调研报告经过整理，发送全省范围内，以便及时提供各种决策参考。第二，周密参谋。对于不同地区送来的公文，不能进行简单报送，应该做好提前查阅工作。如，在处理同类事项时是否依据了有关文件；中央部门对于此类事件的处理方法；其他省份是如何处理此类事件的；我们以前是如何处理此类事件的等。再有，可以适当压缩各地上报的材料，制订拟办意见，同时要附以报告和各种情况说明等，保证所提意见科学合理、有充实依据、简明扼要。如果公文内容涉及多个部门，在遇到不同部门间意见不能统一时，应该预先做好沟通协调工作，在意见一致后再上报。第三，跟踪反馈。针对各种重大决策、重点工作、重要批示，督查部门要及时做好督办工作，跟踪调查执行情况，认真反馈事态的发展。不宜列入督办的内容，可以指派专人负责跟踪，认真反馈执行结果。

（四）加强队伍建设，提高服务水平。在公文办理过程中，要求具有较高的政治性、政策性和业务性，公文办理工作人员一定要具备过硬的专业能力和高度的政治素养。应以深入贯彻落实学习科学发展观为前提，努力建设“创新型、和谐型、节约型”工作部门，重视作风建设和形象建设，不断提高公文办理人员的综合素质。第一，提高政治素养。工作人员应该多读书、多看报、多学习、多研究、多了解，通过学习提高自己的品德修养，增长个人才干。公文办理人员应该怀着对党的无比忠诚，保持与党中央高度一致，严格遵守党的纪律和制度，做事要有原则，依据一定的程序，严肃自己的言行，保守国家机密。第二，提高专业技术能力。利用多种形式的业务培训，提高公文办理工作人员的职业道德水平和专业技术能力，在调查研究中不断完善自己的思想，在工作实践中不断提高自己的实际工作水平。第三，转变作风。要求公文办理工作人员要形成甘于奉献、认真负责、求真务实的工作作风，依靠优良的工作作风，促进各项工作的全面发展。（作者：东北石油局（分公司）办公室吴瑶）