机关公文写作特点浅见

公文是公务文书的简称，公文写作就是公务文书的起草，这是机关的日常基础工作之一。要想起草好公文，就得了解公文的特点。那么公文不同于其他应用文体的独特之处在那里？本文从三个方面谈谈对公文写作的浅见。

* s$ a( Z. b, x" s: m一、写作的受命性
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公文的内容，时间，形式，要按照领导的意图，或决策层和全体成员意愿，在相关主要领导人的授意下进行“遵命”写作。这是公文写作的双主体性所决定的。因此公文写作是命题作文、“奉命作文”，必须按领导意图，组织要求来写。这一点与文学创作等其他写作最大的不同点。因此，能否贯彻领导意图，充分表达组织意愿，是衡量公文写作是否成功的一个重要标准、标尺。
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领导意图，组织意愿，只是个笼统的说法，在现实的工作中，领导同志发现了某种情况，产生了某种想法，提出了某种要求，并想通过文字将这些想法、要求、情况来上传或者下达的时候，就产生了起草、制发公文的动机。一般来说，领导同志交待发文意图有时候可能详细一点，有时候往往比较原则，也可能三言二语，只是一个粗线条的轮廓。如何才能在起草文件时正确体现领导意图？要针对不同的情况具体问题具体分析。一是对于领导交待清楚明确的，直接按领导的意见办。二是领导交待简单的，要在接受起草任务以后，根据领导的交待进一步的思考，要结合当前点、面工作情况等去领导同志的意图，以进一步细化、深化。三是有时候领导意图没有点破，要靠工作实践中去理解和揣摩。
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( @0 w! M0 Y! }) o5 q二、代机关立言
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+ I1 I$ D# P# J0 c4 a  s公文的法定“作者”是各级机关，公文就是传达机关声音的“载体”、“传声筒”。或是为了传达上级精神，或是为了指导实际的工作，或是处理工作中的问题，或是联系公务、交流情况。“代机关立言”，其本质是机关意志的体现，这也是公文最重要的职责、使命之所在。

  B; j2 z$ p" g+ H, ^1 {过去人们常常讲立行、立功、立德、立言，立言最难。公文写作与立言十分相似，白纸黑字落实到书面上，来不得半点差错和马虎。既便出错能改，可是造成的影响无法挽回。从这个角度讲，公文要代机关立好言不容易，要达到立得住、立得牢、立得稳的总要求，必须注意以下八个方面的具体问题：

) O# H* }5 O: \& z  a; c一是要合法。政治和法律问题这是公文的底限，立得住、立不住的关键所在就是不出政治问题、不违反法律。这些问题好象离我们的日常业务工作很远，说远其实也不远。比如说有关政治性词汇的表述和提法，使用时就必须跟上级的说法保持高度一致。比如常见的“高举中国特色社会主义伟大旗帜，全面贯彻党的十七大六中全会精神，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观”等等，要注意与上级保持一致，不能创新。再有就是要有法律意识。尽管基层单位绝大部分业务内容是落实执行上级政策的事，但也要制定印发一些规范性文件，对此一定要慎之又慎，该征求意见的征求意见，该走的程序要坚持，该上会研究的就得集体通过，宁可出得慢些、晚一些，不能出差错，不能捅漏子。再次不能同以往系统、行业规定、办法相违背。政策打架，让下面无所适从不行。要注意眼睛要往前看，前面制定的制度规定办法是否还在继续使用，执行新的就要废止旧的。第四就是一定要切实可行。办不到的不能写。眼睛要向下看，了解基层的实际，根据上级的要求，结合本地实际提出切实可行的措施意见。行不通的不宜写进文件。

6 n0 D7 K# O/ V, {) T( y) r2 k二是要鲜明。公文则是“有为而作”，是根据实际需要，为了达到某个具体目的而写的，是用来解决实际问题的，不能象文学作品那样隐诲、曲折，让读者自己去理解。为此要做到有什么说什么，直言不讳，明确表态；赞成什么，反对什么，提倡什么，禁止什么，哪些成绩应该表扬，哪些缺点需要克服，哪些经验应该吸取，哪些问题需要解决都应旗帜鲜明，含混不清不行。不论是上行文,还是下行文,要办什么事，想解决啥问题，一定要清清楚楚、明明白白地表达出来。否则的话，往往耽误运作，造成工作被动。分不清主次，冲淡主题是影响主题鲜明的一个重要问题。有的公文写着、写着就偏离主题，枝蔓丛生，杂乱无章，让人不得要领。人家都说花开一朵，各表一枝。往往是写起来刹不住车，花开朵朵，淹没树枝。删繁就简三秋树，领新标新二月花。公文写作主题的鲜明就是要追求这么一种效果。秋天的树大部分叶子已经调零，枝枝杈杈就突显出来了。又好比画一幅梅花，笔下的铜枝铁干遒劲有力，枝上略微点上几点梅花，给人一种雪后一枝梅的清新，仿佛能闻到傲雪开放的清香。公文写作就要借鉴这种方法来突出主题。
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三是要得体，就是说行文语言、语气一定要符合制发机关身份，因此起草的时候就有个角度转换的问题。用一句通俗的话来说，就是应该做到身在卒位，胸为帅谋。同演讲一样，要看什么人讲，对什么人讲，不同的时间、地点、场合都要具体问题具体分析，到什么山唱什么歌。根据机关层次来讲，一般来说，级别高的机关，处于领导层，行文站位高，多讲一些整体工作情况，提一些原则性宏观的要求；低层次的单位属执行层，行文立足本单位实际，就必须明确具体的有可操作性的措施。另外，还有一个根据不同行文对象选择恰当的语言、口气的问题，向上级机关汇报工作、反映情况，要实实在在，一是一，二是二，成绩不夸大，问题不隐瞒。尤其是对成绩，不要把话说得太满，不要讲过头话，不要动辄就取得了突破性进展，达到了国际领先水平，填补某项空白，取得了显著的成效等等，应尽量用事实说话，用数据说话，不过多地堆砌修饰性用语，要追求一种平实、质朴的文风。向上行文，就和平和、谦恭、用“恳请上级帮助解决”这样的语句以体现对上级的尊重。不能用“请尽快批复“，请督促尽快解决等不适当的语气。平行的商洽性的行文应当谦逊和蔼，不可居高凌下，盛气凌人。但是也没必要过分谦虚。向下行文，形势、道理要讲清讲透，让大家不仅知道要干什么吗，还得知道为什么要这样干，让大家干得心悦口服才行，不能让人家觉得你是高高在上，发号施令。此外，还要结合具体的工作环境，如防汛形势十分严峻了，紧急通知就得体现防汛工作的紧张气氛，不能在一字一句精雕细刻而影响时效。
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; b- w# |- f3 S0 W四是要准确。准确是公文的生命线。要把文件写准确，首先是选词造句要推敲，把握好词语的内涵和外延，具体来说，一个词、一句话只能有一个解释，不能这样理解也行，那样理解也中，更不能给那些善于从文件上找空子的人留下可乘之机。尤其是一些比较低级的错误，如成立领导小组把领导同志和其他同志的名字与职务搞错，或把名字写白等。这在会议纪要的起草时也经常出来类似问题。其次注意词语搭配、组成句子要符合语法逻辑，讲不通才行。比如“要高度重视今年我省黄河防凌形势”这句话，认真分析一下，我们一般说面临的形势严峻，形势怎么能够重视起来呢，高度重视某项工作讲得过去，重视形势恐怕讲不通。这就是搭配不当的例子。再如“坚决杜绝类似现象再次发生”。现象如何能发生，现象是出现，事件是发生。应该改成坚决杜绝事件再次发生。有时模糊也是一种精确。有些工作不好定量，只好定性，这时候要用模糊语言。使用模糊语言有些特定标志，比如：表时间有“目前，近来，当前，日前”；表范围的有：“有关、相关”；表条件的有：经研究，因工作需要等等。模糊语言使用的好，一样可以达到精确的目的。

4 P4 K' l+ {$ V五是要有序。

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三、带着镣铐跳舞
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公文由于其重实用讲效率，为了方便、快捷、有效地办理事务，形成了自身特有的、相对固定的制发程序和写作格式。国家行政机关公文格式的统一规定为：“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等十几个部分组成。”上述各项在文稿中的位置是确定的，就是用纸、书写、装订也都有统一规定。起草好公文，必须装在这个“框框”里。就象写律诗、填词牌一样，字数、韵律、曲调都规定定好了，无论什么内容，都要按规定好的格式来写。用“带着镣铐跳舞”比喻公文的写作也是非常贴切的。公文的格式就是外在的形式，公文内容需要这个固定的格式来体现，内容与格式是公文有机整体不可分割的两个方面，格式不规范的公文不是一篇完美的公文。因此，起草、印发公文一定要遵守好这个格式，这个体式有一套国家标准，这里不再详述。（闫训立）
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