起草公文,首先必须选择适当的文种。那么,应当根据什么来确定公文文种呢?依据《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)的要求,公文文种的选择根据有三:一是“根据行文目的”,二是根据“发文机关的职权”,三是根据“与主送机关的行文关系”来确定。但是,在实际工作中,在公文文种使用上仍存在不少问题,有些问题还直接影响到公文质量和机关的正常工作,确实应引起我们的足够重视。
. }9 Q0 f; c' a5 V {" I% o6 u. Y 请看下列几例:( f+ a0 [2 ~' Z" K
1.《××市关于提高粮食销售价格的通知》;# b" e/ y/ q( j/ G+ f, D
2.《关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》;1 B9 S# d7 o8 c4 v0 [% A' m" R
3.××县教育局给该县财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》;6 L2 L2 M2 e9 d( l" H
4.《关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告》;5 k# e1 [/ R; j
5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的规定》。9 `: |8 |3 ^. U' ^, X
以上数例反映了机关公文文种错用问题的几种情况,现分析如下:, R; [ L, K* C/ ?
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一、在相近文种的使用上,应尽量选择最佳文种$ E% B; Q% o3 g Q# o
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例1属于公文文种用得不准。当前,各级机关在行文时,一个十分突出的问题是滥用“通知”文种。尽管公文文种有十几个,但“通知”的使用率占80%到90%,甚至更多。当然“通知”这一文种应用是最广泛的,用量比较大也属正常情况。但一些相似内容的文件,如用其他文种,如“决定”、“意见”等也是可以的。这就有个最佳公文文种的选择问题。在例1中,笔者认为就存在这样的问题。根据发文内容要求,用“决定”更合适一些,而不该用“通知”。在《办法》中明确规定:“决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排。”关于粮食销售价格的确定,肯定是经政府讨论做出决定的事项,各部门必须严格执行,用“决定”这个文种就比“通知”更合适,效力更大,用“通知”则显然影响了它的效力。
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: t% k/ G( P, e1 d) H7 v: ` 这种情况的出现,究其原因,恐怕是觉得使用“通知”这一文种比较有把握,而对与它相近的文种不大会用,甚至不太敢用,生怕用错。在公文制发中,除了“决定”与“通知”常出现这类问题之外,还有“公告”与“通告”错用,“通报”与“通知”错用等问题。这一点在行文中都应引起重视,应努力选择与内容最匹配的最佳文种。
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# S' R) d2 u/ F( j! B& [: J4 z 二、“报告”与“请示”使用范围要分清,以免贻误工作
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) t, [% V' l/ H 例2《关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》,从其内容看,是个典型的“请求解决”的内容。所以应该用“请示”,不应用“报告”。当然,既然请求上级机关解决问题,也需要把问题报告清楚,但是,行文的目的是请求上级帮助解决,所以不能用“报告”,而必须用“请示”文种。不然,根据“报告”“不要求上级回复”的特点,上级机关就可能将此“报告”存案备查,岂不耽误了工作!
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' p, }* r( R' Z7 I% h9 ^3 @# ?: Q6 f 为防止这类问题的出现,就必须把握住“报告”和“请示”各自的行文目的。“报告”的目的在于汇报工作,反映情况,回答上级机关询问,以便上级机关了解本单位情况,能够有针对性地予以指导;而“请示”的目的,是要解决某一问题,请求上级机关作出指示或予以批准。所以,“报告”是陈述性公文,“请示”则是承批性公文。7 T$ h7 M% X, G% H& ^& A- Q
C& W6 e N) O' a- W& n: Z 三、选择文种要依“法”,不应感情用事
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0 u H. A' N# q8 B7 z' R; a 例3中的问题是不应该用“请示”文种,而应该用“函”。在《办法》中明确规定:“请示,适用于向上级机关请求指示、批准”,“函,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。这两条规定明确告诉我们,只有相隶属的上下级之间,下级才可以向上级用“请示”文种;而平行机关和不相隶属机关之间相互行文,则应该用“函”这一文种,而不可以用“请示”。由此可见,教育局和财政局是并列的行政机关,没有领导与被领导的关系,县教育局向县财政局请求拨款,纯属向有关部门“请求批准”的内容,完全符合用“函”的规定。所以,这个文件使用“请示”是错误的。1 v* {# T$ B$ Z0 E$ p# Z
) \# W$ f+ n: \* n7 E5 _' k: Y 但是,上述情况在工作中为什么屡禁不止,甚至有的是明知故犯呢?不仅平行机关在要钱这个问题上存在这类问题,而且在要编制、物资等时,也经常出现这样的问题。笔者认为,这一方面是对公文处理的有关规定学习不够,理解不透,但更主要的很可能是这个机关觉得请对方机关帮助办这类事情,用“请示”好像是体现对对方的尊重,用“函”则自认为对人家不够尊重;用“请示”好像事情就好办一些,而用“函”就怕能办的事情也办不成。反过来,一些权力部门也确实存在这种情况,有些掌握实权的部门,比如财政、编办,在同样条件下,用“请示”件要钱、要编,就比较痛快,愿意帮助解决。要写个“函”来,心里就觉得别扭,似乎对自己不太尊重,甚至有个别人说让他“寒(函)”着去吧,而不给解决。所以,这类文种的错用问题,不仅有个对公文文种如何理解、使用的问题,还有个正确认识自己,端正工作态度,不应感情用事的问题。. N" C6 a/ n% n; R" T' ~+ i: a
, c) H% e- d2 w3 S8 [ 四、文种使用范围要把握准' d& x& ^9 Q' C- [ l
" ^4 S* ]2 Q* y# ?; f( F8 D 当然,公文文种错用问题不止上述几种。但上述几个问题在实际工作中是比较突出的,应当引起我们的足够重视。1 h9 N [: u" _( V9 u& `& l6 n
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