21世纪文秘人员素质浅谈

fengld · 发表于 2012-8-27 11:21:18

21世纪文秘人员素质浅谈
内容摘要：秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业秘书人员的素质提出更高的要求。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国**体制改革和经济体制改革的不断深入，21世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。与传统意义的“秘书”相比，21世纪更要求秘书应是一个“全才”。本文主要论述了秘书应具备的以下几种能力素质，即：前瞻性思维能力、思想素质、知识能力素质、礼仪素质、身体和人格素质等方面的素质。

关键词：秘书思维能力思想素质知识能力素质礼仪素质身体素质人权素质

21世纪，随着经济全球化的发展和中国加入WT0，新的对外开放的格局正在形成：即由过去有限领域、有限范围的对外开放转向宽领域、多层次的对外开放；由以试点、试验为特征的梯度开放战略转向在**市场经济体制框架下的覆盖各地区、各行业的整体开放战略；由以计划、行政命令为基础的政府主导型对外开放转向以市场、比较优势为基础的市场主导型对外开放；由过去强调国情和按照自己的时间表行事的对外开放转向注重国际规范和与各成员方协商一致的对外开放。这种新的对外开放格局意味着中国经济融人世界经济大潮的进程将全面提速，将在更大范围和更深程度上参与经济全球化。面对新的时代发展特点，在以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国**体制改革和经济体制改革的不断深入，二十一世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。与传统意义的“秘书”相比，21世纪更要求秘书应是一个“全才”。
秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业秘书人员的素质提出更高的要求。21世纪竞争的最大资本是人才，21世纪人才的支点在于素质。<中国教育改革和发展纲要>已经把素质教育列为教育改革的重要内容。人才资源作为特殊的资源，在企业生存和发展中占有十分重要的地位，企业的优势最根本的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。随着科学技术和知识经济的发展，对企业秘书人才提出了更高的要求，企业秘书人才具备怎样的素质才能适应知识经济时代的需要呢?具备怎样素质的秘书才能在激烈的市场经济竞争中游刃有余呢?笔者认为，21世纪的企业秘书人员的基本素质应具备前瞻性思维能力、思想素质、知识能力素质、礼仪素质、身体和人格素质等方面的素质。
一、前瞻性思维能力
秘书工作是一种对知识、能力和技术要求都很高的专业性工作。有其独特的性质和规律。参谋、智囊作用是秘书工作的重要职能。现代秘书要发挥好参谋智囊作用就必须具备前瞻性的思维能力。没有思维的前瞻性。就谈不上秘书工作的预见性，也就很难掌握工作的主动权。现代企业的生命力取决于企业本身的竞争力，而决定企业竞争力强弱的关键是领导者决策的正确性、科学性和前瞻性。企业秘书作为领导的辅助者、献策人，其提出的方案、建议会直接或问接影响领导者的决策，同时，在决策的实施和对企业内部科学管理过程中，秘书又能够综合来自各方面的反馈信息，帮助修正、完善和优化决策，所以，现代企业秘书本身是否有科学预见意识、是否有为科学和真理据理力争的精神，都直接关系企业的命运。现代企业的发展要求秘书人员要精通秘书专业知识、了解企业运行的方方面面，还要广泛涉猎和掌握最前沿的新知识，以广博的知识培养自身科学的预见意识。
二、思想道德素质
不管进行什么样的工作，人在其中都是至关重要的因素。作为一名文秘人员必须找准自身位置，激发责任心和使命感，积极发挥主观能动性。尽自己的全力，最大限度地做好工作。更要充分认识到自身工作的重要，加强自身职业道德的修养。热爱自己的工作，树立高度的事业心和责任感，从平凡的工作中去体会自己的成就，培养对职业的热爱和信心。
（一）坚定的**素质
**上的清醒和坚定，是做好一个合格秘书人员的首要条件，过硬的**素质是秘书人员素质的第一要素。企业秘书一般被视为决策者的参谋、助手，主要从事决策指挥和管理辅助工作，因此身处重要地位的企业秘书必须具备过硬的思想**素质。一是要有较高的**觉悟和党性观念，坚定的**立场。在**上、思想上自觉与党中央保持高度一致，坚持以邓小平理论和党的“三个代表”重要思想为指针，以党的各项路线、方针、政策和法律、法规为准绳，增强贯彻执行党的方针政策的自觉性和坚定性。充分认识到秘书工作的重要性，自觉服从组织安排，把秘书工作当作完善**市场经济体制、建立现代化企业制度的需要，当作党和人民利益的需要，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益冲突时作出正确选择。二是要确立新的价值观、人生观，增强责任感和事业心。在企业转换机制、发挥**市场经济建设支柱作用的形势要求下，企业秘书工作的责任更强，价值要求更高，作用更大。要在思想上树立廉洁勤政的观念，自觉抑制拜金主义、自由主义和极端个人主义。
（二）良好的职业道德素质
职业道德是在一定的职业活动中所应遵循的行为规范，是社会公德在一定职业范围内的具体表现，也是个人的道德修养最集中、最基本的体现。作为一个秘书，不仅需要具有高尚的社会公德，而且应当有良好的职业道德修养。此外，秘书要有热爱工作、忠于职守、埋头苦干、甘当绿叶、不计报酬、勇于奉献的春蚕精神，要真正为领导做好政务性、事务性服务。做一个合格的秘书，必须做到：诚实而不弄虚作假，礼貌而不居高临下，参谋而不自以为是。谦虚而不傲上凌下，谨慎而不唯唯诺诺，公正则不见风使舵，原则而不论是非道德，敬重而不阿谀奉承，适应而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。
三、知识能力素质
（一）丰富广博的专业知识
随着**市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员知识的要求会越来越高。秘书人才逐渐向“复合型”通才方向发展，其知识体系趋向庞大和复杂。现代企业需要具有多种能力的“复合型”人才。日本很早就提出要培养“四合一”的人才计划即培养有科技内涵、艺术气质、经贸才干、外语本领的复合型人才，认为只有这样才能适应经济全球化和竞争。秘书工作是一项综合性工作，需要掌握丰富的知识。文秘人员不可能在永远工作在一个单位，各个学科各个专业的知识无所不包，要当好领导的咨询员和参谋，只具备秘书专业相关知识，而没有足够的相关专业的知识，是绝对行不通的。在实际工作中，必须有广博的文化科学知识作为后盾和依托。这里所提到的广博知识包括秘书学专业知识，规范的办公室工作方法，管理知识，与企业所从事的生产、研究的相关科学技术知识，法律知识，心理学知识等等。
（二）信息技术与计算机网络知识
未来的社会是一个信息高度发展的社会，计算机多媒体技术和网络通信技术飞速发展，谁能以最快捷的方式获取信息，谁就能在信息社会中占有先机，占据至高点。信息化、数字化、网络化时代的到来以及知识经济的到来，对秘书工作形成了一股强大的冲击波，对秘书任职资格提出了新的挑战。秘书工作是领导的信息源，作为文秘人员，要充分利用信息技术与计算机网络知识为发挥参谋助手作用积累丰富的素材。
1. 注意培养信息化意识
在日常工作中建立信息化意识。保持对信息的敏感性，随时随地捕捉
有利于工作的信息，从广泛的渠道获取信息，及时把处理后的有价值的信息提供给领导，使有益的信息充分释放能量。主动了解计算机、网络等的发展状况，捕捉最新技术用于秘书业务的处理。对日新月异的知识更新速度和汹涌而来的科技革命浪潮要有所认识，要不断学习和更新自己的知识。
2.计算机、网络的运用能力
现代社会，网络技术、数字技术飞速发展，计算机普遍应用，各个企业所面临的内部环境和外部环境发生了巨大变化。计算机网络运用基本知识更是成为重中之重，作为文秘人员，计算机网络运用基本知识是工作的基础，其实这些知识，对每个人来说都是比较新的，只有加倍努力，不断学习，才可以运用自如，起到事半功倍的效果。
3.熟练掌握现代化办公设备
现代化和电子技术、计算机技术的迅猛发展，使各行各业也发生了翻天覆地的变化。最为突出的变化是文献的载体由传统的纸介质向光、磁等非纸介质转变，载体形式的变化，就要求文秘人员学会使用现代化办公设备，熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公机具的操作技能，为秘书业务信息化处理奠定坚实基础。广泛用于秘书业务工作处理和对整体工作进行全方位管理，及时掌握新的通信设备的使用，保证信息处理及时、快速、准确，这些将对领导决策大有裨益。
（三）语言能力
1.语言表达能力和良好的沟通能力
人类自从发明了语言，语言就在人们的社会生活中起着无可替代的作用。我们是生活在社会中，不可避免就要与人交往，所以语言一时一刻都离不开我们的生活。
根据管理学理论，沟通是指信息发送者将信息传递给接受者，并且接受者对信息做出反映的过程。沟通的过程包括信息发送者、信息传递，信息接受者和干扰、信息反馈等要素。具体的说，信息沟通的过程为信息发送者将要传递出去的思想观念想法感情等信息内容编制成接受者能理解的传递符号，如语言、文字、图片或身体语言等，通过适宜的传递方式，如文件、报告、谈话、电话、身体语言等传递给接受者，接受者收到信息后回译成思想反馈给发送者。在信息传递过程中。还有由多方面因素引起的干扰。信息反馈是必不可少的。它可以检验信息传递的效果。生活在社会中的人不可避免的要与各种各样的人沟通。沟通能力强的人，其工作生活往往是顺心如意的，而不能与他人很好沟通的人却常常四处碰壁。沟通无论是对一个人的工作、生活，还是对一个组织的管理和运行，都是十分重要的，一般而言，人与人之间的沟通，能使双方相互了解相互理解相互配合，协调一致，实现工作目标或解决需要解决的问题。而秘书工作，需要上传下达，即要充分领会领导的意见，从而向群众传达并解释，又要把下面的意见反馈给领导，为领导的管理决策提供支持。
2.较高的外语水平
未来的社会是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享，既然全球一体化是社会发展的必然趋势，那么就必然要求秘书人员具备对其它预言的文献信息资源的掌握能力，如能熟练掌握一门以上的外语，特别是对世界广泛通用的英语，所以秘书工作离不开较高水平的外语知识，目前许多资料和信息是外文的，其中以英文为主，辅以德文、日文等。没有较为深厚的外语知识作为语言的工具，就会使工作变得困难重重，寸步难行。
（四）综合分析与决策能力
综合分析与决策能力对于21世纪的文秘人员来说至关重要，要想提高企业秘书的综合能力，需要提高他们对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力，这就要求企业秘书无论是观察问题，还是分析问题，都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点，逻辑地阐明新意义上的整体内涵。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高质、高效、高速完成任务的要求。
（五）高效率的办事能力
秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。
四、礼仪素质
从某种程度上说，办公室文员可以算是单位的“门面”。因为他们经常要负责接待工作，人们通过他们来感知这个单位的整体水准。所以办公室文员必须要具备较好的礼仪素养，这是成为一名合格的秘书、文员的必要条件。现代社会，文明程度空前发展，对人类礼仪素质提出了较高要求。良好的礼仪修养，不仅能折射出一个人的文化素质、道德修养、精神风貌和工作态度，给人留下深刻的印象，也有助于同他人进行沟通和交流，方便工作开展。在社会经济活动中，合乎礼仪的举止在很大程度上影响到活动的成败，秘书人员的性质和特点对文秘人员的礼仪素质提出了较高的要求。那么，该从哪些方面提升自己礼仪素质呢？
（一）尊重领导
秘书主要是为领导提供服务的。这种特殊性，决定了秘书有时具有“很大”的权力。因此，作为秘书人员一定要保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用。甘当“绿叶”和“小草”，参谋而不决断，服务而不越位。认真做好本职工作。切实为领导搞好服务。决不能凌驾于领导之上，代替领导决策。
（二）注意仪表，精通交际礼仪
秘书人员在工作和社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅的风度和较高的修养。大体要求是：穿着要端庄大方，打扮要美观得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不要扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效，给人以良好形象。
交际礼仪是必修课之一，秘书在工作中的走姿、站姿、坐姿及怎样接待宾客、怎样接物递物等直接影响工作效果。接待来访者是很多秘书的日常工作之一，也是最能体现一个秘书职业礼仪水平的工作。秘书的接待工作要求中就专门有接待礼仪这一项，如“对预约或未预约的来访者热情友好、接物与递物举止不失礼仪、能够按照礼仪规格以礼送客”等。但这只是一个秘书最基本的接待工作要求，中、高级秘书还应该在接待工作中能够妥善地处理或解决来访者的要求和意见，能够安排好领导与外宾会见、会谈并根据涉外礼节、外宾所属国文化传统、民族习惯安排好迎送外宾工作。
（三）热情文明
要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。秘书人员经常要与各方面、各层次的人群接触，这些人群由于地位、经历、学识、水平和修养的不同。性格各异，感情丰富，这就对秘书人员的待人接物提出了较高要求。秘书人员决不能因为自己处于领导身边，就自我感觉特殊，趾高气扬。要坚持做到尊重他人、热情亲切、诚恳友善，办事耐心，努力为每一个对象提供最佳服务。此外，秘书人员还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。如果一个人个性张狂，语言粗鲁，爱指手划脚，就不适合做秘书工作。
五、良好的人格素质
高尚的人格能产生巨大的人格力量。优良的人格是秘书人员成就事业的道德力量，是树立良好形象的重要条件，是做好秘书工作的基础。秘书人员要有效地辅助领导工作，就必须树立优良的人格。
（一）要有独立的人格
秘书工作从属于领导工作，但是秘书人员在人格上应该是独立的，不存在任何依赖性。秘书人格的独立性具体表现在自立、自制和自主能力上。自立表现为独立处理问题能力，自制即自我控制能力，自主是指敢于坚持原则和正确的意见。在重大原则性问题上，尤其是在领导者之间意见不统一的情况下，秘书人员能够做到坚持原则和坚持正确意见更是难能可贵。
（二）要有正直的人格
诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是秘书工作最基本的行为规范。诚实正直的人格主要体现为两点。一点是敢讲真话。秘书人员向领导劝谏必须要以事实为依据，注意场合时机，讲究说话艺术，使领导能愉快地接受你的意见。一点是廉洁自律。秘书身份特殊，地位特殊，但绝不能利用特殊身份谋取个人利益。
（三）把握角色，实事求是
都说秘书是领导、老总身边的人，很多时候单位中的一些重要事件、重大决定在公布之前只有领导层和秘书知道，所以，秘书一定要做好保密工作，对单位忠诚，这是秘书的一条职业操守。虽然是领导身边的人，但秘书仍然扮演的是一个执行者的角色，不应该借着领导的名义在其他员工面前表现出一种高高在上的姿态，而应该起到上下级沟通的桥梁作用，把领导的指示、要求传达给员工，把员工的声音反映给领导。
秘书是领导“身边”的人，自然就得多为领导考虑一些。但是，这并不是说当秘书的凡事都要向着领导说话、处处说领导好话，而是应该做好领导和同事之间的沟通工作，在遇到不理解的情况下，向同事做好解释工作，同时，将同事们的意见、建议、需求恰当及时地反映给领导。总之，好秘书绝对不应该是在领导面前一套、在其他同事面前又是一套，心口不一，两面三刀。
（四）心理品质
现代社会，市场经济越来越显示出它的巨大作用，人类社会经济活动的各个领域都充满了竞争，企业更甚，那么就要求秘书人员要有好的心理品质，如志向坚定，具有不达目的决不罢休的精神，具有刻苦钻研锲而不舍的精神，兴趣广泛，具有极强的上进心。同时，又要胸襟开阔，豁达乐观。
六、身体素质
身体素质是指健康的体质、体魄和良好的身体状况。健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
人们普遍认为，德、识、才、学、体是人才的内在因素，而体是最基本的东西，是成才的物质基础。曾听人说，秘书人员是**上的红人，工作上的忙人，经济上的穷人，身体上的病人。这句话虽说多少带有一点戏谑的语气，但说秘书是“身体上的病人”确也并非无中生有。众所周知，秘书工作既光荣重要，又比较辛苦；既有政务上的服务，还有内务上的服务；既要殚精竭虑地出主意、提建议，又要耐心细致地搞好具体工作，这些都要求秘书人员既要有聪慧的头脑，又要有强健的体魄，才能在工作中做到心勤、脑勤、手勤、腿勤。有了健康的体魄，良好的身体，才能为作好工作提供最基本的保障。
在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在一个单位中，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，**员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。无可否认，秘书或者文员是我们的“贤内助”，他们的付出会在工作中除清很多障碍，为工作的开展铺平道路。

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