把握《党政机关公文处理工作条例》要义 提升办文效率

  《党政机关公文处理工作条例》的颁布实施是对机关文秘工作的重大促进。深刻领会《条例》要义，必将能够提高机关办文效率，推进公文处理的科学化，制度化，规范化。
9 S. l9 e8 w8 R* Q: S8 f. y       一、整合党政公文 明确统一标准
    《条例》废止了《中国共产党公文处理条例》（简称党的条例）和《国家行政机关公文处理办法》（简称办法），使党政公文有了一个共同的、清晰的标准。日常工作中，党的领导和机关行政职能的发挥所出现的文体适用模糊，办文标准不统一，管辖范围不一致以及办文质量不稳定的状况将得到根本改观。标准统一了，定义明确了，有助于党政公文在实践中步调一致，也有利于文秘部门和文秘人员准确选定文体，重新划定目标，使办文工作有的放矢，办文质量必然明显提升。
( ?4 m% O5 I. P* O5 y4 N1 _       二、删减公文种类  细化适用范围
     《条例》规定的公文种类共计十五种，相对于《党的条例》和《办法》数量上减少了《党的条例》的“指示”、“条例”和“规定”三种文体，除“议案”是只在政府与人大之间使用的文体以外，党政文体得到简化，有利于日常操作。《条例》将“会议纪要”更名为“纪要”并将其设定为记载会议主要情况和议定事项，减少了“传达会议情况”的功能，减少了工作任务，反而更加明确了“纪要”记的含义，有力的提高了会议的工作质量，使会议能够更加注重于实际问题的研究和解决，方法对策的深入探讨。其他文体也一一划定适用范围，有助于文秘部门根据不同情况快速选定文体，及时办文办事。
       三、规范公文格式  确定行文规则
     《条例》对公文格式进行了严格的规定，同时既有对《党的条例》和《办法》的删减，也有职能部门的增加，使公文格式更加合理，公文组织更加严密，对以后的公文管理提供了有效的帮助。例如：《条例》对主题词不再要求，对页码却有了具体的规定。《条例》分别从十七个方面对公文格式进行了界定，使公文规范化水平得到进一步提升。《条例》确定的行文规则则更加注重针对性和可操作性，既有明确的要求，又注重实效。上行文六项规则和下行文五项规则相对于以往程序得到了简化，刚性要求提高了这样行文更加务实，效率必然提高。
       四、拟制程序简化  提高办文效率
       公文拟制程序简化为起草、审核、签发三道程序。起草过程不再要求机关负责人亲自动手抓，解放了机关负责人办文工作强度，提高了机关负责人办文指导和责任的要求，使机关负责人可以从宏观角度把握行文的原则性和对具体事项深入研究。公文对于不宜发文的文稿要求说明理由改变了过去发文机关和文秘部门的不对称，实现了行文有制度，退文有依据。审核重点着重于实用性和必要性以及多部门之间事前意见的一致性，避免了行文以后因相关部门理解不准确使得行文效果不佳。签发环节对圈阅或只签名视为同意的规定明确了责任，维护了行文的权威性。
       五、增加办理程序   提高办文质量
       公文办理除收文办理和发文办理外，将整理归档也纳入其中。收发管理方面程序有增有减。收文办理程序从以前的十种合并为七种，取消了拟办、请办、分发环节，增加了答复环节，这样做的好处在于节约了办文审核资源，强调了办理事项和办理时限。随时掌握公文去向使收文办理情况得到实时追踪。“答复”则明确了收文办理的最后归宿，使收而不发或者收而缓办成为历史。发文办理中虽然仅有四道程序，却对复核复审提出了更高的要求，尤其是涉密公文渠道的严格限制。公文归档重点强调了公文任何时候有处放，有人管，堵塞了公文遗漏的可能性。
3 A/ J2 m. z$ K' T       六、保密管理严格  发文办理具体
       公文的涉密管理在《条例》中占据了较大篇幅，对软硬件管理同时重视前所未有。例如建立机要保密室和机要阅文室，配备专门工作人员和必要的安全保密设施设备，第一次对保密管理硬件做出了具体要求。对公文密级先行采取保密措施，绝密级公文转入管理更加严格和具体，甚至于复印、汇编密级公文也要求视同原件管理并加盖复印机关印章的规定使保密管理更加到位，杜绝了密级公文管理漏洞。对新设机关发文立户申请的规定使发文主体管理更具针对性，既提高了管理层次，也加强了动态管理，使发文监督更加顺畅，能够促进发文质量和发文效率的全面提升。