秘书人员要科学地管理时间

现在都在讲竞争。竞争的本质是争夺时间，即在单位时间内，谁能发挥最大的效率，取得最高的速度。秘书人员办事要及时、迅速、准确，其核心同样是时间和速度。
那么，如何科学地管理和利用时间呢？
（一）要有管理时间的概念。一个人有了几件心爱的或珍贵的物品，总是十分爱惜它，精心地加以管理。比如一辆新自行车或新买的一套家俱，总是擦了再擦，锃亮发光。可是比金钱、财物更贵重的时间，不少人却没有管理时间的概念，任其自然流失。
管理时间的任务有两项。一是杜绝浪费，或者说把浪费减到最低限度；二是提高时效，在同样多时间内，产生更大的效益。这里涉及到如何使用时间，投时（如：“投资”）方向的选择、控制时间的方法问题。最重要的是思想上建立起爱惜和管理时间的概念，具体管理办法可因人而异。
* c% s; M9 `# S1 ?$ C（二）做工作，用时间，要有计划，有重点。要有长计划、短安排，有具体奋斗目标（如一天内计划办几件事），特别要重视近期和当天的计划。一切宏伟目标，长远打算，都要落实在每天活动之中，抓住今天是最现实的。抓不住今天，老是等待明天，明天也不可靠。一天起床，即要想一想今天应办之事，力争提前或多办。这样，他的活动是有目的的，时间是充实的。一天要办七件或八件事，不可平分时间和精力，首先要保证重点的实现。
计划要体现在科学地编制时间表。时间表有日、周、月、阶段、年度几种。最重要的是周和当日的时间表。有了每周时间表，不致遗忘大事要事；有了当天时间表，才能付诸实施，落实任务。月以上的时间表，却是预见性、指导性的，也不可少。
（三）把时间单元划小，利用尾数。一般人，一天只分两个单元，上午和下午，有的一天分四个单元，即早上、上午、下午、晚上，每个单元内又分为几个时段。一个人到市场购物，几角几分，斤斤计较，分文必争，对自己的时间，剩下几十分钟，个把小时，则不当作一会事，作为尾数扔掉了。比如开会下来是十一时，离下班还有一小时，有的人把这一小时不当作一回事，随便拿张报纸翻翻，准备下班了。有的人觉得一小时是一个整数，还可以办几件事，或读一点有用的书，或把下午的事提前办了。划小时间单元，利用尾数，是节约时间的一大诀窍。
（四）转移要快，尽量缩短过渡时间。“转移”是指从一件事到另一件事，从一种活动到另一种活动。比如从节假日到工作，有的人在节假日前后，松松垮垮好几天。又比如出差前后，从调查到写作，从开会到办文。这种“转移”是经常发生的。如何从一种角色迅速转入另一角色，缩短过渡时间，减少停顿和等待，是节约时间的又一诀窍。
（五）要善于利用零碎时间。零碎时间是指开会前后，就餐前后，候车排队，睡觉前的时间。除了整块时间外，常有不少零碎时间，少则数分，十几分，多则半时一时。这些时间看起来很少，无足轻重，许多人都把它浪费掉了。若能抓紧，聚沙成塔，相当可观。徐特立曾用三国时王肃的“学足三余”之法：“晚上是日中多余时，雨雪天是晴日多余时，冬季是春夏秋之余”。这“三余”，也是古人对零碎时间的利用。
6 U$ u1 X4 C/ J4 v善于利用零碎时间，一是思想上要有分秒必争的观念；二是方法得当，因地制宜，或阅读，或听音，或抄书，或习字；三是随身必带书籍、笔记本和钢笔，一有空就读点写点。核心是观念问题，要珍惜分分秒秒。
6 u) p+ q0 j) r/ b" S+ |' E（六）意外损失要补救。意外损失者，指时间的无端消耗，即非计划、非意愿的外扰，如意外的亲友来访，外人求助，家人病患，伤风头痛等。此类情况不可避免，弥补之法是补救。一次，齐白石做生日，来客甚多，忙了一天，待送走最后一批客人，已深夜了。次晨起床他就作画，家人叫他吃饭也不理。画了五张，完成了一天作业，才吃饭。饭后又画。家人怕他累坏身体，又来劝：“已够五张，何必再画”。齐白石说：“昨天客多，未作画，今日要补画五张，以补昨日‘闲过’之失。”白天损失晚上补（压缩看电视等时间），平时损失假日补，上日损失下日补，病时损失健时补。核心是要树立欠时要补的观念。
（七）凡事节制。无限制的聊天，长时间的看电视、打牌、搓麻将等，虚耗多少光阴。人需要有多种生活情趣，多方面的活动，但均需适可而止。
2 Q( z+ {# s' G0 l; Y; [  Q（八）抓紧开头，善收其尾。古人云：一年之计在于春，一日之计在于晨，意在抓紧开头。一月、一周、一日皆有开始之时。抓紧开头的时间，就可为以后争取时间，就取得了主动。前松后紧总不如前紧后为主动。秘书办事一理也。如接受一件写作任务，限时２０天，似乎很松，漫不经心，待到后来，连修改时间都没有了，草草交卷，不免出废品。返工重来，就费时误事了。
0 T# _- T7 \- ~. z! g（九）树立超前观念。除某些突然工作外，凡是自己可以预见到的活动，领导事前交待的工作，都应预作准备，超前办理。这样做，既主动，又省时。凡该办之事，条件已具备，就抓紧办，不拖拉，不要等待别人催问。等待人家来催，为处理这催促的电文口舌，就费去不少时间。故迟办不如早办，被动办不如主动办。
（十）勤于思考、变无用时间为有用时间。人的一生中，有不少时间在走路、散步、乘车乘船、或在枕上、厕上，这些时间是不能工作或写作的，对阅读也极困难，都可以用于思考，想问题、理思路、打腹稿。古代著名诗人的不少名篇得之于马上、枕上和厕上。鲁迅先生也常常把饭前饭后的时间用于静思和打腹稿。平时要在脑中装几个问题，以便走路行车时思考。此法用好了，得益甚多。我本人有“三思”习惯：今晚总要想想明天的活动，预作准备，不致到了次日，茫然无绪，此一思也。有了写作题目，随时以思，构想大纲，搜寻脑中积贮，此二思也。看完一本书或一篇论文、记住了什么、得到了什么，也得在独坐独行时想一想，有助于巩固记忆，发掘新知。这类思索既利用了常人忽视的时间，又提高了工作效率。比如写文章，你构思成熟了，就可疾书如飞。
% x" D6 F+ w  U1 g: Y7 j9 J（十一）放置有序，寻找有据。秘书的办公桌，文件柜，应该整齐有序，置放物件有一定的位置、规则，不可胡乱堆放，随手乱丢，不要为找一个钉书机而费时。有些常用物品，如墨水、浆糊、剪刀、别针、钉书机等，要能闭着眼睛摸得着，可以省去许多寻检时间。案头一定要一个备忘录，随时记录姓名、地址、电话或许诺承办、领导嘱咐、同事关照之事，有的文件、资料、报刊，记其要目，以备随时查用。有的秘书为找一份文件资料而翻复折腾，皆因放置混乱所致。
$ C  \0 R9 B6 i# b4 \* n（十二）避免单打一，又不可到处铺摊子。所谓单打一，即一段时间内只孤立地办一件事或读一本书，效率必低，如读书，易产生疲惫感。克服之法，同时拟办数事，读几本书，或以一种为主，其他为辅，穿插进行。比如你起草一件文稿，非一两天能完成，也不能整天伏案，中间可安排几件小事，如打电话、交谈、处理点杂务。比如我在家中，读书写作与家庭杂活交替进行，既使脑子得到休息，又兼顾了家务。几件事，都开了头，既想办此事，又挂念那事，这就分散了精力，影响效率。遇此情况，要注意收口，缩短战线，办一事，了一事，放一事。有时要集中精力攻坚，有时又须数路出击，如何掌握，要依据自己的习惯和客观形势而审定。如精力充沛，反映灵敏，又无时限要求者，以数路出击为宜；如精力较差，又有时限者，以各个击破为宜。
（十三）把握好最佳时间的运用，要确定一两个雷打不动的时间。所谓最佳时间又称高效时间，即是一天中精力最充沛、思维最敏捷、精力最专注的时间，这时用来处理最重要而最复杂的工作，或阅读艰深的著作或写作，可收事半功倍之效。一天中，何时最佳，各人不尽相同，或在清晨、或在晚上、或在上班后的第一小时……，时间有整散之分，整块时间用于办正事，大事，零散时间用于处理零星事务。
' Y. c+ w: T+ }- I5 G秘书为了学习某些新知识，新技术，还要给自己规定雷打不动的时间，即在这时间内专干某事，不干别的，无特殊情况不变更。比如规定早上４０分钟读外语，每周二、四、六傍晚弹吉它，每日午休前用３０分钟练书法等。当某一目标达到以后，再设置另一目标。一生之中，在这雷打不动的时间内，能攻克若干目标，就有了一技或数技之长，也算有成就了。