答询报告的写作规范及注意事项 作者：林瑞华

所谓答询报告，就是指上级对某事项有所垂询时本级进行答复所用的一种报告类型。

　　如某单位承办了一次大学生演讲比赛的协作区复赛活动。赛后，有个别参赛院校和参赛学员对公布出来的比赛结果不认可，并将其三点存疑之处向总参军训和兵种部进行了反映。因此，总参军训和兵种部院校教学局就此向该单位进行询问，并要求就复赛的有关情况作出书面报告。故该单位答复如下：

　　关于军校大学生演讲比赛××协作区复赛结果有关情况的报告
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总参军训和兵种部院校教学局：

　　×月×日电函悉。现就我协作区军校大学生演讲比赛复赛结果的有关情况报告如下：

　　一、关于复赛活动的组织情况。此次复赛，我协作区按照本区的院校情况，结合总参核定给我老秘网区的决赛指标，给各参赛院校明确了复赛名额：各院校均派4名选手参加复赛。在要求各院校严密组织预赛的基础上，为保证复赛的公平公正，我中心在组织复赛时特别外聘了三所军地院校的七名资深教授担任评委，并在比赛时由各院校派出人员担任统分员。因此，复赛的前期准备是充分的，现场的组织程序是合乎要求而且是正规严密的。

　　二、关于对比赛名次的确认考虑。由于我协作区的参赛院校相对较少，在赛前组织评委召开预备会时，有部分评委提议：鉴于××大学的生源入学质量明显要高出其余院校许多，因此比赛结果有可能出现一边倒集中于该大学的现象。从有利于鼓励各院校积极参加类似活动以促进学科建设和教学水平提高的角度出发，是否可以适当照顾办学起点和生源质量较低的院校，使其亦能有选手进入决赛。对此提议，我中心在请示主管领导后，原则上同意在公开比赛的基础上，如出现优胜者过分集中于某院校，而其余院校未有选手胜出时给予适当调整照顾，但被照顾者将在胜出选手中*后排名。因此，我中心之所以采纳评委建议，完全是从有利于各兵种院校的长期协作、从顾全大局的角度出发给予考虑的。

　　三、关于对复赛结果的确定情况。从现场比赛的得分情况看，结果与评委们的赛前所料大致相同：在5名胜出者中，前面4名均为××大学的选手。对此，我中心组织评委们进行了讨论。会上，评委们意见一致，认为选手的得分并未当场公布，从比赛的整体情况看，有必要将此结果进行一点小调整，即把××大学的第4名调整到第6名，原第5名调整为第4名，原第6名为第5名。故最终公布的结果为：在取得决赛资格的5名选手中，前3名为××大学选手，其余2名分别为××学院和××学院的选手。因此，我协作中心上报教学局的复赛结果，其中固然有从大局出发适当照顾××学院的因素，但同时也是充分尊重评委意见的结果，此外并无他因。

　　专此报告。

　　××协作中心办公室
/ X/ j( J3 f/ X4 ?) M. a' C　　二○○三年×月×日

　　这是一份标准型的答询报告。此报告是××协作中心办公室在接到上级主管部门电函询问演讲比赛复赛结果后所作的答复。

　　从这份报告中，我们可以看出，—份答询报告，其正文内容构成与一般报告相同，都是由报告导语、报告主体和报告结束语构成。所不同的是，答询报告较之于一般汇报性、反映性或建议性报告，其特点表现为内容更为集中、单一，篇幅更为短小，而且明显地带有较强的时效性，必须在上级来函来电规定的时间范围内办结。

　　因此，在写作答询报告的正文时，规范的结构就是分为三部分。

　　第一部分是正文开头，也是报告的导语部分。它通常以引叙来函的形式作为行文背景，然后以文种的承启语作为报告主体内容和开头之间的连接。如例文中的“×月×日电函悉。现就我协作区军校大学生演讲比赛复赛结果的有关情况报告如下”。这一部分虽然只是使用两句套话，但它却是不可或缺的，套话形式下所传递的公文信息在于：第一句话讲明答询的缘由，告知对方本级机关已经全面了解了上级的询问事项和有关要求；第二句话主要是用以表明下面所要叙述的主体内容，完全是根据来电来函中提出的问询事项进行的回答，这样就能使受文者快速地进入阅知和处理公文的状态。

　　第二部分是正文主体，也是报告的核心部分。这一部分主要是根据上级询问的问题，具体表述有关的情况及其原因。写作时，如上级询问的事项单一，在行文时可以采用篇段合一的形式；如询问的事项较多，或者询问的事项虽然不多但要表述清楚却有一定困难时，则可以采用分层分段或分部分写作的方式逐一进行陈述。如例文中的主体部分，因为总参院校教学局将反映者的存疑之处在电函中进行了询问，因此，该协作中心就针对电函中的问题，分三个部分逐一给予回答。这三部分构成答询报告的主体，既表现了答询单位对上级所垂询问题的重视，又体现出了答询者清晰的写作思路。

　　第三部分是正文的结尾。答询报告的结尾比较简略，通常都使用固定结语。但由于答询报告属于专题报告类，因此它的固定结语不能随便套用其他类型报告的结语式样，而应主要使用“专此报告”或“特此报告”的形式，紧接着正文之后另起一段书写，用以表明所需回答的问题到此结束，并以此表示对上级的尊重。
$ T! _6 C) s$ k+ a0 S　　在掌握结构规范的基础上，写作答询报告时尚需注意如下三个方面的问题。

　　一、要注意答询内容的针对性。由于答询报告的行文目的是回答上级机关或领导的疑问，以便其了解和掌握相关情况，为决策和处理问题提供依据。因此，本级机关特别是撰写报告的工作人员，在熟知对方询问问题的基础上，就要紧紧围绕其核心问题去确定答询报告的主旨，根据对方之所问，有针对性地逐一给予恰如其分的回答。而不能在报告中顾左右而言他，在关系不大的问题上详陈细述，在实质问题上却避实就虚，甚至答非所问。如例文所示，撰稿人能针对总参教学局所提到的三个问题，从复赛的前期准备到现场比赛的组织过程，从评委的提议到本单位采纳建议的考虑，从原始的比赛结果到评委最后的讨论决定，条分缕析，不枝不蔓，将三个问题回答得清楚明了，从而方便了上级领导阅知和处理。

　　二、要注意答询内容的真实性。内容真实是公文具有存在价值和产生社会效用的关键，答询报告也不例外。如果答询报告虽然针对上级的问题给予了回答，但给上级的答案是虚假的甚至是错误的，这就不仅仅是撰写人员能力不高、文风不正的问题，更主要的是反映出了本级机关的工作指导思想不正确，领导作风虚浮的问题。

　　这种答询报告所产生的后果，轻则是无法让上级掌握了解情况，不能有效处理解决问题；重则可能误导上级作出错误决定，在解决处理问题时南辕北辙、事与愿违，甚至出现无可挽回之结局。因此，在回答上级的问题时，正确的做法是有一说一，有二说二，陈述客观事实有利于人时不虚美，不利于己时也不隐恶，实事求是，使答询报告的公文信息回应达到最高的可采信度，从而实现行文目的。如例文中第二部分“关于对比赛名次的确认考虑”和“关于对复赛结果的确定情况”的回答，就是一种正确行文的范例。实事求是地说，比赛的目的就是不管选手们原本是什么水平，只要站在了赛台上，大家就必须在同一尺度下量长短，在统—评分中排名次。因此，就文中所述原因，尽管评委的建议和协作中心从顾全大局角度的考虑不无可取之处，但其实质上以照顾参赛院校的“面子”而调整比赛结果的做法，从比赛的公平公正性角度而言仍然是错误的，这一点我们无需回避。但就从保证公文内容的真实性角度来说，例文却有很好的借鉴作用。因为例文中在这两个问题的回答上客观真实，使淡然其中的—点“私虑”融化在了“公心”之中，因此，其报告的效果应该是容易让总参院校教学局采信和接受复赛结果的。

　　三、要注意答询办文的时效性。答询报告较之于其他类型的专题报告，由于存在上级的“问”，问的目的是要获得答案，因此也就决定了回答要快的特点。这就要求撰稿人在写作过程中必须注重答询办文的时效性。一方面是要有时限观念。上级机关或领导之所以会有电函询问某事项，大多是在处理事务或决策过程中遇到了不清不明之事，需要对相关的问题进行准确掌握或全面了解，以待在充分掌握情况的前提下排除存疑，作出决定。因此作为给上级提供“答案”的报告，在这一点上就需要给予充分的“配合”，在其规定的时限内尽快完成文稿上报。另一方面是要以短小精实的篇幅去增强时效。答询报告通常必须一次性回答清楚所有问询事项，如若为求“毫厘必清”而在答询时面面俱到，不舍弃事项的细枝末节，就势必会导致撰稿时要花费大量时间去理清“答案”间的关系从而使报告内容变得冗长，不利于阅文者尽快阅知和处理。所以要使报告有时效性，还应尽可能在取重点、抓实质内容方面下功夫，并在用语方面取精用宏，这样才能以短小精实的文字去加强答询报告的时效性。