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开个会也不容易:起码得干这24件事儿

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秘书工作室 发表于 2015-1-27 13:38:03 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
 摘要 

会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。本文中,作者总结了会务工作“24节点法”,把会前筹备、会中服务、会后总结“三部曲”细化量化为24个节点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。(文章摘自《秘书工作》杂志2011年第5期,原题目为《会务工作“24节点法”》,微信号“秘书工作”(mishugongzuo)


会前筹备


1.拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。


2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。


3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。


4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后拉出请假人员名单,并及时向有关领导报告。


5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排,报请秘书长同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。


6.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。


7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。


8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。


9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。


10.制作会标。会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议,还需要悬挂党徽。


11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。


12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。


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会后总结


23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。


24.召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。


(作者:曹景群,山东济宁市委副秘书长、办公室主任)


 

精彩评论37

正序浏览
东风吹 发表于 2015-8-23 14:00:05 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一会前筹备8 H- ~3 R: g' j& |7 x7 v- k8 x/ F4 D
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) Q0 P2 z  Z/ d; b# n0 y1.拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。
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2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。
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( d5 \7 L( D3 \4 W) Z  t3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。5 X" B# d; ]) q0 \

7 S. \. ^- L$ V4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后拉出请假人员名单,并及时向有关领导报告。
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5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排,报请秘书长同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。2 k+ o7 e: {6 S* Y
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6.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。
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3 T) u9 N3 f- Y2 E. l# H5 S" n8 |" O) o7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
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8 P# R1 S# k7 T2 e4 [8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
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6 H3 r* b  e( t% u3 y9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。4 r: t/ O/ @2 X# i

! X: ~2 @; L1 k0 U10.制作会标。会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议,还需要悬挂党徽。( G$ @# Z  t9 [$ ]$ N9 z9 m

* g: t4 U9 k$ M11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。
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12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。; A5 z; E. [5 k8 L
13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
 
钱多多 发表于 2016-7-12 23:52:32 | 显示全部楼层
 
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与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
 
小学生 发表于 2016-7-20 08:54:20 | 显示全部楼层
 
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23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。
 
柚子茶 发表于 2015-3-16 15:44:39 | 显示全部楼层
 
会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。) k9 x' o( ]: j5 r/ H2 J/ n# C& Z
 
zlgydnc 发表于 2017-2-20 15:08:31 | 显示全部楼层
 
24.召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。
 
zhujy 发表于 2016-10-8 09:56:52 | 显示全部楼层
 
分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。
 
lzh201333 发表于 2017-2-27 08:32:43 | 显示全部楼层
 

9 n+ D# N8 w: o9 e& U12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。; h. Q& N" k0 ?: O$ W
13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借
 
503473099 发表于 2015-3-13 13:28:28 | 显示全部楼层
 
办文、办会是办公室人员的必修科目,作何事情要做到专业,必须善于学习,善于总结,勤于思考,把普通的事情认真到极致,平凡的事尽心到极致,才能以专业的精神和精湛的业务水平赢得尊重。
 
坐看风起时 发表于 2015-2-9 17:36:17 | 显示全部楼层
 
办文、办会是办公室人员的必修科目,作何事情要做到专业,必须善于学习,善于总结,勤于思考,把普通的事情认真到极致,平凡的事尽心到极致,才能以专业的精神和精湛的业务水平赢得尊重。
 
shushuwawa 发表于 2016-10-8 10:39:17 | 显示全部楼层
 
13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
 
wangchunyan520 发表于 2015-1-27 19:12:28 | 显示全部楼层
 
组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号
 
刘传 发表于 2015-1-28 10:04:09 | 显示全部楼层
 
很好,很合适,有见地,学习了
 
康莉莉 发表于 2015-1-28 15:31:30 | 显示全部楼层
 
办会需知,总结的好。谢谢分享。
 
县衙霸道 发表于 2015-1-28 23:23:21 | 显示全部楼层
 
高手啊,这不仅启发了我们如何做好会务,还是对公务员面试相关答题有更加详实的说明
 
平淡的幸福 发表于 2015-1-29 11:08:37 | 显示全部楼层
 
,还是对公务员面试相关答题有更加详实的说明
 
noodles 发表于 2015-1-29 14:22:19 | 显示全部楼层
 
看看中间漏掉了啥环节
 
琉蕤 发表于 2015-1-30 16:09:37 | 显示全部楼层
 
车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。
 
枫桥夜泊的夜 发表于 2015-1-30 22:08:37 | 显示全部楼层
 
处处留心皆学问。/ S4 c+ j+ u3 {# r& H
服务工作稍微一个差错就会出大问题。
 
好好生活 发表于 2015-2-9 00:22:57 | 显示全部楼层
 
很详细,在老秘网学到很多东西啊
 
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