发文字号常见病误分析及纠正

发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分．《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》对发文字号的编制均有明确规定，即＂发文字号由发文机关代字，年份和序号组成．……年份，序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号＇［］＇括入；序号不编虚位（即不编为０１），不加＇第＇字．……联合行文，只标明主办机关发文字号＂．发文字号的编制要在这一原则要求的指导下，根据机关，单位的实际情况具体操作，否则就容易造成病误．目前最常见的病误主要有以下几个方面：

一，搭配虚宇或乱设虚位

例如，＂政字［２００２］第２号＂，＂发字［２００２］第３５号＂，这里的＂字＂＂第＂均是没有实际意义的多余字，应删去．规范化的字号应该是：＂皖政［２００２］２号＂（安徽省人民政府２００２年度发的第２号文件），＂皖发［２００２］３５号＂（中共安徽省委２００２年度发的第３５号文件）．又比如，＂政发［１９９９］０８号＂中的＂０＂是虚位，没有实际意义，违反了＂序号不编虚位（即１不编为０１）＂的规定，应去除．规范化的写法是＂政发［１９９９］８号＂．

二，要素颠倒＂

发文字号应当包括机关代字，年份，序号＂．这一规定不但明确了发文字号的三个要素，还规定了要素的排列顺序．但有的地方和单位在编制发文字号时不是按以上顺序排列，出现了三要素位置颠倒的排法．如＂［１９９９］政发９号＂就将排列顺序颠倒了，应先排机关代字，再是年度，最后才是序号，而不应把年度前置．规范的写法是＂政发［１９９９］９号＂．

三．年份不全

如＂政发［９８］８－＂，＂政秘［９９］６号＂，其中＂［９８］＂＂［９９］＂的标法违反了＂年份应标全称＂的规定．正确的写法应分别是＂政发［１９９８］８号＂，＂政秘［１９９９］６号＂．

四，错用括号

如＂政办（２００２）８号＂，＂政办＆；２００２＆；８号＂，年份所用的括号＂（）＂，＂（）＂均是错误的．规范的用法应是六角括号＂［］＂，如＂政办［２００２］８号＂．

五．联合行文多编文号

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     除此之外，＂公文编号＂与＂发文字号＂还有两大区别：①写法上的区别．＂公文编号＂的写法过去是＂．００＂，现为＂００＂；＂发文字号＂的写法是＂国发［１９９１］２号＂，即国务院１９９１年发的第２号文件．②标注位置的区别．＂公文编号＂（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第１行（版心是指公文印刷用纸除去上白边，工作研究左白边，右白边，下白边，余下的可排印文字的部分），而＂发文字号＂在发文机关标识下空２行，距红色反线４处标注．大文头（由发文机关名称加＂文件＂二字组成发文机关标识的文头）的下行文，＂发文字号＂居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，＂发文字号＂移至红色反线下靠右位置；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空１字（红色反线上方４处）．其实，发文字号的编制较为简单，只要掌握其基本要求，以上问题完全可以避免．另外还应注意，如果采用有版头的格式，发文字号排在版头下方；若无版头，则排在标题下方右侧，两者不能混用．文●史春梅

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