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浅析如何做好机关文秘工作

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裁叶思 发表于 2012-7-13 06:56:23 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  机关秘书担负着上情下达、下情上报、对外协调和后勤服务等繁重工作,处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心,这就要求机关秘书必须具有较强的政治敏锐性、较准确的预见性和丰富的工作经验。笔者认为,要成为一名合格的机关秘书,应当从以下四个方面努力。
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* X$ S  k2 {$ i; ^) |3 j! _/ J  一、把握一条主线:开拓创新# l" I. c* f' X5 L( A$ y# W

) D2 v* ]' u5 b: i2 F9 ~* B  开拓创新既是知识经济时代对秘书工作的客观要求,又是领导决策科学化对秘书工作的必然要求,更是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。江泽民同志曾经指出:“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。”同样,一个没有开拓创新精神的秘书工作者是不会大有作为的,秘书工作不创新,就意味着萎缩,秘书人员不创新,就意味着退步、意味着将被淘汰。开拓创新是提高秘书工作水平的根本途径,是秘书人员进步的灵魂。因此,要把创新精神融入秘书工作中,用创新意识指导工作、用创新举措推动工作,以思维创新、观念创新促进谋略创新、工作创新。首先,要不断拓宽知识面。作为秘书工作者,尤其要重视学习邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和构建社会主义和谐社会等一系列重要论断,做到始终与党中央保持高度一致。要制定一个切合实际的学习计划,做到循序渐进、持之以恒。同时,要在学习过程中善于研究新情况、解决新问题,做到学用结合、学以致用,把学到的知识转化为创新理论。其次,要不断转变思维观念。观念决定思维方式。观念一旦形成,对人的行为就具有驱动和制约作用。因此,秘书工作者要与时俱进,自觉调整自己的观念,从而形成一种崭新的适应时代潮流和方向的观念,并使之指导秘书工作不断创新。再次,要不断创新思维方式。创新思维形势很多,但有一个根本点,那就是必须改变传统的模仿思维、固定思维方式,在已有的经验上进一步找出新关系、寻求新答案。要达到创新目的就必须掌握一些主要的创新思维方式:多向创新思维。多向思维是一种多方面、多角度、多层面的思维过程,其鲜明的标准在于大胆创新,不受既有观念的束缚,可以使思路异常开阔,极有可能从已知导向未知,实现创新。反向创新思维。这种思维方法改变了人们通常不是从正面探求的习惯,容易引起新的思索,产生超常的构思和不同凡俗的新观念,收到意想不到的效果。超前创新思维。超前和创新是紧密联系在一起的,超前创新思维是最重要的思维方式,秘书工作者必须及时调整自己的思维方式和思维程序,变过去式思维为超前思维,对事物看得远、想在前,才能提高秘书工作的预见性、科学性、全面性和有效性。9 S' V' j! _' p4 j) l

4 i  Q; z0 T/ M4 t5 X  二、坚持两项原则:理论联系实际原则和密切联系群众原则, p9 J3 g" c9 K4 I4 }- [

. [0 j" g3 U) R$ e0 O  理论联系实际:理论是行动的指南,思想是行动的先导。没有经过实践得出的理论是不成熟的理论,只有经得起实践检验的理论,才是科学的理论、正确的理论。理论和实践是一种相辅相成、相互促进的关系。因此,作为秘书工作者要注重理论联系实际,用实践推动秘书工作。一要坚持实事求是。实事求是是做好一切工作的基本条件。秘书人员更应脚踏实地,不论何时何地,都要做到实事求是。要做到拟写材料以实为本,真实准确、不无中生有;汇报情况敢说实话、真话,不报喜不报忧,更不能弄虚作假;工作调查求真务实,不搞形式主义,不做表面文章;总结经验客观真实,不欺上瞒下。二要坚持唯真理是从。秘书工作要有唯真理是从的态度,切实做到“不唯上”,不为迎合个别人的看法,而任意剪裁或歪曲客观事实;“不唯书”,不为“本本”上已有的结论或过时的老框框所禁锢;“不唯己”,不以个人的意志的好恶为转移而拒绝否定不合实际的观点;“不唯洋”,在开放扩大、“洋书”大量涌入的今天,不盲目搬用外国的模式和作法。三要坚持深入调查研究。作为秘书工作者,要经常深入基层、深入群众调查研究,了解民情、掌握实情,而不仅仅靠下面报材料,向下面要材料。要去“懒”字,不要把自己当客人,而是要把自己当“仆人”,不仅身入,还要心入、神入;要戒“浮”字,不能搞下乡就是到乡机关、村干部家中,而是要深入农户、深入一线、深入群众,不能搞调查就是调查“一把手”,要注意调查的全面性、准确性,做到集思广益、广纳良言;要避“抄”字,不能在别人的材料堆里当“文人”。同时,在调查研究的内容对象方面,要做到“四个结合”:即把经常性调查与专题调查相结合、农村调查与工矿企业调查相结合、乡镇调查与社区调查相结合、决策前调查与决策后调查相结合。
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  密切联系群众:了解民情,体现民意,才能认识和顺应客观规律,才能更好地为领导、为人民服务。秘书工作者要增强群众观念,密切群众感情,倾听群众呼声,体察群众愿望。不仅自己要掌握民情民意,把握群众的思想脉搏,而且要及时向领导如实反映群众的思想情绪、愿望和要求,使领导做决策、办事情更加顺民心、合民意。对人民群众的呼声和愿望,对社会上发生的重要情况、重大事件及各种热点问题,要反映灵敏,见微知著,及时反馈给领导,当好领导耳目。要积极开辟和畅通联系群众的新渠道、新形式,特别是要在基层干部、农民、知识分子和其他群众中结交一些敢于反映真实情况的朋友。通过他们更多地听到群众的心里话,听到基层和群众的呼声。7 z0 Z7 S: M9 P+ ~+ H8 U2 B
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  三、增强三个观念:参谋服务观念、综合协调观念和科学管理观念
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& h" O' C+ F; |0 h! J! L9 j* o) }% _  参谋服务观念。秘书工作,就是参谋与办事,就是给领导当参谋、出主意,就是辅助决策、协助政务、办理事务、为民服务。发挥参谋助手作用,是秘书工作的地位和作用的集中体现。秘书工作者要随时发现问题、分析问题,提出参谋建议,注重为领导决策服务。既要在处理重大问题中参与调查,搞好服务,又要在大量日常事务中,拾遗补漏,积极协调。既要受命于领导,收集信息资料、草拟方案、发挥参谋作用,又要主动发现问题,提出参谋建议。衡量秘书的工作水平,首先就是看其参谋服务水平的高低。因此,秘书工作者要切实增强参谋服务观念,不断提高参谋服务水平。( X! R) O9 O, h! \$ R
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  综合协调观念。秘书工作的性质、特点决定了其综合性、协调性。秘书工作者处于沟通上下、协调左右的枢纽位置,既是领导的通讯员、服务员,也是群众的联络员、信息员,没有一定的综合协调能力是不行的。要始终站在工作全局的高度思考、筹划、安排和处理问题,通盘考虑、综合权衡、缜密周到、减少矛盾、填补纰漏,确保全局工作运转科学合理、严谨细致。5 R+ d5 h7 J+ H$ z
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  科学管理观念。管理就是服务,科学的管理能提高效益。秘书作为领导的助手,理应辅助领导做好日常科学管理工作。应该说,秘书工作一刻也离不开管理。政务、服务需要科学管理,日常工作运转需要科学管理,行政后勤、接待服务需要科学管理。为此,秘书人员必须不断增强科学管理观念,提高科学管理水平。通过科学管理,进一步提高工作绩效和服务质量。$ N# \5 h6 D( @( i$ b- t9 v8 a

# i' V/ o0 d$ I: b; L) d% [5 F  四、强化四种意识:角色意识、服务意识、奉献意识和保密意识# D9 Q, L5 H9 u3 v6 r
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  角色意识。秘书工作地位的特殊性,决定了秘书人员必须遵循、恪守的行为规范和工作职责。秘书人员是领导决策过程中重要的参与者。也就是说,不参与决策是失职,参与不到位是失职,参与过头也是失职,这是对秘书工作的基本定位。“君子思不出其位”,秘书人员自始至终参与领导决策,领导的决策和指示也常常需要由秘书人员向下传达,如果秘书人员没有明确的角色意识,对自己的地位和职责搞不清楚,就很容易导致擅自作主、越俎代疱。因此,秘书人员要有十分强烈的自我意识、角色意识,时时刻刻都要清醒地认识到:我是谁,我在干什么,我应该怎么办?对自己的职业定位有一个清醒、全面、恰如其分的认识,在工作中不断校正自己的行为,使一言一行始终符合秘书的身份和地位。% g/ [+ e) ^* z6 c. a2 C6 m8 K" y
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  服务意识。秘书工作可以浓缩为“当好参谋,做好助手”八个字,这是一项“说起来简单,看起来平凡,做起来困难”的工作。形象地说,就是雪中送炭、雨中送伞和锦上添花;直白地讲,就是强化服务、尽职尽责和细致周到。要做事做到点子上,谋事谋到关键处。首先,心思缜密,做有心人。秘书工作无小事,任何时候都不能马虎,处处要谨慎小心。事事都必须认真细致地去办理、去完成,决不能懈怠、疏忽,真正做到事事有回音,件件有着落。其次,要料事在先,有超前性。“凡事预则立,不预则废。”超前意识是掌握工作主动权最有效的办法。遇事想在领导前头,便争取了时间和主动权,从容自如,忙而不乱,才能快速、高质量地完成领导交办的任务。第三,要心静如水,持之以恒。在任何情况下,秘书都要无条件地服从领导、服从工作。要耐得住清苦,守得住清廉,要树立打持久战和长期搞好服务的思想,踏踏实实地干好本职工作,认认真真地做好司空见惯的事情,不能有任何简单应付的短期行为,不能有任何的私心杂念,更不能有那种打擦边球、通过秘书工作走仕途捷径的错误想法。
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  F9 Q: a: H+ ~: G  奉献意识。秘书工作岗位重要,责任重大,又十分清苦,必须要有忠于职守、认真负责的“螺丝钉”精神,扎实工作、一步一个脚印的“马前卒”精神,不怕吃苦、默默奉献的“老黄牛”精神。可以说,奉献是秘书的天职。因此,秘书注定要做一名默默无闻的幕后功臣,要有高度的责任心和事业心,把奉献看成寻常事。尤其在发展社会主义市场经济的新形势下,秘书人员更要勤勤恳恳,兢兢业业,不计名利,不讲价钱,无私奉献,甘当无名英雄。真正做到淡泊明志,宁静致远;身居庙堂,宠辱不惊;埋头苦干,不求闻达。真正达到“弱水三千,吾只取一瓢而饮”和“苟非吾之所有,虽一毫而莫取”的境界。8 t0 D% z' g* j, \* Q8 h- x
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  保密意识。秘书人员经常会接触到大量的内部机密,如果到处发议论、谈观点、讲内情,把领导和领导机关的内情要事讲出去,把政治机密和经济情报泄露出去,就会造成严重的后果。因此,秘书人员必须切实强化保密意识,自觉遵守保密法规,严格保守秘密,确保不出现失密问题。; g* T3 r5 Z& i: ~9 @
作者: 曾宋招
 
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