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用”亲和力“点亮秘书成长之路
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用”亲和力“点亮秘书成长之路
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大秘书
发表于 2012-10-24 07:16:26
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“秘书的工作具体而繁杂,从待人接物到给领导安排工作日程,如何作到恰到好处,很大程度取决于秘书的经验;而这种经验又很难从教科书上得到,因此,除了年纪大的同事言传身教,只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。
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“秘书的工作不仅面宽,而且接触的人多,从各科室到公司领导,从公司内部到外来客人,因此,这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中,只要处处做个有心人,学会观察周围的事,就会有收获。
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“总而言之,要想成为一个优秀的秘书,必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人‘处处留心皆学问’这句话吗?留心皆学问,就是要你们平时多留心。留心是什么意思?留心就是眼勤、耳勤和嘴勤,也就是多看、多听,多问,最后多想。”
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要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。”
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作为秘书,必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围,分不清他朋友亲戚的亲疏,不仅在工作日程上不好安排,就是许多电话也不好处理。“我找某某!”对方电话打进来,不仅不报姓名,而且对领导直呼其名,如果你听不出这是领导的太太或老爸的声音,只是公事公办地反问“请问您是……”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解领导的一些私人生活,或者是在给领导家送材料的时候,或者是在转接电话的过程中,不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关,因此,作为职业秘书的操守,对于领导的隐私,看到了的要当作没看见,听到了的等于没听见;只有这样,领导才能真正放心让你协助他的工作。
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由于你是领导的秘书,在别人的眼里,不管是做什么,你都是替领导在办事,有人甚至还以为是领导有意让你这么做的,所以,只要你愿意,你就有很多机会和办法,像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是,当你像只砂轮强行把对方磨平的同时,它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服,今天斗不过你明天还会跟你斗;明里斗不过你暗里可以给你使绊;一有机会,人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺,魔高一丈”的态度跟人家治气。因为,你把人家的路堵死了,实际也就把自己的路给堵死了。
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对于秘书来说,有被人求的时候,肯定就有求人的时候,而且求人的时候还很多,比方领导跟秘书要个资料,这就需要有关科室提供素材;领导外出办事,也需要各科室配合;秘书的工作都比较烦琐,就像胡雪岩说的八个壶七个盖,你要同时保证每个茶壶上都有盖,没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人,你也会事倍功半……要做好秘书工作,不仅要得到领导的信赖,还要得到各科室的信赖,而且是长期的信赖,所以秘书必须知道自己的位置,为人宽容和坦诚。
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不管是什么原因,人家把怨气发到你身上,你就跟人家治气,对于秘书来说,是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬,在工作上能办的也尽量拖着不办;而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派,那些不被你理睬的人对你更充满了敌意,不时以种种借口与你过不去,而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌,也开始避免与你多接触,弄得你孤家寡人似的。
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作为秘书,要学会与各种人打交道,若是一味关照与自己相近的人,而对自己不喜欢的人予以排斥,最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容,以工作大局为重,切不可根据自己的好恶去处理人际关系。
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秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图,思维方式和工作方法,只有这样,才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面,就是与同事之间,与各个部门之间沟通协调好,理解他们的工作意图,准确地向领导汇报。部门与部门之间,领导与部门之间,如果秘书能协助去除沟通屏障,会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里,秘书比较了解领导,所以经常希望能得到秘书的“关照”,了解领导的真正想法和意图。事实上,每个人由于处在这信息爆炸的时代,每天吸收不同的信息与情报,思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变,所以作为秘书,应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。
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如果作为秘书,你不善于沟通,而是今天跟这个治气,明天跟那个治气,你的工作还怎么做?就算你在工作中不需要求人,斗来斗去会有好心情吗?人有时只要稍微想想,就会明白一个很简单的道理:除开睡觉的时间,一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间,如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让,哪怕只有一半的互爱和谦让,你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍!
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