当前加强重点建设项目档案管理的探讨

　　重点建设项目是地方经济发展的重要支撑力，关系到国计民生，其档案是重点建设项目的真实记录，能够为城市经济建设的长远发展提供建设项目以后维护、管理和改扩建等方面服务的重要依据，因而重要性突出。加强重点建设项目的档案管理工作，对于促进当地城市投资环境的改善和地方经济的发展，以及建设和谐城市都有着很大的作用。但由于重点建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，而且在实际的档案管理过程中，有着很多不规范的地方，直接影响着重点建设项目的验收、运行、保养和维修。因此，必须采取科学有效的措施，加强重点建设项目的档案管理工作。
　　一、     加强重点建设项目档案管理工作的必要性
　　1、在于社会发展的要求。
　　几年来，国家在应对全球性经济危机过程中加大了基础教育投资比重，城市的基础设施建设随之也发生了很大的变化，一些相关的重点建设项目，也在新建、改建、扩建，道路、桥梁工程等都在逐步展开。在开展重点建设项目过程中，所产生的档案的数量和载体多，有着很高的保存价值，作为这些重点建设项目的真实记录，能够在全面鉴定工程质量、查找问题原因以及追求事故责任等方面提供重要的依据，这也是国家档案和经济建设档案的一个重要组成部分。
　　2、保证重点建设项目质量和竣工验收的必要条件。
　　重点建设项目档案就象一条重要的信息链条，在建设项目的各个环节当中，如：项目的提出、调研，可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、调试、竣工、试投产等等，真实地反映着项目建设活动，并能够对建设项目有比较强的现实指导作用。因此，能否将该收集的重点建设项目档案资料达到内容准确、材料齐全和完整，直接影响到重点建设项目的质量与进度，影响到项目能否正常竣工验收以及达标、工程评优等。
　　3、促进重点建设项目档案管理上新水平。
　　在新形势下，随着市场经济体制的逐步完善，一些新变化也出现在重点建设项目的管理、投资和建设过程中，也对建设项目档案的收集、管理、归档、流向等提出了一些新的要求。尤其是近年来，日益普及的计算机和网络技术，带来的传统档案的无纸化趋势，并出现了诸如电子文件、图像文件、图形文件等等，这些都对传统的档案管理提出了很多新的挑战和研究课题。面对这些问题和情况，档案管理部门必须以与时俱进的姿态，对档案管理和服务进行创新，将档案管理提升到一个崭新的水平。
　　二、当前重点建设项目档案管理中存在的问题
　　1、档案意识不强，重视不够、职责不清。
　　由于从事重点建设项目的单位过于追求经济效益和项目本身的建设，不重视档案管理，缺乏档案管理意识；负责这一工作的档案管理人员自身没有责任心，相关单位也缺少对其进行明确的责任分工和管理措施，导致部分具有查考利用价值的各种载体的文件、材料没有收集到位，尤其是那些施工现场照片档案经常被遗漏掉。加上档案管理人员的频繁变动，衔接工作不够，严重影响了档案工作的质量。
　　2、多元化的投资主体，导致档案管理存在不确定性。
　　由于处于经济体制改革的变动之中，使重点建设项目的建设管理、投资、运行等诸多方面也存在着一个动态的变化趋势。政府主管部门负责立项与可行性研究，及落实一个临时指挥部对项目的前期准备及工程实施具体负责。待投资主体和建设单位基本确定后，通过招投标平台进行承包商选择。当项目正式开工了，却可能一下子就有几个到十几个施工单位进场，这样一来，多元化态势和不确定性就产生于因文件形成主体和档案管理主体的变化之中，导致了因复杂的档案来源而造成的档案管理难度的增大。
　　3、档案管理与重点建设项目建设不同步。
　　由于存在工程规模大和参与单位多等特点，加之重点建设项目的主体工程之外还有附属工程、土建工程以及设备安装工程等等，必然因此导致工程档案量大、种类多，还有构成复杂的整套档案。往往存在建设单位一味追求工程质量和进度，在工程计划中没有将工程档案管理纳入，建设与档案管理不同步。各个部门和施工单位在项目建设的不同阶段，都自行保管自己的档案，等到项目建设竣工之后，要对如此庞大的档案材料进行收集和整理，其难度是可想而知的，这必然导致档案的遗失和不完整。
　　三、加强重点建设项目档案管理的措施
　　1、提供重点建设项目档案工作必要的基础条件。
　　物质条件是必须和首要的，应为重点建设项目档案管理人员设立专门的档案室，配备必要的办公用房，为档案材料的有效收集和归档提供保障；还要有一整套完善的档案管理制度，使档案材料的收集、整理、归档、保管和利用能够得到有效保证。同时，还要把一些必要的工作设施，如电脑、打印机、扫描仪、档案软件及各种档案用品等配备齐全，确保档案管理的正常需要。
　　2、做到重点建设项目与档案管理同步。
　　在重点建设项目开始动工，就必须把档案管理人员配备好，确定职责，让其参与到整个建设项目的全过程中，也就是说，项目进展到哪里，档案管理也就必须跟进到哪里。
　　3、对档案管理人员开展强化培训。
　　让档案人员在培训中，进一步熟悉和掌握重点建设项目档案管理的基础知识和基本操作技能，把握好《档案法》、《保密法》以及国家其他相关重点建设项目档案管理的法规制度，使重点建设项目档案管理完整安全。
　　4、档案管理部门要对重点项目档案管理加强监督指导。
　　要根据项目隶属关系和属地管理的原则，让重点建设项目档案管理人员主动联系和沟通有关档案管理部门或当地档案管理部门，征求相关的建议和意见，主动接受其监督指导。
　　5、增强档案管理人员的工作主动性和服务性。
　　作为重点建设项目的档案管理人员应紧紧围绕重点建设项目这一中心工作开展服务，积极沟通协调具体建设部门，经常深入建设现场，全面掌控项目建设进展及变更情况，及时把项目建设变更通知单、变更施工图纸等有关材料进行归档。作者：贺前