谈谈手机短信在办公室工作中的妙用

 

一讲到办公室信息传递，人们马上会想到文件、电话、网络等载体，其实，除此之外，还应有手机短信。如果手机短信用得好，也可以成为办公室信息沟通的重要渠道。由于它的发送范围广、效率高、成本低，可以给办公室工作带来诸多的方便。

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一、用于提醒的妙处。

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（一）用于文件签阅提醒。有时领导在外调研、开会或检查工作，一连好几天回不了办公室，而其办公桌上需要审签的文件可能越积越多，这就需要及时提醒领导。直接打电话怕影响领导工作，不打电话文件又等得急，怎么办？发个短信过去，既简单又明了，即使领导手机暂时关机，一旦开机也会在第一时间收到提醒信息。

（二）用于会务提醒。有时，领导一天之内会收到好几个会议通知，有的会议可能要在收到通知后好几天才召开，时间一长，再加上工作繁忙，很可能遗忘，这就需要办公室在开会前及时提醒。如果直接用电话提醒，就相当于进行了第二遍通知，繁琐且效率不高。如果电话里提醒得不够清楚或领导接电话时在忙于别的事情，听得不够仔细，反而容易使领导把一系列的会议时间搞混。这就需要在第一次正式通知后和会议召开前，把有关信息及时地发送到相关领导的手机上，一方面给予领导清晰明确的提醒却不打扰领导，另一方面可供领导随时调用备查。

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二、用于信息互动的妙处。

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（一）用于请示和答复。有时领导到外地出差去了，一时间可能回来不了，而有些文件签发或事情办理又必须经其本人同意，等领导回来后再作处理又太迟了，因此必须及时请示。打电话请示又担心打得不是时候，领导可能正在向上级汇报工作，或正在学习考察交流经验，或正在与客商洽谈招商引资事宜，打电话过去请示问题往往容易打扰领导、影响工作，怎么办？此时发条短信过去无疑是个不错的选择。因为一方面发短信请示问题快捷、明了，另一方面短信请示不像电话请示那样需要领导马上答复，领导可以灵活安排手头的事和短信请示的问题，这就相当于给了领导先办某事、后办某事的自由选择空间和思考问题的必要时间，一旦考虑好了，领导用短信回复起来也十分方便。

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（二）用于会场内外互动。举个例子，某次会议，有上级领导参加，由于在会议程序中没有安排上级领导讲话，所以也就没有准备会场录音。但会议中途又突然临时安排了上级领导讲话，而做会务工作的人员全部都在会场外，对会场内的情况变化全然不知。这时，一位正在会场上参加会议的领导想到会后可能要对上级领导的讲话进行录音整理，意识到必须马上准备录音设备，可当时会议规定所有参会人员都不准中途离场，也禁止打手机。于是这位领导灵机一动，马上给场外负责会务的同志发了一条布置相关任务的短信，录音工作才得以及时、顺利进行。果然，会后，上级要求把那位领导的讲话整理成文。幸好一条短信解了燃眉之急。另外，有时在会上，参加会议的同志可能被问到有关数据一时答不上来，这时就需要马上用手机短信与单位其他有关人员联系，一旦数据落实同样可以以短信方式顺利快捷地传给发出请求的参会人员。这样做的好处就是不影响会场秩序，又做到了“亡羊补牢犹未晚”。当然，会场内外的信息互动必须符合保密规定。

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（三）用于办公室与社会互动。有的办公室设立了“短信互动号码”（类似于征求意见电子信箱），向社会公布，随时收集有关信息，并及时处理、适时回复，鼓励社会各界围绕建设与发展问题、民主民生问题、干部作风问题等与办公室进行短信互动，起到了比较好的效果。这样做，一方面可以有针对性地进行舆情调查，征求意见和建议，了解政策措施落实情况；另一方面可以收集整理来自四面八方的信息，及时掌握社情最新动态，了解群众最关心的问题、迫切需要解决的问题或不满意的问题，为领导决策提供参考；另外，还可以对一些敏感性问题进行有选择性的、有控制范围的恰当回复，建起办公室与广大群众之间的沟通平台，加强舆论导向，以正视听，这在公共事件突发时作用十分明显。

三、用于通知的妙处。

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发通知是办公室的常规工作之一，常用的办法是发文件、发电子邮件或打电话，各有优点，但也各有短处。手机短信可以对它们的功用进行有益的补充。有条件的办公室若建立了手机信息平台，其补充效果更佳。

（一）与纸质文件相比：纸质文件通知一清二楚、具体详细，但从起草、会签到印制、分发，从收文、拟办到批办、承办，环节众多、手续繁杂，运转起来周期一般较长，不如手机短信短、平、快，特别对于一些紧急通知，手机短信更显优势。

（二）与网络相比：网络通知速度很快，但网络通知本身没有被普及化，有的单位连电脑都没有，有的有电脑但没上网，有的上了网但没建立会议通知收发系统，有的有系统但操作人员按时上下班，8小时外不能及时收发通知，等等。而手机几乎人人都有、人人会用、天天常用，基本上是24小时“待命”。显然，通过手机短信发通知在软硬件要求上低于电脑网络，但在即时性上却远远优于电脑网络。

（三）与电话相比：打电话是最常见的通知方式之一，但在某些方面还是不如短信。比如：在费用成本方面，打一个电话的成本一般高于一条短信；在人力成本方面，一旦要通知的单位过多，负责通知的工作人员一连串电话打下来往往口干舌燥、声嘶力竭，而用短信“群发”，效率远远高于电话；在时间成本方面，电话通知，往往第一个接到通知的单位与最后一个接到通知的单位，接到通知的时间相差好几个小时。而短信则是同时的；在误差成本方面，打电话是语言交流，由于方言、同音字、近音字等因素影响，极容易让听者产生误解。如把“四”听成“十”，把“计委”听成“纪委”等，而短信则一目了然，明确程度远高于电话。

四、用于机关建设的妙处。

前面讲了手机短信效率高、成本低的优势，显然有利于高效型和节约型机关建设。其实，它还有利于廉洁型、创新型、学习型、和谐型机关建设。

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（一）有利于廉洁型机关建设。例如，每逢过年过节，我们办公室就会群发短信给办公室全体同志，一方面祝大家“节日快乐”，一方面给大家提个醒，勉励大家“过好廉（年）关”。

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（二）有利于创新型机关建设。办公室的干部职工凡有新点子、新思路和新创意，什么时候想到什么时候就可以发条短信给办公室“短信互动号码”，有利于激发大家的创新思维、及时抓住灵感，为办公室工作献计献策。

（三）有利于学习型机关建设。办公室平时把党的十七大精神、时政要闻、党建基本知识、办文办会要领、工作学习心得和天气预报等，以简洁明了、短小生动的短信形式发给办公室的全体同志，寓教于乐，寓教于“随时”，让大家以手机短信为平台，在互动中学习，在学习中提高。

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（四）有利于和谐型机关建设。如办公室事先摸清了每个同志的生日，生日那天不搞聚餐也不送礼，以办公室名义发条短信表心意，既体现了组织的温暖，又弘扬了勤俭节约之风；如有的同志出远差，在其出发后以办公室名义发条短信祝他“一路顺风”，既亲切又温馨，也体现了组织的关心；有的同志代表办公室参加比赛，比赛前发条短信给他加油，让他感到大家的鼓励；有的同志取得了突出成绩，发条短信对他表示祝贺，与其分享成功的快乐，鼓励他再接再厉……这些都有利于和谐机关建设。

当然，短信不是十全十美的，更不是万能的，论信息的容量不如文件，论沟通协调的灵活性不如电话，论保密的程度不如内网，在办公室信息传递方面也不可能完全替代其他常规手段或渠道。不过，善于科学合理地开发手机短信这个信息传递工具，与其他工具取长补短、相辅相成，可以更好地服务于办公室工作。

用好手机短信提高办公效率

做好上传下达是办公室工作的重点之一，及时、准确地传递信息，可以节约办公时间，提高工作效率。手机已成为大众的日常用具，其广泛性、简便性和实用性在现代社会生活中得到了充分体现。在办公现代化、信息化的时代中，如何把手机短信与办公室工作有机结合起来，发挥其特有的功能，使办公室的部分工作化繁为简，是现代办公人员应当思考的问题。笔者就手机短信在办公室工作中的应用浅谈几点经验。
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一是准确登记相关人员信息。
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办公室通常要编制本单位人员的电话表，这就要求办公室人员要准确登记相关人员的电话，并根据一定的规律进行电话表的编制，例如按部门、按职务、按姓名等顺序进行编制，查找起来较方便。机构、人员和手机号码会时常发生变化，对于变化的部分要及时进行变更，这一点可以在电话表编制过程中，在表的最后多加入5-10个空白记录行，以便使用者登记其他常用号码或变更后项目。一般每半年或一年进行一次全面核对，重新打印电话表，以方便实际应用。

% X5 U; x! ]  G6 a$ P7 q' t二是合理利用手机短信群发功能。
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日常工作中，办公室进行会议通知和事务通知较多。以本单位为例，一般会议通知人员在40人左右，用以往的电话通知大约需要30分钟左右。在此过程中，还有部分人员打不通电话、他人转告、事后忘记时间地点等情况时有发生。通知者在拨号、等候、重复中浪费了大量的时间。改为手机短信群发后，可以在1-2分钟内完成。通过文字这种载体，保证了信息的准确性。短信的轻打扰模式，避免了某些场合接听电话的麻烦。手机的存储功能使收件人可以回看记录，不必让接听者分出精力进行临时性记忆。
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/ z& x3 E* E! S0 q6 P) b% w三是固定短信发送人并限定权限。
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用短信群发进行通知，存在信息发送者和接收者两个方面。各种通知的发送代表的是办公室，所以要固定短信发送人员，要选择思想素质高、有较好的文字表达能力、不常外出人员担任此工作。根据实际情况，对信息接收者进行分组，例如院领导组、临床科主任组、考核会等。可以按事情需要，在不同的小组范围进行发送，避免遗漏。短信发送人员要听从办公室主任的安排，一般不接受其他人员的临时性安排。在确定好时间、地点后再进行短信编写。在短信群发之前，核对内容及措辞，保证信息内容准确、用词恰当。

四是短信群发操作注意事项。
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7 c2 t: `( e. ]5 e. Z# J初次使用手机短信群发前，要进行实体会议的通知，告知发送号码。要进行1-2天的试用，给短信发送者进行人员分组和手机操作的准备，短信接收者检查信息收到的情况。在信息发送过程中，应在内容前先写“通知：”以示其正规性。在内容编写上要简明准确，短信结尾应以句号结束。短信通知不宜过早，通常提前半个工作日为宜。五是合理利用短信办理其他事务。办公室事务繁杂，有些事情虽小影响不小，例如急需简明请示领导又不便通话的情况、开会后部分人员未到的情况、领导的请柬等，可以通过短信的方式起到请示、提醒等作用，可以及时处理好事务，让领导合理安排日程。

手机短信与办公室工作的有机结合，是办公信息处理的一个方面，既要发挥好手机的短信功能，又要把握办公室工作的原则和注意事项，只有这样才能使信息时代的办公室与时俱进。
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