试析如何做好建设工程质量监督档案管理工作

●王 萍
    三明市建设工程质量监督站依据国务院《建设工程质量管理条例》规定，认真履行工程质量监督部门的职责，在抓建设单位创样板工程、优良工程、精品工程的过程中，重视发挥建设工程质量监督档案的作用，以档案为依据对建设单位作定期检查，监督、指导建设单位高度重视工程质量，促进工程质量监督工作向纵深发展。全市工程合格率连续6年达100％、优良率2013年跃升到62％，先后有23项工程被评为省优工程，工程质量监督工作跨入全省先进行列。为进一步做好工程质量监督档案的管理工作，笔者认为应从以下三个方面着手：
    一、提高认识，把质监档案作为一项重要基础工作抓好。质监员应明确认识到档案工作是质监部门的一项重要的基础性技术工作。质监档案全面、详细地记载了质监工作的每一环节。一方面记录质监员对工程的监督抽查情况，这样能够预控工程质量问题，防止质量事故的发生。另一方面可以通过检查质监档案的内容是否齐全，用语是否准确等情况，及时掌握质监员对建设工程的监督抽查频率、工作深度以及掌握国家有关法律、法规和强制性标准处理问题的能力，并及时反馈在工程中发现的问题，分析查找问题的症结，在结构改造方面提供监督依据。因此，要把质监档案管理工作作为质监站的一项重要基础工作来抓，建立考核制度，开展交流评比活动，使质监档案管理逐步实现标准化、规范化。
    二、把握规律，能动地做好质监档案的建立和归档工作。1.要抓住施工现场和材料整理两个环节建立质监档案。前者是真实而客观地说明工程实体和环境质量控制的过程,是质监档案的基础;后者是完善质监档案的重要手段。建立质监档案的重点是要确保地基与基础、主体结构、竣工验收“三到位”的同时,抓好对工程实体质量的抽查、巡检,然后向工程参建各方的质量保证体系的监督上指导延伸。建设工程质量监督员要及时会同施工单位和有关参建各方人员,从原材料和施工方法上加强质量控制,跟踪工程质量及时处理质量问题,做好有关记录，掌握第一手材料,积累成果,变事后弥补为事前控制和事中控制。把这两个环节紧密结合起来,是做好质监档案工作的基本保证。
    2.要实行以建设工程质量监督员为主的质监档案立卷建档责任制。及时提醒和指导建设工程质量监督员分房屋建筑工程和市政基础设施两类,按单位工程建档(市政工程为市政道路、桥梁和排水工程分别建档),从实施质量监督起止时间,在每项工程完成后系统整理质监档案。作为工程技术档案，内容上要有一定的技术含量和深度,具有专业性和综合性,并签字盖章齐全,前后一致,交卷完整,经部门主管领导审查验收后归档。
    3.要结合实际同步建立质监档案归档计划。工程项目建设周期长、点面多,一些质监员重实际工作轻档案管理的意识存在,影响了质监档案及时归档。因此,在制定工程质量监督计划的同时,也要作好质监档案的归档计划,对不同类型的工程项目,建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目、高层建筑和市政工程,可按照单位工程,建档立卷,或由质监员根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。4.要严格履行归档手续。在接收档案时，要明确接收档案的范围、内容、标准及要求，严格履行有关手续。应该在单位工程(或子单位工程)质监任务完成后,工程竣工验收合格后十个工作日内,由质监员填写“单位工程质量监督档案归档说明书”经主管领导或技术负责人审核后,向质监站档案室移交。档案管理员验收合格后,由质监员和档案管理员在“质监档案归档移交单”上共同签字。
    三、适应发展，推进质监档案现代化建设。1.档案资源信息化。一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库；二是档案基础平台建设，即档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
    2.档案保护现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。
    3.档案建设法制化。一要认真组织质监站领导、广大质监员、档案管理员学习《档案法》及有关规定，不断提高档案法制观念，真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违反必究。二要加强对档案法律、法规知识的培训，不断提高档案法制建设水平。三要依法治档，强化档案法律的权威，维护档案法律的尊严。四要加大档案法制宣传教育力度，不断增强遵守《档案法》及相关法规的自觉性。