一个部门的办公室,工作职责远远不止是“担负着上情下达、下情上报、对外交往、综合协调、参与政务、搞好服务、管理事务等繁重的工作。”,而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行工作安排,进行有效的沟通与协调等,虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的“时间价值”都不相同,时间价值的另一个关联词是“效率”,所以,如何有效地管理时间,就成了办公室提高工作效率的关键。) i8 g! {& S1 ]5 Z1 h3 [4 F
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近日,本人有幸拜读了《水煮三国》一书,内容主要讲的是三国的故事,说的是管理的学问,作者成君忆用“大话三国”的文笔娓娓道来,看似荒诞不经,其实大有深意,他以古寓今,庄谐皆备,妙语迭出。在拜读《水煮三国》后,再审视我们忙忙碌碌的办公室工作,颇有心得。
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《水煮三国》第十四章“让时间快速增值的锦囊妙计”,谈到关于时间的管理,概述如下:
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刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转,常常是顾了这头顾不了那头。诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。
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0 Y$ j, M7 `! E诸葛亮说:“有关时间管理的技巧。大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时问和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。”5 j' ]; ~5 r" O$ n+ v
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刘备说:“如此说来,我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是,我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢?”% R% x: ?7 d, z/ ~
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这时,书童已将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道:“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”
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5 {5 T6 k0 K2 A3 h" D9 X9 N诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
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) Z, e( f6 u1 ~ 紧 急. ?# O8 m2 u" @
不紧急- y: p ?% H4 {7 a0 G I
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重 要
1 C; q9 E. F U# v A(碎石型的事务)( _3 g/ s' R+ a# h7 J- ^$ {
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·危机
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·急迫的问题& U" f# v1 W6 k- Q3 x! R3 }; g
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·有期限压力的计划: x. g9 p1 W* N
B(石块型的事务); A, t! D+ B5 |
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·发掘新机会
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7 w& }* x% x' \5 M1 k# U7 D·规划
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·改进产能
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·建立伙伴关系
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·防患于未然4 J& \! B$ j) }- V- g
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不重要
' O, _2 J- v4 \ w' Z C(细沙型的事务)
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/ p$ l0 n2 `$ }·不速之客的接待
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·某些信件、文件、电话的处理+ u) Y$ X7 b5 {) P
# h) `9 y u, y7 ^·某些会议的出席
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·某些必要而不重要的会议、活动& Y; N' G; B3 q+ K/ k. X' D, d
D(水型的事务)
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3 d2 n% p: Q! [* s0 ?·一些可做可不做的杂事) Z+ `6 K' Y7 O
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·一些不必要的应酬
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3 o* }* {# X: {8 N' J: G·有趣的活动
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6 W8 G. `8 }* V8 Y9 R- v“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”3 ~: R5 l ]8 ]9 b# k8 r7 p$ X
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诸葛亮继续问道:“那么,B 类事务呢?”刘备说:“我也知道B 类事务相当重要,可就是没有时间顾及”
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& L+ s4 P/ K# S$ i& c诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
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$ S/ p% m' t& O% ?* C, X) g“是这样。”刘备点点头。; U+ v: S8 y9 g9 q: p2 C- J g5 V
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诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
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( t7 Y6 A v+ o“是。”刘备回答。7 C3 G6 X, R$ G' g
2 g/ }, H" i+ A' `“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。
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& K0 d: i. s( Q) z! w# F( I“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。( i. l: Q3 Q) n! j( s1 b) P# M
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“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”
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还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。
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“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
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灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”
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