习近平总书记在中央办公厅视察、调研时指出:“中办是党中央的综合办事机构,为党中央服务最直接,联系各方面最广泛,保障党中央工作最关键,在党政军群各机构运转中最核心,居于承上启下、协调左右的中枢位置。”精准概括了办公室工作的重要作用,作为秘书人员,就是“四最一中枢”重要的落实者和执行者。
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不同的部门职责,共同的秘书工作,秘书工作涉及面广,事务繁杂琐碎,每天不停地周旋于各种看似很“小”的工作中,工作做到位了,任务就得以圆满完成;稍有不慎,就会出现失误,影响全局工作的开展。有人说,办公室工作“无过便是功”,秘书人员在服务工作中做到“无过”还真不容易,秘书角色虽“小”,服务工作却“大”。要做好秘书工作,就要从小处着手,尽心尽责,吃苦耐劳,做好服务这个大事情。
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5 @2 L' z+ Q1 d) g' [( v+ l身在兵位,胸为帅谋。作为秘书,要起草部门文件、撰写领导讲话稿、安排会务等工作,虽然身在“兵”位,想的做的却是“帅”的工作。这就要求秘书立足部门实际,从全局和整体的角度认识自己的工作,从领导的位置来思考工作,为领导出谋划策,为部门倾心尽力,推动部门工作的开展。
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. O/ z2 A. f( j& \工作中常听到领导这样讲,要站在全局的高度来思考问题,把部门工作放在推动经济社会发展的战略上来谋划,不能只看到办公室的工作,而忽略整个部门的工作;不能只看到本部门的工作,而忽略整个地区的工作。为领导服务,就要站在部门领导的位置,思领导之所想,谋领导之所虑,写领导之所言。作为办公室秘书,为领导起草文稿,首先要充分了解本部门的全部工作,抓住重点、突出亮点,为领导提供较详尽的初稿。有时,为部门领导撰写初稿,还要站在本地区全盘工作的高度来思考。如个别部门呈送当地人大常委会审议的报告,就出现“我局”、“本单位”等字词,出现这样的失误,就是部门没有站好位置。作为政府组成部门,其工作不仅仅是部门的工作,而是本地区的政府工作。这就需要秘书在起草部门工作报告的时候,不仅要站在部门领导地位置来思考,还要站地区政府部门的角度来思考。交付领导审核完成后的文稿,秘书人员也要再“审核”一遍,发现有类似的问题,要提醒领导予以纠正。 $ U4 u. C% V; l- C% u. ?( m! e
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埋头拉车,抬头看路。秘书工作很苦很累,为了完成一项繁杂的工作,要付出比一般工作人员更多的精力,具有埋头苦干的工作精神。秘书经常加班加点,结果领导不满意,有时,秘书起草的文稿,交给领导后,往往被改得“面目全非”、“惨不忍睹”,甚至返回重写;有时,与其他部门协调某项事务,完成后信心满满地向领导汇报,却得到领导的全盘否定,这些情况时有发生。出现这样的情况,除了秘书人员的工作能力、文字水平、时间限制等因素外,更有可能是秘书人员没有处理好苦干与方向、兼顾好局部与全局的问题。
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) g8 M9 A' t& v一般来讲,秘书人员接到任务后,会立即投入到具体工作中,根据领导的意图,左右协调、收集资料、撰写材料。为高效率完成任务,秘书人员会想办法去解决遇到的问题,这本来是好事情,但是,遇到问题不能很好把握的时候,就要向领导汇报,以此判断工作是否违背了既定目标。特别是迎接较大型的工作检查时,既要抓紧时间实施,又要及时请示汇报,不能因某个环节偏离中心,影响整体工作的推进。埋头苦干固然是好事,但方向搞偏就得不偿失了。
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% Y7 {* a: x2 M( m5 C: Q: I他山之石,可以攻玉。办公室作为一个综合办事机构,在联系部门内外起着举足轻重的作用。任何一个办公室的工作,不仅与本部门有紧密的联系,还与其他部门,甚至是跨区域的部门都有相应的联系。作为秘书人员,加强与其他部门秘书人员的联系,要动态掌握其他科室(部门)的工作情况,发现其突出的亮点、成功的方法,以改进自己的工作。 5 |* K5 s8 a& j8 P
7 ~/ c5 V7 h" |0 Q+ o7 M借鉴他人好的经验和方法,有助于提高自己的工作水平。当前,秘书人员在办公的过程中,一般都建有相应的QQ群,这是相互交流非常好的方式,可以很方便地知道其他秘书的工作情况,工作方式,甚至可供参考的部门信息。当领导因缺乏信息而决断无力时,秘书就可以把收集到的信息反馈给领导,在决策过程中提供参考。对于秘书而言,可以借助别人好的工作方法、工作思路,如人事工作,就可以借鉴组织人事部门的经验和做法,宣传工作,可以借鉴宣传部部门的经验和做法,结合部门实际,创造性地提出参考建议。有时,秘书还有必要“登门拜访”,亲自到其他部门去实地学习,直观了解情况,掌握行之有效的方法。同时,要加强书本知识的学习,如阅读《秘书工作》等杂志,充实理论知识,学习成功的经验,找到自己的差距,提高工作水平。 + _: q. @( T" F
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案无积卷,事不过夜。习近平总书记指出:“作出的决策、部署的工作、定下的事情,要雷厉风行、紧抓快办,案无积卷、事不过夜,要扭住不放、一抓到底。”强调的是秘书工作的责任问题、效率问题。秘书工作最常见的方式之一就是经常加班,领导交办的事情、需要的材料,往往要得很急,当天安排的工作,第二天就要完成,甚至早上安排的材料,下午就要上交,时间紧、任务重、事情多。为了让工作跟上节奏,不脱节,不得不采取加班的方式来解决,遇到较大的材料或工作,经常加班到深夜一二点钟,甚至通宵。 9 r+ v' p+ n3 c6 I' n
9 P* ?1 b. f$ v! j/ J! p事不过夜,需要秘书要树立责任意识,以极端负责的工作作风开展工作,确保工作在规定的时间内完成。一是敢于担责。接到任务,不管困难有多大,首先要接下任务,想办法落实好。二是理清思路。秘书人员往往会同时接到多个任务,要迅速拟出完成计划,通盘考虑先完成哪项任务,再完成哪项任务,才有利于整个任务的完成,不至于抓住了“小头”,影响了“大头”,浪费时间。三是团结协作。如果一项工作需要多个秘书共同完成,就必须统筹好相关工作,确定好任务,齐头并进,有序推进,否则,事不过夜就成了空谈。四是及时小结。要随时记录当天或近期的工作任务,形成一个完成时间表,完成一项记录一项,直到表格上的任务全部完成为止,确保一定时限内案无积卷。 1 x6 ~7 e0 O+ F
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