行政公文写作活动的思维轨迹

摘要: 国家机关行政公文在种类、格式、行文规则等方面有严格的要求,进行行政公文写作需要严谨而细致的思维活动,思维方式正确与否对公文写作质量有很大的影响。在一般文章写作思维运行规律的基础上,针对公文写作的实际情况和自身特点,探讨其写作活动的思维轨迹,我们提出前后相继的六种思维方法,以利于广大公文写作者更好地掌握其独特的思维方式,提高公文写作质量。

国家行政机关公文是指从中央人民政府到地方各级人民政府为处理公务所使用的、具有法定效力和体式规范的文书。与事务文书的不同之处,在于它的写作规范、种类、格式、行文规则、收发文处理诸方面更加制度化、规范化、科学化。因为行政公文是国家机关依法行政和进行公务处理的重要工具,所以行政公文的写作思维活动依托于行政管理过程,帮助解决公务活动中的实际问题,这种思维活动较为缜密、严谨,与行政法规特别是《国家行政机关公文处理办法》联系致密。当这种思维服务于指导工作、布置任务、反映情况、请求批准等行政公务活动,它就会受行政规章制度的影响,并且有其自身的思维活动轨迹。

& x& N8 k* \5 D& }# E; j. p4 Y就一般文章而言,总有立意、运思、结构、行文的过程,并且存在着写作触发思维、继发思维、完形思维。但是作为依法行政的工具,行政公文有其不同于普通文章的写作特点,一般要求在社会共同的意志基础上进行思维,思维对象是现实面临的行政问题,目的是依法行政、促进社会协调和谐发展,其思维活动呈现出一些运动轨迹,本文作如下分析:
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$ r# Y# ?1 X  n8 T. E4 `思维活动之一:换位思维
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所谓换位思维,是指站在他人立场上,设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中,作为代言人,文秘人员要采取换位思考方式,就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。尤其需要指出的是,公文写作往往要体现领导意图、长官意志,这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色,了解这个角色的工作职权、工作目标,了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度,才能进入并把握好角色,写好公文。

公文写作蕴含在行政管理过程中,所以通过换位思维而代机关、领导者撰文的文秘人员一定要熟悉公务活动的具体环境,了解宏观的政治经济发展局面,明确每一份公文的制发意图和实际效用。站在领导者的角度,用领导的思维方式考虑问题,把握领导意图的主旨,考量得失、权衡利弊,适时提出解决问题的意见、方案、办法或明确的规定,以使公务活动可以沿着正确的轨道顺利进行。
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换位思考,代笔为文。文秘人员虽然只是暂时以领导角度撰写公文,但是仍然责任重大。行政公文是行政工具,具有行政效力。上级机关下发的公文,对下级机关具有行政约束力。一个决定的下达,有关机关就得贯彻,一个指令式通知下发,下级机关也得照办。所以文秘人员运用换位思维,必须注意贯彻依法行政的理念,办事撰文要有理有据,维护公文的法定性和权威性特征,不可恣意作文,违背机关意志、领导意图,使写出的行政公文与相关行政法规相抵触。
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/ ^2 `( I& K8 e换位思维是行政公文写作思维活动的第一步。不明确自己的角色,没有对自己代言的机关、领导者的深入了解,不清楚要处理的具体的公务活动的详细信息,就无法展开公文写作流程,也就写不出上乘的公文。比如,江苏省人民政府向国务院行文,恳请批准在南京禄口国际机场设立海关。江苏省人民政府的文秘人员就要首先采用换位思维,明确自己代省政府机关撰文的职责,了解请求批准设立海关的目的、依据等重要信息。经了解,南京禄口国际机场是国内重要的干线机场,也是华东地区的主要货运机场,1997 年11 月18日被批准为国家一类口岸机场,客货流量和航线网络稳步发展。近年来,机场业务量不断加大,一些国际航线将在不久开辟,国际货运业务将会迅速发展。但是,机场货物清关要在南京市区进行,没有海关便制约了机场国际货运业务的发展。其实,禄口国际机场设施比较完善,已经具备设立海关的条件,所以应批准在南京禄口国际机场设立海关。这样,代谁撰写公文,为什么要撰写这样的公文就十分清楚了,定位准确、信息充分,行政公文的撰写才能有的放矢、条分缕析。

思维活动之二:功利思维

+ {: `. B; B3 v. o1 w& ^7 Z知行递变理论认为,写作活动就是作者不断地把自己的表达目标、目的、对象形式化为具体感性的写作行为、手段,写作过程就是“知”与“行”不断递变的过程。这里,“知”指的是写作活动中写作主体所获得的目的性、目标性表达对象,即广义的表达目的和写作主题,“行”则指写作主体为了实现、物化、传达表达目的、写作主题而采取的广义的表达方式。如果说立意是一种“知”,结构则是一种“行”“, 行”将产生“知”“, 知———行”处在矛盾运动中。在行政公文写作过程中,“知”与“行”递变运动也是一种显著的写作思维活动规律,行政公文写作也是一个将主题立意形式化、赋形化的过程,也存在“形式架空、消灭内容”。

* ^1 K7 O4 {* |8 z但是需要明确的是,行政公文写作的“知”是什么? 明确“知”非常重要,因为它是知行递变过程里“知———行”转化的初始依据,是公文写作思维活动运行轨迹的源头。这里,“知”指的是行政公文写作活动中文秘人员所获得的目的性表达对象,即行政公文的写作主题。从宏观上说,行政公文写作的“知”是实行依法行政、进行公务管理、促进经济社会协调发展这样的目标,因为行政公文是行政管理的工具; 从微观上说,“知”是汇报工作、布置任务、反映情况、往来商洽等具体目标,是“通知组建国家电力公司事宜”、“决定处分违规执法的某某同志”、“批复某某县直属机关机构设置和编制总额事宜”、“请求批准邱少云烈士纪念馆为省级烈士纪念物重点保护单位”等等一些这样的具体目的。

公文写作具有功利性,行政公文的写作功利性更强。行政公文具有法定效力和规范体式,它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。所以行政公文写作必须言之有物、有的放矢,每篇公文都有其非发不可的理由,有其明确的写作目的,可谓目标确定、意图鲜明。行政公文制发,必须为公务活动需要,对公共管理有用。因此,在行政公文写作的思维活动中,要培养功利思维。各文秘人员要对行政公文达到什么效果、实现什么目的等内容,在动笔前就非常明确。从知行递变过程来看,运用功利思维其实是要解决写作工程中“知”的问题,即明确递变的起始依据。应该说,在公文草拟的初始阶段“, 知”往往比较粗糙笼统,或是比较简单直接,由“处分违法乱纪的某某个人”、“向上级申请拨款”、“向上级告知本单位目前发生的紧急情况”等原始想法和要求衍生而来。这就需要文秘人员结合公务活动实际情况加以明确和规范。并且,这种“知”往往来自领导者,即领导者交待的基本意图。从换位思维的角度来说,文秘人员应该贯彻领导的指示意见,这是秘书的一种职业准则。本文由老秘网推荐，但从另一个角度来看,简单直接的“意图”还需要文秘人员从依法行政的高度进行填充和修正,使公文的目的合乎政治环境的要求,使公文体现合乎法律规范与法治精神。
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写作目的使写作思维活动在众多内容中有了选择的标准和依据,才能使思维有了中心。接下来,问题的求解过程都要围绕这个中心而展开。

思维活动之三:文体思维

在“知行递变”的矛盾运动中,属于精神意愿的“知”还需要寻求用一种物化的形式来表现它,这就是文体。依据《国家行政机关公文处理办法》的规定,公文的种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函等13 类13种。这些文种各有用途,功能专一,不能混用。如对通报的界定是:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。对批复的界定是:适用于答复下级机关的请示事项。这些界定准确规范,需要认真把握。

6 @3 d0 ~* t* A  g. l' N6 k4 k2 L所谓“文体思维”,就是在明确写作目的后,依据《国家行政机关公文处理办法》准确选择文体。从写作目的中我们不难知晓写作该公文是把准确的信息发布下去让受文机关知道,还是有事请求上级机关帮助解决? 从而我们可以对其从属的大致类别有个判断,确定其是属于决策类、报请类,还是属于指挥类、知照类,抑或属于宣告类、商洽类? 在明确大的类别后再确定具体的文种。如在报请类公文中,有议案、报告、请示三个文种《, 国家行政机关公文处理办法》对其都有明确界定,可以据以区分。
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运用“文体思维”,就要甄别它们的差异,选择合适的文种。报告和请示两个文种容易混用,这时候文秘人员需要从具体的几个方面进行区别。首先,两者的实际作用不同:请示是“办件”,向上级机关请求指示、批准,要求上级机关给予批复。报告是“阅件”,主要作用是下情上达,汇报情况、反映问题,供上级机关参考,不需要办理、回复。其次,内容含量不同:报告的内容广泛,涉及面可大可小,篇幅可长可短。请示强调一文一事,内容单一,一般篇幅较短。此外,请示原则上只报送一个主送机关,报告则没有严格规定。最后,请示必须事前行文,待上级机关批复后,按上级要求开展工作或处理相关事项,报告可根据实际情况随时行文,事前、事中、事后均可。诸如此类的文体之间的差异,需要文秘人员准确把握,在心中形成清晰的理性印象,以利于行政公文写作思维活动的顺畅进行。

不仅是文体的基本属性和内涵需要正确把握,行政公文的撰写者还需要对各种文体的写作图式有很好的领会。行政公文的图式,简单说就是文秘人员主体意识中存在的某一文体的“公文样子”。这种图式是由过去的写作经验组成的,也是大量具体的典型公文积淀在文秘人员头脑中的,这种“样子”既朦胧又具体,得到了文秘人员有意无意的运用。
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* m# ^: x9 e: p2 K( W! b思维活动之四:策略思维
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) q8 Z: F% c' j4 |明确了写作目的,在“知行递变”的矛盾运动中,我们还要了解实现这个具体的写作目的的现实条件,并进行权衡分析,这里我们就需要运用策略思维。这种策略思维是指,在行政公文写作过程中运用理智和意志的力量去指导、协调自己的写作行为。所谓理智的控制,是指通过深思熟虑而选取有效的方式,去实现自己预期的目的。所谓意志的控制,即发挥主管能动的力量,当不同倾向的需要发生矛盾冲突时,能抑制较低级的倾向而保护和发展另外一些较为高级的倾向,从而把我们的措施、见解递送到一个更为高级的层面上。采用“策略思维”,就是要在明确自己的行文目的后,综合考量当时的政治气候,权衡政策法律环境,站在全局的高度来看待自己的意愿和要求,最大限度地吸收与之相关的信息,并修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的,在依法行政的大前提下,要考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果等问题,要虑及时代发展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响,既要实事求是又要权衡取舍。

) b$ D, V3 y* U- h3 E1 E* |+ B文秘人员在接受写作任务后,首先要对写作客体进行深入了解,弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究,以掌握其产生的原因和发展的规律,探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”,就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等,对写作禁忌进行回避和化解,回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声,在发文目的与社会要求间进行综合平衡,从而做出正确的写作决策。

5 ]: l3 q8 I, Z) k; |% T4 T在行政公文中,请示这一文种对写作策略的要求较为鲜明。当下级单位在工作中发生不能自行决定的重大问题,遇到不属于本机关权限审批范围的事项,需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项时,都需要使用请示,但是必须针对本机关没有政策依据、没有审批权限或没有解决能力的重要事项,才能用请示行文。不能事无轻重,频繁向上级请示,这样会加重上级的负担,无益于问题的处理与解决,也不利于提高办公效率。

在上文提到的《江苏省人民政府关于设立南京禄口国际机场海关的请示》中,撰写者很好的运用了写作策略思维。在“知”的角度上来讲,该行政公文的目的只有一个,就是设立南京禄口国际机场海关。但是这个要求也有一定的难度,就是说未必得到上级的批准,因为同期要求设立海关的机场一定不少。因此,要想达到目的,得到批准,在写作上要讲究一些策略。文秘人员一定熟知近期国务院受理的求建机场的先例,知道机场建设需要什么样的资质,目前获得国务院的批准还需要哪些条件,具体可能性有多大。这样,为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果被一一考虑到,公文的针对性增强,目的得以实现的可能性也就大大提升。撰写者突出南京禄口国际机场的地位与发展状况,强调机场已先后开通了南京至曼谷、吉隆坡、名古屋等包机航线的事实,令人相信这个机场有实力、有潜力,有设立海关的基本资质。另一方面,撰写者还考虑到要凸显没有海关给这个机场的发展造成的不良影响,摆出了机场货物清关由南京海关货管处负责在南京市区进行的现状,这样就用事实有力的支持了建立海关的要求,突出了其必要性,给人以“不得不设”的紧迫感。此外,国际机场已为海关配备了3773 平方米的办公用房和5200 平方米的生活用房的事实更摆出了机场海关设施比较完善的有利条件,易于化解上级的顾虑,这就为要求获得批准加大了可能性。可见,行政公文中写作策略的运用会有效指导结构的排布、材料的择取,会使公文易于达到预期的效果。。

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9 }2 |, ?- u5 J0 K: r. a思维活动之六:完形思维

$ a% c6 w( R/ K  I# }8 |+ E6 u完形思维就是由复杂混乱实现集中整合,清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完型思维过程中的决定性因素,语言文字是实现公文统一有序的工具,语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。

通过此前的思维活动,行政公文的筋骨大貌已经搭建完毕,表义明确并且体现了写作目标、执行了写作策略。至此,公文写作的基本工作已经完成。因为公文的主旨已经得到基本的物化,主要信息得以充分传递,并且传递的角度和方式得到了很好的设计。但是,写作过程并没有停止,因为此前的写作其思维对象具有广阔的思维背景,全方位展示思维对象的各种属性,往往显得过于广阔和庞杂。许多信息还处于不确定状态,这样庞大的思维背景和复杂的思维对象的内容需要进一步取舍。因此,公文写作的思维活动还需进一步发展。

: c& k3 A8 d+ H运用完形思维,就是要在此前工作的基础上,进一步明晰中心,定体成形,完成整体文章的有序化。这个过程还包括结构的理顺、词句的规范等等。据完形思维理论,整体大于部分之和。所以,最后的完形思维,从整体上把握行政公文的内容及结构非常重要。
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综上,作为依法行政的工具,行政公文有其自身特点,其思维活动呈现一定的运动轨迹,这种思维活动较为缜密、严谨。作为相应的文秘工作人员,我们应自觉应用这种思维运动轨迹,针对现实面临的行政问题在社会共同的意志基础上进行思维运作,促进依法行政、社会协调和谐发展。作者：韩雪松

挺抽象，写作哲学{:soso_e179:}

完形思维就是由复杂混乱实现集中整合,清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完型思维过程中的决定性因素,语言文字是实现公文统一有序的工具,语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。

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