浅析如何做好机关文秘工作

　　机关秘书担负着上情下达、下情上报、对外协调和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，这就要求机关秘书必须具有较强的政治敏锐性、较准确的预见性和丰富的工作经验。笔者认为，要成为一名合格的机关秘书，应当从以下四个方面努力。
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　　一、把握一条主线：开拓创新
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' W2 [$ c& ~8 I) ~$ e5 g* \) N# t　　开拓创新既是知识经济时代对秘书工作的客观要求，又是领导决策科学化对秘书工作的必然要求，更是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。江泽民同志曾经指出：“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”同样，一个没有开拓创新精神的秘书工作者是不会大有作为的，秘书工作不创新，就意味着萎缩，秘书人员不创新，就意味着退步、意味着将被淘汰。开拓创新是提高秘书工作水平的根本途径，是秘书人员进步的灵魂。因此，要把创新精神融入秘书工作中，用创新意识指导工作、用创新举措推动工作，以思维创新、观念创新促进谋略创新、工作创新。首先，要不断拓宽知识面。作为秘书工作者，尤其要重视学习邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和构建社会主义和谐社会等一系列重要论断，做到始终与党中央保持高度一致。要制定一个切合实际的学习计划，做到循序渐进、持之以恒。同时，要在学习过程中善于研究新情况、解决新问题，做到学用结合、学以致用，把学到的知识转化为创新理论。其次，要不断转变思维观念。观念决定思维方式。观念一旦形成，对人的行为就具有驱动和制约作用。因此，秘书工作者要与时俱进，自觉调整自己的观念，从而形成一种崭新的适应时代潮流和方向的观念，并使之指导秘书工作不断创新。再次，要不断创新思维方式。创新思维形势很多，但有一个根本点，那就是必须改变传统的模仿思维、固定思维方式，在已有的经验上进一步找出新关系、寻求新答案。要达到创新目的就必须掌握一些主要的创新思维方式：多向创新思维。多向思维是一种多方面、多角度、多层面的思维过程，其鲜明的标准在于大胆创新，不受既有观念的束缚，可以使思路异常开阔，极有可能从已知导向未知，实现创新。反向创新思维。这种思维方法改变了人们通常不是从正面探求的习惯，容易引起新的思索，产生超常的构思和不同凡俗的新观念，收到意想不到的效果。超前创新思维。超前和创新是紧密联系在一起的，超前创新思维是最重要的思维方式，秘书工作者必须及时调整自己的思维方式和思维程序，变过去式思维为超前思维，对事物看得远、想在前，才能提高秘书工作的预见性、科学性、全面性和有效性。
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　　二、坚持两项原则：理论联系实际原则和密切联系群众原则

3 i* \$ Q; Y% R9 X　　理论联系实际：理论是行动的指南，思想是行动的先导。没有经过实践得出的理论是不成熟的理论，只有经得起实践检验的理论，才是科学的理论、正确的理论。理论和实践是一种相辅相成、相互促进的关系。因此，作为秘书工作者要注重理论联系实际，用实践推动秘书工作。一要坚持实事求是。实事求是是做好一切工作的基本条件。秘书人员更应脚踏实地，不论何时何地，都要做到实事求是。要做到拟写材料以实为本，真实准确、不无中生有；汇报情况敢说实话、真话，不报喜不报忧，更不能弄虚作假；工作调查求真务实，不搞形式主义，不做表面文章；总结经验客观真实，不欺上瞒下。二要坚持唯真理是从。秘书工作要有唯真理是从的态度，切实做到“不唯上”，不为迎合个别人的看法，而任意剪裁或歪曲客观事实；“不唯书”，不为“本本”上已有的结论或过时的老框框所禁锢；“不唯己”，不以个人的意志的好恶为转移而拒绝否定不合实际的观点；“不唯洋”，在开放扩大、“洋书”大量涌入的今天，不盲目搬用外国的模式和作法。三要坚持深入调查研究。作为秘书工作者，要经常深入基层、深入群众调查研究，了解民情、掌握实情，而不仅仅靠下面报材料，向下面要材料。要去“懒”字，不要把自己当客人，而是要把自己当“仆人”，不仅身入，还要心入、神入；要戒“浮”字，不能搞下乡就是到乡机关、村干部家中，而是要深入农户、深入一线、深入群众，不能搞调查就是调查“一把手”，要注意调查的全面性、准确性，做到集思广益、广纳良言；要避“抄”字，不能在别人的材料堆里当“文人”。同时，在调查研究的内容对象方面，要做到“四个结合”：即把经常性调查与专题调查相结合、农村调查与工矿企业调查相结合、乡镇调查与社区调查相结合、决策前调查与决策后调查相结合。

　　密切联系群众：了解民情，体现民意，才能认识和顺应客观规律，才能更好地为领导、为人民服务。秘书工作者要增强群众观念，密切群众感情，倾听群众呼声，体察群众愿望。不仅自己要掌握民情民意，把握群众的思想脉搏，而且要及时向领导如实反映群众的思想情绪、愿望和要求，使领导做决策、办事情更加顺民心、合民意。对人民群众的呼声和愿望，对社会上发生的重要情况、重大事件及各种热点问题，要反映灵敏，见微知著，及时反馈给领导，当好领导耳目。要积极开辟和畅通联系群众的新渠道、新形式，特别是要在基层干部、农民、知识分子和其他群众中结交一些敢于反映真实情况的朋友。通过他们更多地听到群众的心里话，听到基层和群众的呼声。
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6 R+ ~& t1 `) B. D0 W$ U3 Y' d　　三、增强三个观念：参谋服务观念、综合协调观念和科学管理观念

' N  ~" q) J1 C8 F/ z　　参谋服务观念。秘书工作，就是参谋与办事，就是给领导当参谋、出主意，就是辅助决策、协助政务、办理事务、为民服务。发挥参谋助手作用，是秘书工作的地位和作用的集中体现。秘书工作者要随时发现问题、分析问题，提出参谋建议，注重为领导决策服务。既要在处理重大问题中参与调查，搞好服务，又要在大量日常事务中，拾遗补漏，积极协调。既要受命于领导，收集信息资料、草拟方案、发挥参谋作用，又要主动发现问题，提出参谋建议。衡量秘书的工作水平，首先就是看其参谋服务水平的高低。因此，秘书工作者要切实增强参谋服务观念，不断提高参谋服务水平。
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　　综合协调观念。秘书工作的性质、特点决定了其综合性、协调性。秘书工作者处于沟通上下、协调左右的枢纽位置，既是领导的通讯员、服务员，也是群众的联络员、信息员，没有一定的综合协调能力是不行的。要始终站在工作全局的高度思考、筹划、安排和处理问题，通盘考虑、综合权衡、缜密周到、减少矛盾、填补纰漏，确保全局工作运转科学合理、严谨细致。
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7 \- K2 b. `) a5 s" J　　科学管理观念。管理就是服务，科学的管理能提高效益。秘书作为领导的助手，理应辅助领导做好日常科学管理工作。应该说，秘书工作一刻也离不开管理。政务、服务需要科学管理，日常工作运转需要科学管理，行政后勤、接待服务需要科学管理。为此，秘书人员必须不断增强科学管理观念，提高科学管理水平。通过科学管理，进一步提高工作绩效和服务质量。
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　　四、强化四种意识：角色意识、服务意识、奉献意识和保密意识
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' l+ B6 ?. O2 q& p( ~- K　　角色意识。秘书工作地位的特殊性，决定了秘书人员必须遵循、恪守的行为规范和工作职责。秘书人员是领导决策过程中重要的参与者。也就是说，不参与决策是失职，参与不到位是失职，参与过头也是失职，这是对秘书工作的基本定位。“君子思不出其位”，秘书人员自始至终参与领导决策，领导的决策和指示也常常需要由秘书人员向下传达，如果秘书人员没有明确的角色意识，对自己的地位和职责搞不清楚，就很容易导致擅自作主、越俎代疱。因此，秘书人员要有十分强烈的自我意识、角色意识，时时刻刻都要清醒地认识到：我是谁，我在干什么，我应该怎么办？对自己的职业定位有一个清醒、全面、恰如其分的认识，在工作中不断校正自己的行为，使一言一行始终符合秘书的身份和地位。

　　服务意识。秘书工作可以浓缩为“当好参谋，做好助手”八个字，这是一项“说起来简单，看起来平凡，做起来困难”的工作。形象地说，就是雪中送炭、雨中送伞和锦上添花；直白地讲，就是强化服务、尽职尽责和细致周到。要做事做到点子上，谋事谋到关键处。首先，心思缜密，做有心人。秘书工作无小事，任何时候都不能马虎，处处要谨慎小心。事事都必须认真细致地去办理、去完成，决不能懈怠、疏忽，真正做到事事有回音，件件有着落。其次，要料事在先，有超前性。“凡事预则立，不预则废。”超前意识是掌握工作主动权最有效的办法。遇事想在领导前头，便争取了时间和主动权，从容自如，忙而不乱，才能快速、高质量地完成领导交办的任务。第三，要心静如水，持之以恒。在任何情况下，秘书都要无条件地服从领导、服从工作。要耐得住清苦，守得住清廉，要树立打持久战和长期搞好服务的思想，踏踏实实地干好本职工作，认认真真地做好司空见惯的事情，不能有任何简单应付的短期行为，不能有任何的私心杂念，更不能有那种打擦边球、通过秘书工作走仕途捷径的错误想法。
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　　奉献意识。秘书工作岗位重要，责任重大，又十分清苦，必须要有忠于职守、认真负责的“螺丝钉”精神，扎实工作、一步一个脚印的“马前卒”精神，不怕吃苦、默默奉献的“老黄牛”精神。可以说，奉献是秘书的天职。因此，秘书注定要做一名默默无闻的幕后功臣，要有高度的责任心和事业心，把奉献看成寻常事。尤其在发展社会主义市场经济的新形势下，秘书人员更要勤勤恳恳，兢兢业业，不计名利，不讲价钱，无私奉献，甘当无名英雄。真正做到淡泊明志，宁静致远；身居庙堂，宠辱不惊；埋头苦干，不求闻达。真正达到“弱水三千，吾只取一瓢而饮”和“苟非吾之所有，虽一毫而莫取”的境界。

　　保密意识。秘书人员经常会接触到大量的内部机密，如果到处发议论、谈观点、讲内情，把领导和领导机关的内情要事讲出去，把政治机密和经济情报泄露出去，就会造成严重的后果。因此，秘书人员必须切实强化保密意识，自觉遵守保密法规，严格保守秘密，确保不出现失密问题。
作者： 曾宋招